MODELO DE GOBERNABILIDAD DEL PROYECTO

1. MODELO DE GOBERNABILIDAD DEL PROYECTO

En el presente modelo de gobernabilidad del proyecto de “Expansión de dulces de café en oro en el municipio de Mejicanos”, se establecerá las condiciones que permitirán el desarrollo exitoso mediante la determinación de la estructura del proceso de decisiones y de supervisión.

1. Alcance del proyecto

Con el propósito de contribuir en el desarrollo de nuevas fuentes de empleos con la expansión de dulces de café en oro en el municipio de Mejicanos, permitiendo desarrollar mano de obra calificada para la producción del producto con calidad, a fin de alcanzar la aceptación del producto y la expansión a nivel nacional para la empresa, así mismo  aumentar los ingresos a través del desarrollo local y contribuir al desarrollo económico del país. Entregar la construcción de la plata productora en el tiempo planificado y cumplir con las actividades establecidas y su fecha entregable, para cumplir con el objetivo de introducir nueva generadora de ventas y logrando posicionar a la empresa, para ganar la preferencia del consumidor al ofrecer la mejor opción de dulces de café, actuando con responsabilidad, integrando un equipo humano capaz de liderar el desarrollo y crecimiento la organización.

1. Nivel de riesgo

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1. Cultura de la organización

Organigrama de la Empresa                                Unidad Ejecutora de Proyecto

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Se conformará un comité, el cual estará conformado para la toma de decisiones de la siguiente manera:

Otras personas asignadas para la gestión de temas que se requieran durante el proyecto son  las responsables de proporcionar la información necesaria:

Equipo de ejecución del proyecto, el cual estará conformado de la siguiente manera:

1. Responsabilidades

1. El Gerente General es responsable de:

1. Delegar dentro de la estructura formar al gerente de proyecto.
2. Plantear, direccionar y coordinar las áreas funcionales de la empresa, que puedan aportar ayuda en la ejecución del proyecto.
3. Monitorear el cumplimiento de las metas establecidas y las entregables del proyecto.
4. Tomar eficientemente las decisiones necesarias para optimizar la gestión del proyecto.

1. Jefe de Área es responsable de:

• Jefe de Producción
• Jefe de Compras y Ventas
• Jefe Financiero

1. Delegar dentro de área correspondiente a un colaborador que entregará la información necesaria, requerida por los gestores de proyectos.
2. Asistir a los comités de proyectos necesarios.
3. Tomar eficientemente las decisiones necesarias para optimizar la gestión del proyecto.

1. Delegado del Jefe de Área es responsable de:

• Supervisor de Calidad
• Encargado de Compras
• Contador

1. Entregar la información necesaria requerida de forma transparente, completa y en el tiempo establecido por el solicitante.
2. Cumplir con lo establecido para optimizar la gestión de proyecto.

1. El Gerente de Proyectos es responsable de:

1. Gestionar, coordinar e implementar el proyecto asignado con base a la planificación definidas por el Comité.
2. Seguimiento a las actividades asignadas al equipo de gestión de proyecto.
3. Plantear, direccionar y coordinar las áreas funcionales para la ejecución del proyecto.
4. Monitorear el cumplimiento de las metas establecidas y las entregables del proyecto.
5. Realizar las evaluaciones del desempeño del personal bajo su cargo.
6. Tomar eficientemente las decisiones necesarias para optimizar la gestión del proyecto.
7. Gestionar y controlar los diferentes documentos (Manuales, Procedimientos, Descripciones de Puestos) para optimizar los procesos de trabajo que existen en las áreas operativas y administrativas, a través del análisis, diseño e implementación de mejoras en los métodos de trabajo actuales.

Varios

• Elaborar informes varios relacionados a las actividades del departamento.
• Resolver las situaciones que no estén al alcance del Gestor de Proyecto.
• Coordinar las ausencias del personal, ya sea por permisos o vacaciones, con el objetivo de no afectar las actividades de la Unidad.
• Realizar todas las tareas y actividades encomendadas por sus jefes inmediatos que busquen la consecución de los objetivos del proyecto.

1. El Gerente de Proyectos es responsable de:

1. Coordinar la adecuada ejecución del proyecto centralizado, convocando y asistiendo a reuniones con las diferentes áreas involucradas para solicitar información necesaria.
2. Planificar,  dirigir y evaluar la realización y desarrollo de todas las áreas del Proyecto: técnicas y administrativas.
3. Coordinar eficientemente el tiempo, tareas y recursos requeridos para cumplir con los compromisos del proyecto.
4. Dar el seguimiento correspondiente a las actividades de acuerdo a la definición de prioridades establecida en el comité de proyectos.
5. Gestionar la implementación de las actividades asignadas.
6. Apoyar en la implementación del proyecto.

1. Normas Generales

Se realizará seguimiento a los temas instalados en los tres meses posteriores a la puesta en producción. Dicho seguimiento se hará con el apoyo del dueño del  proyecto. Se coordinaran reuniones de seguimiento con la Gerencias y con los departamentos de Producción, Compras y Ventas y de Finanzas. Estas reuniones se realizaran cada mes; sin embargo, los comités de proyecto se realizarán cada tres meses, dependiendo de los temas que se deseen tratar. En el caso de haber un tema de suma importancia el Comité se podría realizar en un plazo menor.

En el caso de haber cambio de actividades por alguna contingencia, la nueva asignación se realizará en el Comité con los involucrados establecidos.

Organización y documentación

• Servir de centro de información y control entre todas las áreas en lo relacionado a procedimientos y formatos.
• Servir de enlace con el resto de las áreas funcionales y gestionar la notificación en los procedimientos y/o formatos.
• Revisar, analizar, diseñar y documentar procesos en coordinación con el gestor de proyectos.

1. MATRIZ DE RESULTADOS

La matriz de resultado nos sirve para la correlación de los objetivos del proyecto “Expansión de dulces de café en oro en el municipio de Mejicano”, y los indicadores de los resultados sectoriales alineados a las metas de la empresa. El cual nos servirá de insumo a las herramientas muy importantes, lo cual nos permite darle seguimiento al proyecto y presentarlo de forma resumida a la mesa gerencial.

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1. MATRIZ DE STAKEHOLDERS

La matriz de Stakeholder nos permite presentar los involucrados en el proyecto de “Expansión de dulces de café en oro en el municipio de Mejicano”, ya que es de suma importancia para el éxito del proyecto. Debido a que este será el punto de partida para desarrollar las estrategias destinadas a conseguir el apoyo necesario de los involucrados claves que permitirán alcanzar los objetivos del proyecto.[pic 7]

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1. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

El acta de constitución de proyecto, es el documento que nos permitirá dar inicio de la implementación del proyecto de “Expansión de dulces de café en oro en el municipio de Mejicano” y asignar la autoridad para utilizar los recursos en las actividades del proyecto.