Manual De Cuentas

Introducción

El presente manual esta detallado para poder brindar la información necesaria a

las diferentes personas que se encargan de las cuentas por pagar y así conozcan

el proceso de pago, el cual incluye el procesamiento de facturas en línea, las

notas de crédito, pagos recurrentes, y consolidaciones de facturas de

proveedores.

El sistema le permitirá ver, retener y anular facturas en cualquier momento, éste

sistema crea automáticamente asientos en el libro mayor y en libro diario, también

produce remisiones de depósito directo y cheques del proveedor.

Establecer los lineamientos metodológicos para la Recepción de los Documentos

necesarios para la generación de un pago o transferencias a terceros, con la

finalidad de establecer claramente el control y manejo de dichos documentos por

la Sección de Cuentas por Pagar. Además muestra las normas necesarias que le

permitirán a la sección de cuentas por pagar cumplir con su función

responsablemente.Diagrama de Flujo

Este diagrama muestra los procesos usados para realizar las cuentas por pagar

dentro del Proceso de Requisición de Cheque.

Acerca del proceso

El proceso dentro del proceso completo de Finanzas ocurre diariamente, a

excepción del proceso de Presupuesto, el cual se lleva a cabo una vez al año.

El proceso de Cuentas por Pagar es parte del Proceso de Requisición de Cheque. Diagrama de Flujo

Este diagrama muestra el proceso usado para realizar las tareas relacionadas con

cuentas por pagar. CONCEPTOS GENERALES

Cuentas por pagar: Esta cuenta representa las obligaciones de la Institución

contraídas por medio de compras o servicios las cuales deben ser canceladas

en un plazo no mayor a un año y a su vez puede ser cancelada en colones o

dólares.

Pago Directo: son documentos no relacionados con alguna orden de compra o

compromiso.

Pago regular: son pagos que liquidan, total o parcial una orden de compra.

Pago con compromiso presupuestal: son facturas que liquidan total o

parcialmente, un documento con compromiso presupuestal general.

Múltiple: esta es una opción en la forma FVAINVE que permite asociar varias

facturas de un proveedor para un solo pago.

Nota de Crédito: Es aquel saldo a favor que le queda al acreedor por motivo

de devoluciones o por descuentos aplicables a su estado de cuenta.

Pago Recurrente: Es aquel pago que se programa periódicamente en un

tiempo establecido.CUENTAS POR PAGAR

Existen tres razones para que no se complete una factura

1. Porque no hay presupuesto.

2. Porque no hay la totalidad de artículos recibidos.

3. Que no se complete intencionalmente.

Existen dos requisitos primordiales para cancelar las facturas

1. GXRBANK:

Revisar el banco, hay que agregar a la hora de hacer la factura. Poner el banco

es un dato requerido, si no se pone la divisa asume que es colones.

2. GUACURR:

Mantenimiento de divisa, la divisa base en blanco el sistema asume que es

colones y es necesario las dos cuentas

• Cuenta por pagar = cuentas pagables.

• Cuenta de cambio = cambio de divisa (extranjera), esta es una cuenta de

tipo de cambio (pasivo)

Se configura solo una vez y se cambia para el año siguiente.FORMAS A UTILIZAR EN CUENTAS POR PAGAR

FVAINVE: Forma para facturas o notas de crédito.

PAGO REGULAR

1. En la opción documento se anota NEXT para generar un número de

documento automáticamente.

2. Se selecciona el tipo de pago Regular.

3. Se anota el número de la orden de compra correspondiente a este pago.

4. En la selección de elementos O.C se anota “Y”.

5. El proveedor sale automáticamente al digitar el número de orden de

compra, se da bloque siguiente.

6. Se despliega una nueva pantalla llamada Encabezado Factura/Nota

Crédito, donde se completa la información faltante.

7. La fecha de Vencimiento debe ser igual o mayor a la fecha de transacción o

sino el sistema no lo permite.

8. Escoger el Banco correspondiente.

9. Anotar el número de factura del proveedor.10.Se va a opciones y se escoge la opción ver indicadores de documentos

11.Se escoge en agregar factura por cheque, cerrar y bloque siguiente.12. En la pantalla de información de Bien se anota en el campo de Selecc. O.C

se anota "Y” y enter.

13. En esta pantalla aparece todos los bienes que cuenta el proveedor, se le da

un check en la casilla de agregar y se le da guardar y se cierra la pantalla

en la equis(x), para de nuevo caer en la pantalla de información del bien y

seguir con el proceso.14. Con el TAB pasa por cada campo del producto y en la casilla de pago final

anotar una “F” y con flecha hacia abajo pasamos al siguiente producto y

así sucesivamente con todos los productos hasta completarlo todos, y

luego bloque siguiente.

15. Asegurarse que el status este BALANCED y enseguida anotar completo.

16. Anotar el número de transferencia que inicia con una letra “I”.FACTURA DE PAGO DIRECTO

1. En la opción documento se anota NEXT para generar un número de

documento automáticamente

2. Se selecciona el tipo de pago directo.

3. Se anota el proveedor a quién se le vaya hacer la factura.

4. Completamos los campos de vencimiento de pago que debe ser igual o

mayor a la fecha de transacción.

5. Anotamos el tipo de banco y el número de factura del proveedor que quiere

que se genere, bloque siguiente.6. En la siguiente pantalla anotar en la casilla de bien un motivo de pago, o el

bien que se va a pagar.

7. Usando el TAB indicar en la casilla de grupo de impuestos NT (sin

impuestos) o ISSR (Impuesto sobre la renta 2%).

8. Anotamos el monto a pagar y le damos bloque siguiente9. En esta pantalla se llena el FOCPAU correspondiente y se completa esta

pantalla utilizando el TAB y bloque siguiente.

10. Para terminar le da completa y anota el documento que se genera el cuál

inicia con la letra “I”.

11. Se corre el proceso de aplicación FGRACTG.FACTURA DE COMPROMISO GENERAL

Nota: Antes de generar la factura de compromiso general tenemos que

hacer la reserva de compromiso.

1. Usamos la forma FGAENCB

2. Se anota en el número de compromiso NEXT para generar un número

automático que comienza con la letra “E”.

3. Se anota el concepto del compromiso en la casilla de Tit compromiso.

4. Se anota el monto de la reserva para este compromiso.

5. Se selecciona el proveedor para este compromiso (Esta opción es

opcional), y se da bloque siguiente.6. Utilizando TAB para que genere la secuencia.

7. El tipo de póliza utilizar E100 que es para el compromiso original.

8. Se completa el FOCPAU a quien corresponda el compromiso, y se anota el

porcentaje para el compromiso, y se da bloque siguiente.

9. Se da la opción de completar y anotar el documento que genera el cual

inicia con la letra “E”.

10. Se corre el proceso de aplicación FGRACTGFGIBDST

1. En la forma FGIBDST verificamos el compromiso anotando el FOCPAU con

el cual se realizo el compromiso y consultándolo por cuenta especifica,

bloque siguiente y aparece la información de la reserva que se realizo

anteriormente.

Ya después de haber establecido el compromiso se genera la factura la cual

vamos a la forma FVAINVE1. Se anota en el documento la palabra NEXT para que el sistema genere un

número de documento.

2. Escoge la opción de Compromiso General.

3. Se anota el código presupuestal el cual inicia con la letra “E”, generado

anteriormente.

4. Se anota el proveedor al cual se le va a pagar la factura y se da bloque

siguiente.

5. Utilizando el TAB se pasa hasta llegar a la casilla de vencimiento de pago,

el cual se anota una fecha ya sea igual o mayor a la fecha de transacción,

por lo contrario genera un error y no lo permitiría seguir.

6. Se pasa a la casilla del banco y se anota el banco el cual se va hacer el

pago.

7. Se digita el número de factura física del proveedor y bloque siguiente.8. Utilizando TAB se anota en la opción de bien el producto, bien o servicio a

pagar y se anota en el grupo de impuestos NT (Sin Impuestos) o ISSR

(impuestos sobre la renta 2%)

9. Se anota el monto a pagar y con el TAB hasta pasar todas las casillas y se

da bloque siguiente.10. Se anota el FOCPAU correspondiente y utilizando el TAB se mueve hasta

que se pase por todas las casillas y luego bloque siguiente.11. Se da Completar y se anota el número generado por el sistema el cual se

va a utilizar para futuras consultas.

12. Correr el proceso FGRACTG.Ajuste de Reserva

Son las diferencias que se dan a la hora de hacer un pago, y el monto haya

variado ya sea mayor o menor a la reserva.

¿Qué pasa si el gasto fue mayor a lo comprometido? Trabajaremos de

igual manera el compromiso y si el gasto es mayor el sistema

automáticamente coge del disponible para completar el pago, o bien se

procede a los pasos siguientes.

A. Hacer la reserva

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