Manual De Procedimiestos

INDICE

Concepto del manual de procedimientos.............................................................. 2

Objetivos del manual de procedimientos……………............................................ 2

Importancia de un manual de procedimientos…………………………................. 3

Ventajas de un manual de procedimientos........................................................... 3

Desventajas de un manual de procedimientos...................................................... 4

Necesidades de un manual de procedimientos...................................................... 4

Utilidad de un manual de procedimientos…........................................................ 4

Contenido de un manual de procedimientos………………………………………... 5

Fuentes de información……………...................................................................... 7

Difusión del manual de procedimientos……………………………………………… 8

Revisión y actualización del manual de procedimientos……………………………. 9

Manual de compras o procedimientos

Los Manuales de Procedimientos son medios escritos valiosos para la comunicación, y sirven para registrar y transmitir la información, respecto al funcionamiento de una organización; es decir, es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y las instrucciones de ejecución operativo-administrativa de la organización.

Además, el manual de procedimientos permite el establecimiento de un marco de actuación que fija límites (políticas) a través de una red de procesos y posibilita por medio de la descripción de procedimientos, dar soporte a la operación para un mejor servicio, generando una abstracción del modelo real que entregará información que permitirá saber: “qué” es lo que cada ente está facultado y debe realizar; “cómo” se concreta una función o proceso con actividades y pasos; “quién” es responsable del desarrollo de las actividades; “dónde” están los puntos clave de control de cada procedimiento. Para así facilitar su supervisión, control, evaluación y mejora.

Objetivos

 Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de inducción y capacitación del personal nuevo e incentivar la polifuncionalidad al interior de cada Área, Departamento, Sección u Oficina.

 Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

 Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

 Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

 Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.

 Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

 Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

 Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. i) Interviene en la consulta de todo el personal.

 Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

 Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Importancia de un manual de procedimientos

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa.

Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.

El manual de compras se somete a las disposiciones generales de la empresa, pero contiene elementos que influyen directamente en las compras:

 Respuesta a un estímulo o razón de compra

 Elemento económico o costo

 Aprobación social y la conveniencia de compra

 Requisición de almacén de la empresa

Ventajas de un manual de procedimientos

 Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.

 Auxilian en la inducción al puesto.

 Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

 Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.

 Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.

 Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.

 Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información.

 Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.

 Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.

 Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.

 Son guías del trabajo a ejecutar.

Desventajas de un manual de procedimientos

 Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

 Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

 Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

 Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.

 El costo de producción y actualización puede ser alto.

 Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.

 Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

Necesidades de un manual de procedimientos

 Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.

 Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.

 Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos para ellos.

 Grandes flujos de información entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captación, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo.

 En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que más se adapte a sus necesidades.

Utilidad de un manual de procedimientos

 Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

 Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

 Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

 Interviene en la consulta de todo el personal.

 Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

 Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

 Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

 Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

 Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.

 Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

 Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Contenido de un manual de procedimientos

Identificación: Este documento debe incorporar la siguiente información:

 Logotipo de la organización.

 Nombre oficial de la organización.

 Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

 Lugar y fecha de elaboración.

 Número de revisión (en su caso).

 Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.

 Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre

...