Manual Proceso

Los Manuales de Procesos y Procedimientos son un instrumento que facilitan el manejo de las diferentes entidades y sirven de guía y soporte para el desarrollo de actividades y funciones misionales con las que está comprometida.

Todas las organizaciones se crean con un propósito específico para lo cual se definen unos objetivos, se adopta una estructura administrativa y se determinan las reglas para su organización y funcionamiento.

CONFORMACIÓN DEL MANUAL

IDENTIFICACIÓN: En este documento debe incorporarse la siguiente información:

LOGOTIPO DE LA ORGANIZACIÓN

NOMBRE OFICIAL DE LA ORGANIZACIÓN

DENOMINACION Y EXTENCION

LUGAR Y FECHA DE ELABORACION

NUMERO DE REVISION UNIDADES RESPONSABLES DE SU ELABORACION

INDICE O CONTENIDO: relación entre capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

PROLOGO O INTRODUCCIÓN: exposición de su contenido y objeto de las áreas aplicadas incluyendo la importancia de su revisión

AREAS DE APLICACIÓN: dentro de la administración pública los procedimientos han sido clasificados

RESPONSABLES: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases

 OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS: explicación del propósito que se debe cumplir. 1. uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria POLITICAS O NORMAS DE APLICACIÓN: se deben incluir los criterios o lineamientos generales de acción que determinan en forma EXPLICITA para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas unidades que participan en los procesos.Se definirán perfectamente las políticas o normas en el marco generalLos lineamientos se realizan clara y concisamente a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectosDeberán ser lo suficientemente EXPLICITAS para evitar la consulta a los niveles superioresDIAGRAMA DE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento, en donde se muestran las unidades administrativas o los puestos que intervienen, en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión.GLOSARIO DE TERMINOS . Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas  de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos

6. CARACTERISTICAS DEL MANUAL CARACTERISTICAS DEL MANUAL:Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la organización.Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una metodología para su fácil actualización y aplicación. El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualización se hace en forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripción del cambio, versión, el funcionario que lo aprobó, y el del que lo administra, entre otros aspectos.Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la organización deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión. Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron

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