TS1 MANUAL DE PROCESOS

INTRODUCCION

Los Manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de su producto, servicios o ambos, y la adopción de tecnología de la información para atender adecuadamente a todos los aspectos y más.

Estas circunstancias obligan a usar manuales administrativos que apoyen la atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan en forma ordenada los elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa eficiente.

Para manejarlos con consistencia y claridad se incluye un procedimiento por medio del cual se analiza con precisión y profundidad el marco de referencia para su diseño, elaboración, presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanente.

Es un hecho que los manuales administrativos representan un elemento crucial para el proceso de toma de decisiones; la mejora continua y el logro de un desempeño por encima del estándar regular, estas son las razones por la cual se plantea la importancia de los manuales dentro del manejo de una empresa.

El manual de procedimientos operativos para restaurantes de comida es una herramienta indispensable para el desarrollo de las actividades diarias dentro del restaurante, es una guía para el personal que labora dentro de la empresa. Conceptos básicos se exponen en el mismo sobre cocina, higiene y sanitación, limpieza, desinfección, manejo adecuado de los diferentes tipos de alimentos, fichas de recepción, almacenaje, funciones correspondientes a cada puesto de trabajo.

DESARROLLO

Un manual es una recopilación en forma de texto, que recoge minuciosa y detalladamente las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fácil de entender, y permita al lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta.

¿Porque es importante crear tu manual de procesos?

El Manual de Procesos y Procedimientos documenta la experiencia, el conocimiento y las técnicas que se generan en un organismo; se considera que esta suma de experiencias y técnicas conforman la tecnología de la organización, misma que sirve de base para que siga creciendo y se desarrolle.

Cuando se documenta la tecnología, se contribuye a enfocar los esfuerzos y la atención de los integrantes de una organización hacia la mejora de los sistemas de trabajo y su nivel de competitividad.

El Manual de Procesos de una organización es un documento que permite facilitar la adaptación de cada factor de la empresa (tanto de planeación como de gestión) a los intereses primarios de la organización; algunas de las funciones básicas del manual de procesos son:

• El establecimiento de objetivos

• La definición y establecimiento de guías, procedimientos y normas.

• La evaluación del sistema de organización.

• Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.

• Las normas de protección y utilización de recursos.

• La generación de recomendaciones.

• La creación de sistemas de información eficaces.

• La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.

• El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológico y financiero, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

a) Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.

b) Auxilian en la inducción al puesto.

c) Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

d) Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.

e) Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.

f) Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.

g) Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información.

h) Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.

i) Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.

j) Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.

k) Son guías del trabajo a ejecutar.

Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:

1. Definir el contenido:

• Introducción.

• Objetivos.

• Áreas de aplicación.

• Responsables.

• Políticas.

• Descripción de las operaciones.

• Formatos.

• Diagramas de flujo.

• Terminología.

2. Recopilación de información.

3. Estudio preliminar de las áreas.

4. Elaboración de inventario de procedimientos.

5. Integración de la información.

6. Análisis de la información.

7. Graficar los procedimientos.

8. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.

9. Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.

Las fuentes de información más comunes son:

• Archivos de la empresa.

• Directivos, ejecutivos asesores y empleados.

Los métodos para compilar la información son:

• Encuestas.

• Investigación documental.

• Observación directa.

Recomendaciones generales de presentación:

La presentación es muy importante, para lo cual hay que considerar

a) Logotipo.

b) Nombre de la empresa.

c) Lugar y fecha de elaboración.

d) Responsables de la revisión y autorización.

e) Índice con la relación de capítulos que forman el manual.

f) Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual, diagramas y anexos.

g) Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización en tamaño carta u oficio.

h) Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.

i) Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual.

Revisión, aprobación, distribución e implantación

Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la información esté completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.

El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar las actividades.

Actualización

Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. Mediante revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación.

Manual de Procesos de una Empresa

Seguridad Alimentaria.- Seguridad Alimentaria es un estado en el cual todas las personas gozan, en forma oportuna y permanente, de acceso físico, económico y social a los alimentos que necesitan, en cantidad y calidad, para su adecuado consumo y utilización biológica, garantizándoles un estado de bienestar general que coadyuve al logro de su desarrollo.

HACCP.- El sistema Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP) es un sistema preventivo, que permite identificar peligros específicos y medidas para su control con el fin de garantizar la inocuidad de los alimentos. El sistema HACCP puede aplicarse a lo largo de toda la cadena alimentaria, desde el productor primario hasta el consumidor final.

BPM.- Buenas Prácticas de Manufactura (B.P.M.) son los principios básicos y prácticas generales de higiene en la manipulación, preparación, elaboración, envasado y almacenamiento de alimentos para consumo humano, con el objeto de garantizar que los alimentos se fabriquen en condiciones sanitarias adecuadas y se disminuyan los riesgos inherentes a la producción. (Art. 2, Decreto Ejecutivo 3253).

POES.- Los Procedimientos Operativos Estandarizados de Saneamiento (POES) son aquéllos procedimientos escritos que describen y explican cómo realizar una tarea para lograr un fin específico, de la mejor manera posible. Existen varias actividades y operaciones, además de las de limpieza y desinfección, que se llevan a cabo en un establecimiento elaborador de alimentos que resulta conveniente estandarizar y dejar constancia escrita de ello para evitar errores que pudieran atentar contra la inocuidad del producto final.

Contaminación Cruzada.- Se conoce como Contaminación Cruzada al proceso por el cual los alimentos entran en contacto con sustancias ajenas a su composición, generalmente nocivas para la salud.

Limpieza: Cubre todos los procesos implicados en la eliminación de todo tipo de suciedad de las superficies y el equipo, pero no los que corresponden a la desinfección. Los desechos a eliminarse con la limpieza son residuos de comida, tierra, grasas y otros residuos.

Desinfección: Comprende todos los procesos implicados en la destrucción de la mayoría de los microorganismos de las superficies y del equipo, pero no necesariamente de las esporas bacterianas. Aunque persisten algunos microorganismos viables estos no deben afectar a la calidad microbiológica

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