Manual De Procesos Meci

INDICE

Introducción: 2

Objetivos 3

Princípios 4

Definiciones 5

Ventajas 6

Descripcion de flujograma 7

Mapa de procesos 8

Caracterizacion de procesos 9

Diagramacion de los diferentes procedimientos

INTRODUCCIÓN

Un manual de procedimientos es el documento en el que se hace una descripción detallada de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones y la ejecución de los procesos.

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, y se crea para tener una información detallada, ordenada, sistemática e integral de instrucciones, responsabilidades e información de políticas, funciones, proceso y procedimientos que se desarrollan dentro de una organización, permitiendo determinar fallas en los procesos y encontrar una solución pronta y oportuna.

La oficina de control interno en equipo con los responsables de los diferentes procesos, emprendieron una autoevaluación de la caracterización de los procesos y los procedimientos existentes para ajustarlos a la realidad actual y de esta manera consolidar el manual de procesos y procedimientos de la Alcaldía de Cuaspud Carlosama, que se presenta a continuación.

OBJETIVOS

• Coadyuvar a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones.

• Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo, que facilite su incorporación al trabajo.

• Ser instrumento útil para la orientación e información a los suscriptores y usuarios.

• Facilitar la supervisión y evaluación del trabajo.

• Propiciar el mejoramiento de la productividad de la empresa.

PRINCIPIOS

Para la elaboración de los manuales de procedimientos se deben tener en cuenta los siguientes conceptos:

• Flexibilidad, debe contemplarse la posibilidad del mejoramiento continuo y/o cambios en un momento dado, bien sea por decisiones de la administración o situaciones legislativas, con miras a su optimización.

• Eficiencia, Un manual de procedimientos debe permitir el mejor aprovechamiento de los recursos financieros, humanos, físicos y técnicos que participen de un proceso, permitiendo su mejor combinación, con miras al alcance de los objetivos institucionales.

• Unicidad, La organización es un sistema y por lo tanto, las tareas realizadas en cada una de las dependencias o áreas de trabajo, obedecen a parámetros o directrices únicas y generales.

• Integrabilidad, Cada proceso, independientemente debe aportar un logro a la misión de la institución. Por ello, las dependencias o áreas de trabajo no son consideradas separadamente. Mediante los sistemas de coordinación y de información se deben vincular; se considera igualmente, la existencia de responsabilidades asociadas con la de autoridad, necesarias de incluir.

• Claridad, Los manuales de procedimientos deben tener un fin didáctico, y en razón de este principio, deben, permitir el rápido aprendizaje de la tarea a realizar, para evitar tropiezos a los procesos de la institución.

• Controlabilidad, En otros términos, deben considerarse mecanismos o parámetros de control, que faciliten detectar errores y que permitan ajustes dentro de un proceso constante de retroalimentación y mejoramiento continuo.

DEFINICIONES

ACTIVIDAD: conjunto de operaciones o tareas, ejecutadas en un área específica, para realizar un proceso. Generalmente corresponden al desarrollo de los objetivos específicos y constituyen el procedimiento. Para que no se presenten ambigüedades, las actividades serán descritas en forma clara y detallada, paso a paso en el Manual de Procedimientos.

PROCESO: serie de actividades

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