Manual De Procesos

I N D I C E

1. Denominación 1

2. Introducción 1

3. Objetivos 1

4. Estructura orgánica 2

5. Normas de operación 4

6. Ámbito de aplicación 4

7. Descripción del proceso y sus procedimientos 4

C. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS EN LA UAJMS 13

8. Los diagramas de flujo 14

9. Formatos para la elaboración de proyectos 22

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACION, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

DE LA UAJMS

1. Denominación

Manual de procedimientos para la elaboración, ejecución, seguimiento, control y evaluación de proyectos de la UAJMS.

2. Introducción

La Universidad Autónoma Juan Misael Saracho a objeto de cumplir con lo dispuesto en el Decreto Supremo Nº 28421, mediante el cuál el TGN asigna a las Universidades Públicas recursos provenientes del IDH. Asimismo, cumplir con el Reglamento Específico de la Administración de Recursos del Impuesto Directo a los Hidrocarburos – IDH, aprobado mediante R.H.C.U. Nº 117/07 de fecha 17 de octubre de 2007.

En este sentido, el presente Manual tiende a satisfacer los requerimientos establecidos en las normas anteriormente mencionadas y establecer los procedimientos para una concepción clara y sistemática de las operaciones que se deben realizar para la elaboración, evaluación, seguimiento y control de los proyectos.

3. Objetivos

Objetivo General:

Orientar y apoyar el proceso de preparación, elaboración, ejecución, seguimiento y control de los proyectos de la U.A.J.M.S. estableciendo procedimientos y reglas comunes o uniformes, que permitan establecer los estudios de viabilidad técnica económica financiera, social, ambiental y legal, que necesariamente deben contemplar todos los proyectos que se elaboran en las diferentes unidades académicas y/o administrativas de la UAJMS.

Objetivos Específicos:

Son objetivos del presente Manual los siguientes:

• Establecer las normas, procedimientos e instrumentos para coadyuvar a las unidades administrativas y académicas en elaboración, evaluación, el seguimiento y control técnico-académico y financiero, de los proyectos de la Universidad Autónoma Juan Misael Saracho que son financiados con los recursos provenientes del IDH y otros fondos.

• Proporcionar un manual técnico-práctico optimizando la implementación de procedimientos que facilite la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento y control de los proyectos, de forma ordenada, secuencial y detallada.

• Establecer los contenidos mínimos para la elaboración de proyectos de acuerdo a las características y tipo de proyectos que se realizan para beneficio de la institución y/o colectividad

4. Estructura orgánica

La estructura orgánica del presente manual de procedimientos se presenta a continuación:

5. Normas de operación

La elaboración y el seguimiento y control de los diferentes proyectos deberán apegarse al Reglamento Básico de Operaciones del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), que es de uso y aplicación obligatoria por toda las entidades del sector público como también de las directrices orientadoras del Reglamento Específico de la Administración de Recursos del Impuesto Directo a los Hidrocarburos IDH de la UAJMS aprobado mediante R.H.C.U. Nº 117/07 y normas internas correspondientes, de acuerdo a las características de los proyectos que se realicen en la UAJMS.

6. Ámbito de aplicación

El presente Manual de Procedimientos, es de uso y aplicación obligatoria para todas las instancias de la UAJMS, que realicen proyectos con recursos provenientes del IDH y otros fondos.

7. Descripción del proceso y sus procedimientos

En este apartado se describe el proceso y la reglamentación de las actividades de la elaboración, evaluación, seguimiento y control de proyectos, presentados y/o realizados por el departamento de proyectos y la dirección de Investigación Ciencia y Tecnología, ambos dedicadas a la elaboración de proyectos con características y/o particularidades propias de cada unidad, pero dependientes de la Universidad Autónoma Juan Misael Saracho. A continuación expondremos en base a las competencias establecidas en el artículo concordante con el artículo del reglamento, los procesos y procedimientos por competencias tanto del departamento de proyectos y de la dirección de investigación ciencia y tecnología:

A) DEPARTAMENTO DE PROYECTOS (DEPRO)

El departamento de proyectos tiene como competencia directa participar en: la elaboración, asesoramiento, seguimiento y control de todos los proyectos, que son propuestos por las diferentes unidades académicas y/o administrativas.

A 1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración del Perfil de Proyecto

Descripción del Procedimiento

Nº Actividad Actividad Documento de referencia

1.

2.

3.

Análisis del problema

Identificación de la idea

Elaboración del perfil de acuerdo al contenido mínimo establecido (Anexo A1).

Perfil elaborado

A 2. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Requisitos para la aprobación del Perfil de Proyecto

Descripción del Procedimiento

Nº Actividad Actividad Documento de referencia

1.

2.

3.

4

Formulario Informe de Revisión Técnica IRT 1 (Anexo A6).

Acta de reunión de priorización de necesidades, emitida por las autoridades de las unidades solicitantes.

Deberá estar inscrito en el POA de la Unidad solicitante, caso contrario formará parte del “Programa de requerimientos de financiamiento institucional” y/o decisión de las máximas autoridades universitarias.

Cumplir con los plazos establecidos para la presentación de proyectos.

Perfil concluido

A 3. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Preparación y elaboración del Proyecto

Descripción del Procedimiento

Nº Actividad

Actividad

Documento de referencia

1.

2.

Identificar si es un EI o un TESA

Elaboración del proyecto (Estudio de Identificación EI y/o Estudio Integral Técnico, Económico, Social y Ambiental TESA**) de acuerdo al contenido mínimo y características propias del estudio (equipamiento, infraestructura y equipamiento, mejoramiento académico, extensión universitaria, etc. (Ver contenidos mínimos de los proyectos en Anexos A2, A3, A4, A5). En caso de que los proyectos sean elaborados por empresas e instituciones ajenas a la universidad, deberán aplicar necesariamente los formatos del TESA y/o EI.

Presupuesto

Perfil aprobado

* EI: Es la relación problema-proyecto, a través de la elaboración del diagnóstico de una situación objetivo basado en indicadores y necesidades técnicas y beneficiarios. Aplicable para aquellos proyectos en que su inversión es menor a Bs. 1.000.000.- (Un millón 00/100 Bolivianos).

** TESA: Se realiza la preparación basándose en la alternativa técnica seleccionada en el EI (Estudio de Identificación) y la evaluación socioeconómica y financiera privada del proyecto, para obtener indicadores de rentabilidad y tomar decisiones sobre la inversión del proyecto de inversión pública. Se adapta a todos aquello proyectos en la que su inversión es mayor a Bs. 1.000.000.- (Un millón 00/100 Bolivianos).

A 4. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de proyectos

Descripción del Procedimiento

Nº Actividad Actividad Documento de referencia

1.

2. Recepcionar los proyectos de las unidades académicas y/o administrativas

Revisión técnica de los proyectos por los técnicos del departamento conforme el Informe de Revisión Técnica IRT2 (Anexos A7, A8, A9, A10) Proyecto concluido

A 5. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro del proyecto en el SISIN y SGP y emisión de informes

Descripción del Proceso

Nº Actividad

Actividad

Documento de referencia

1.

2.

3.

Registro de los datos del proyecto en el Sistema de Información Sobre Inversiones (SISIN) y Sistema de Gestión de Proyectos (SGP)

Presentación de informe TÉCNICO de aprobación y/o reformulación del proyecto, por parte del equipo técnico al director del departamento de proyectos.

Emisión de informe técnico del director del departamento de proyecto a la MAE (Rector), para que sea puesto en consideración al H. C. U.

SISIN Y SGP en anexos del documento de proyecto concluido.

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