Manual De Procesos

OFICIALÍA MAYOR

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN,

ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO

DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

JUNIO DE 2004

Página 1 de 29

SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Contenido

§ Introducción

§ Objetivo

§ Marco Jurídico

§ Guía para la elaboración del manual de procedimientos

§ Proceso general para la dictaminación de un procedimiento

§ Ejemplo de los formatos del manual de procedimientos

Página 2 de 29

SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Introducción

Uno de los propósitos fundamentales de la estrategia señalada por el Ejecutivo Federal para

el mejoramiento de la función pública, es la revisión y constante actualización de los

sistemas, estructuras y procedimientos de trabajo en las dependencias de la Administración

Pública Federal. Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que

apoyan el que hacer institucional y están considerados como documentos fundamentales

para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para

consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.

La Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto a través de la Dirección

de Organización, ha considerado conveniente la elaboración de la presente guía técnica con

el objeto de brindar la orientación necesaria al personal para elaborar los manuales de

procedimientos, y con ello dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Artículo 19

de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, al Art. 7 fracción XVIII, Art. 14

fracción IX y Art. 33 fracción XII del Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones

Exteriores y al Art. 25 del Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano.

El objetivo fundamental de esta guía consiste en señalar las bases para la elaboración,

presentación y actualización de los manuales de procedimientos, unificando criterios de

contenido que permita la realización de las funciones de dirección, coordinación y evaluación

administrativa a través de la sistematización de las actividades, la identificación de los

procesos y la definición del método para efectuarlas.

El contenido de la guía comprende el objetivo, la base legal y las políticas para elaboración

del manual, así como la metodología para desarrollar cada uno de sus apartados y los

lineamientos para su actualización, presentación y aprobación.

Página 3 de 29

SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Objetivo

Proporcionar un instrumento técnico-administrativo que norme la elaboración de los

manuales de procedimientos con uniformidad, contenido y presentación que permita

optimizar el cumplimiento de las atribuciones de la organización y el funcionamiento de las

unidades administrativas de la Secretaría.

Con la adopción y manejo de los conceptos y elementos vertidos en esta guía, se facilitará la

elaboración de dichos manuales, contribuyendo con ello, a contar con herramientas técnicas

que permitan, a quienes laboran en la Secretaría, el conocimiento a mayor profundidad del

funcionamiento de dichas unidades administrativas.

Página 4 de 29

SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Marco Jurídico

Los principales ordenamientos jurídicos que sustentan la elaboración de los manuales

administrativos son los que a continuación se enuncian:

Leyes

· Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

D.O.F. 5 Febrero 1917 y sus reformas y adiciones D.O.F. 29 Octubre del 2003

· Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y sus reformas y adiciones.

D.O.F. 29 de diciembre de 1976 y sus reformas y adiciones. D.O.F. 21 Mayo 2003.

Art. 19 El titular de cada Secretaría de Estado y Departamento Administrativo expedirá los

manuales de organización, de procedimientos y de servicios al público necesarios para su

funcionamiento, los que deberán contener información sobre la estructura orgánica de la

dependencia y las funciones de sus unidades administrativas, así como sobre los sistemas

de comunicación y coordinación y los principales procedimientos administrativos que se

establezcan. Los manuales y demás instrumentos de apoyo administrativo interno, deberán

mantenerse permanentemente actualizados.

· Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores.

D.O.F 10 de agosto de 2001 y sus reformas y adiciones del 11de octubre de 2001, 1 de

noviembre de 2002, 28 de mayo de 2003 y 1 de marzo de 2004.

Art. 7 fracción XVIII Aprobar y ordenar la publicación, en el Diario Oficial de la Federación,

del Manual de Organización Institucional, así como aprobar y expedir los demás manuales

de organización, de procedimientos y de servicios necesarios para el buen funcionamiento

de la Secretaría;

Art. 14 fracción IX Elaborar, previa autorización de su superior jerárquico y en coordinación

con la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto y la Dirección

General del Servicio Exterior y de Personal, proyectos de normas y manuales de

organización y procedimientos, verificando su constante actualización;

Art. 33 fracción XII Elaborar, en coordinación con las unidades administrativas de la

Secretaría, los manuales de organización, procedimientos y de servicios y, por conducto del

Oficial Mayor, someterlos a la aprobación del C. Secretario;

· Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano.

D.O.F 23 de agosto de 2002.

Página 5 de 29

SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Art. 25 La Secretaría hará llegar a todas las representaciones los diversos manuales de

procedimientos administrativos y contables que contendrán las disposiciones que emita la

Secretaría de Hacienda y Crédito Público en el ámbito de su competencia; así como

respecto de la prestación de los servicios de las oficinas, las funciones consulares y

administrativas, las facultades y obligaciones de los titulares y la información necesaria para

el funcionamiento interno de las mismas.

Estos manuales se mantendrán actualizados por la Secretaría y formarán parte del acervo

de la misión o de la oficina consular respectiva. El titular de la misma será responsable de

verificar la disponibilidad de estos manuales y, en su caso, que sean repuestos por la

Secretaría.

Página 6 de 29

SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Guía para la elaboración del manual de procedimientos

La presentación de un procedimiento aislado, no permite conocer la operación de una

dependencia o unidad administrativa, por lo que surge la necesidad de que todos los

procedimientos se agrupen, en forma ordenada, en un solo documento, denominado

“Manual de Procedimientos”.

Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan el que

hacer institucional, están considerados como elementos fundamentales para la coordinación,

dirección, evaluación y el control administrativo, así como para facilitar la adecuada relación

entre las distintas unidades administrativas de la Dependencia.

I.- Concepto

Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la comunicación, y sirven para

registrar y transmitir la información, respecto a la organización y al funcionamiento de la

Dependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en forma

ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización,

política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejor

ejecución del trabajo.

Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesión cronológica o secuencial de

actividades concatenadas, que precisan de manera sistemática la forma de realizar una

función o un aspecto de ella.

El “Manual de Procedimientos” es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que

agrupa procedimientos precisos con un objetivo común, que describe en su secuencia lógica

las distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran,

señalando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para qué han de realizarse.

Recomendaciones Generales

Es conveniente que los manuales de procedimientos sean elaborados con la participación de

las unidades administrativas que tienen la responsabilidad de realizar las actividades y que

además cuenten previamente con su manual de organización actualizado conforme al

reglamento interior

...