Manual de compras de una empresa
Xaviita RangelInforme27 de Mayo de 2017
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Contenido
1. Introducción 2
2. Generalidades de la empresa 3
Antecedentes históricos de la empresa 3
Giro de la empresa 4
Misión 4
Visión 4
Organigrama 5
3. Organigrama del departamento de compras 6
4. Funciones 7
Funciones del departamento 7
Funciones del jefe de departamento de compras 8
Funciones del subjefe de departamento de compras 9
Funciones del comprador de materia prima 9
Funciones del comprador de suministros 10
5. Objetivos del departamento de compras 10
6. Políticas del departamento de compras 11
7. Diagrama de flujo del proceso para realizar la compra 12
8. Formatos utilizados 13
8.1 Requisición de compra 13
8.2 Solicitud de cotización de compra 14
8.3 Contrato de compraventa 15
8.4 Orden de compra 16
8.5 Seguimiento de orden de compra 17
8.6 Control de inventarios 18
8.7 Devolución a proveedores 19
8.8 Orden de pago a proveedores 20
9. Cédulas de puesto del personal de compras 21
Jefe de compras 21
Comprador de materia prima 23
Comprador de suministros 25
Introducción
En el siguiente manual se hace una recopilación de información que se llevó a cabo en el transcurso de cuatro meses dentro de la empresa de hilo Zakor dedicada a la enconación y distribución de hilos de poliéster.
La importancia del manual de compras puede reflejarse en cómo laboran y se desempeñan los trabajadores del área, y haciendo uso correcto del mismo se pueden obtener mayores beneficios dentro del área de trabajo ya sea en el desempeño de sus empleados o en el proceso de compras de la empresa. Este manual tiene como objetivo el ser una herramienta didáctica para capacitar al personal encargado del departamento de compras y que estos puedan realizar las funciones del departamento correctamente.
Contiene información básica de la empresa, es decir, sus generalidades, para poder familiarizar al personal con la empresa y después se hace mayor énfasis en el área de compras.
Dentro de este manual se muestra el organigrama jerárquico del departamento, el objetivo del mismo, las funciones del departamento así como las funciones del empleado; también se abordan temas como las políticas, estas son cruciales ya que en base a estas se rige el departamento y se realizan las compras. Se muestra el proceso de compra a través de un diagrama de flujo y todos los formatos a utilizar durante el proceso de compras y las cédulas de empleo del personal del área. Todo esto con el único fin de familiarizar al empleado con su empresa y con su departamento.
2. Generalidades de la empresa
Antecedentes históricos de la empresa
Hilos Zakor es una empresa textil fundada en el mes de mayo de 1988 por los señores Salomón Cortés Cortés y su esposa Apolonia Romero Márquez, el gerente de administración es su hijo, el señor Hernán Cortes Romero. El nombre de la empresa nace de la unión de las primeras silabas del primer nombre y apellido del señor Salomón Cortes.
Hilos Zakor es una empresa familiar dedicada a la enconación y distribución de Hilos de poliéster. Se encuentra ubicada en la calle Zaragoza No. 15, San Salvador el Verde, Puebla. C.P.: 74130.
El señor Salomón y su esposa Apolonia se casaron a una edad muy temprana y por lo mismo se ven en la necesidad de buscar la forma de sustentar a su familiar. El señor Salomón estudió sastrería y la señora Apolonia estudió confección, con estos conocimientos decidieron trabajar en maquiladoras de ropa, sin embargo, por motivos personales decidieron dejar ese trabajo. Durante los siguientes años tuvieron diferentes empleos, es decir, trabajaron en invernaderos, en fábricas de fibra de vidrio, en IRSA y en colectivos.
Posteriormente, el señor trabajo en un taller de costura, fue supervisor y fue entonces cuando le surge la idea de comenzar una Enconadora de hilos, de este modo comienza junto con un socio lo que hoy conocemos como la Enconadora de Hilos Zakor.
Comienzan comprando madejas de hilo crudo para más tarde teñirlo de forma artesanal y finalmente enconar. Después de terminar este proceso se dedicaban a promocionar su producto en los talleres de la zona y de la región con ayuda de algunos familiares, y así, su empresa comenzó a crecer. Si bien esta empresa se inició con un socio, hoy en día solo pertenece al Señor Salomón.
Aunque esta empresa se fundó con el objetivo principal de dar un sustento a la familia Cortés, con el paso del tiempo la empresa dejó de existir solo para la familiar, ahora querían destacar como industria y tener mayores ganancias sin dejar de pensar en el bienestar de sus clientes.
Al tener ya más de 28 años en el mercado han ganado prestigio dentro de su región y reconocimiento por parte de sus competidores. La empresa se ve a sí misma como una empresa con calidad y lealtad para con sus clientes. La calidad la comprueban al cumplir siempre con lo acordado y con lo prometido, entregando sus conos con el metraje que se dice tienen y sin defecto alguno.
Sus empleados deben estar capacitados para poder realizar cualquier actividad dentro de la empresa, desde enconar hasta empacar y facturar; todos son tratados con el mismo respeto. La empresa refleja una responsabilidad ambiental puesto que procuran no tener desechos, reciclan los productos defectuosos y revenden aquellos que tienen defectos mínimos.
Cuentan con 10 trabajadores actualmente, sin embargo han llegado a contar con hasta 27 trabajadores y tres turnos de trabajo. Esta empresa al ser distribuidora no cuenta con otras sucursales.
Giro de la empresa
Comercial
Misión
Hilos Zakor es una empresa dedicada a enconar y comercializar hilos 100% de poliéster con la finalidad de facilitar y mejorar la producción a nuestros clientes dedicados a la confección.
Visión
Ser una de las mejores empresas enconadoras de hilos de la región cuyos estándares de calidad y competitividad transformen las necesidades de la entidad en oportunidades de desarrollo productivo.
Organigrama
3. Organigrama del departamento de compras
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4. Funciones
Funciones del departamento
Aprovisionamiento de materiales
Uno de los roles del departamento de compras es aprovisionar todos los materiales necesarios para la producción o las operaciones diarias de la empresa u organización gubernamental. Para una empresa de manufacturas, esto puede involucrar materiales crudos como hierro, acero, aluminio o plásticos, pero también puede incluir herramientas como maquinaria, camiones de entrega o hasta los suministros de oficina necesarios para las secretarias y equipos de venta. En el ambiente de las ventas al por menor, el departamento de compras se asegura de que siempre haya suficientes productos en las estanterías o en los depósitos para mantener a los clientes satisfechos y al negocio bien abastecido. Para los negocios pequeños, es especialmente importante mantener el orden del inventario en un nivel razonable. Invertir grandes cantidades de capital en exceso de stock puede provocar problemas de almacenamiento y en una escasez de capital para otros gastos como por ejemplo publicidad e investigación y desarrollo. Compras también supervisa a todos los proveedores que abastecen a una compañía con los artículos que necesita para funcionar de manera correcta.
Evaluación de precios
Los departamentos de compras también se encargan de evaluar continuamente si se encuentran recibiendo estos materiales al mejor precio posible para maximizar las ganancias. Esto puede ser desafiante para una empresa pequeña que puede comprar en menores cantidades que una grande y que por lo tanto, puede no recibir el mismo tipo de descuentos por compras en cantidad. Los departamentos de ventas en pequeñas empresas, necesitan comparar precios para encontrar a los mejores proveedores y los precios más razonables para los pedidos en las cantidades particulares de la compañía. El personal de los departamentos de compras puede comunicarse con proveedores alternativos, negociar mejores precios por compras en cantidad o investigar la posibilidad de adquirir materiales más económicos de fuentes alternativas como parte de sus actividades diarias.
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