MANUAL DE COMPRAS

ÍNDICE

Introducción 3

Nombre de la empresa 4

Giro de la empresa 4

Razón social 4

Tamaño de la empresa 4

Dirección 4

Objetivos Generales 5

Objetivos Específicos 5

Historia 6

Misión 7

Visión 7

Valores 7

Organigrama General 8

Organigrama del Departamento de Compras 9

Perfil de puestos 10

Importancia del Departamento de Compras 11

Funciones del Departamento de Compras 11

Políticas del Departamento de Compras 12

Requisición o solicitud de materiales 13

Localización de Proveedores 16

Fecha de Proveedores 17

Solicitud de Cotizaciones 21

Solicitud de Presupuesto 25

Negociaciones y Selección del proveedor 27

Orden de compra o pedido 28

Contrato de compra venta de mercancías 29

Seguimiento de la orden de compra 31

Recepción y comprobación de materiales 32

Control de inventarios 33

Sistema de compras automatizado 35

Beneficios de contar con un sistema automatizado 35

INTRODUCCIÓN.

EL propósito de este manual es implementar el control dentro del departamento de compras y contar con una base para asignar a cada uno de los integrantes del departamento.

Para su elaboración fue necesario realizar un estudio del entorno de la organización “Abarrotes DUNO”, su funcionamiento interno y las requisiciones más comunes para esta empresa.

En el mismo se Incluye la historia de la empresa, misión, visión, objetivos y valores; además de las políticas y procedimientos necesarios para el desarrollo del Departamento de Compras.

MANUAL DE COMPRAS.

DATOS GENERALES

Razón Social ABARROTES DUNO SA DE CV

Razón Comercial ABARROTES DUNO SA DE CV SUC CD JUDICIAL

Domicilio CALLE ORION NORTE 1522 LOCAL A Y B

Colonia o Localidad COLONIA CIUDAD JUDICIAL

Código Postal 72825

Calles Colindantes SAN ANDRES Y RAMON IBARRATA Y GONZALEZ

Estado Puebla

Delegación o Municipio. SAN ANDRES CHOLULA

Teléfono 01222 485.04.52

E mail GIMER.CASTILLO@DUNOSA.COM.MX

Página de Internet WWW.DUNOSUSA.COM.MX

Cámara que registra 539: CANACO SERVYTUR PUEBLA

Sector Económico Comercio al por mayor

Giro VENTA DE ABARROTES

Scian 431110: COMERCIO AL POR MAYOR DE ABARROTES

EMPRESA: ABARROTES DUNO SA DE CV SUC CD JUDICIAL

Productos y Servicios

Principales Productos o Servicios que Ofrece Destino

Nal. Ext.

1 ABARROTES X

Principales Productos o Servicios que Demanda Origen

Nal. Ext.

1 ABARROTES X

OBJETIVO GENERAL.

Mejorar la calidad, eficiencia y eficacia de las actividades que tiene encomendadas el Departamento de Compras, en la adquisición de bienes, mediante la ejecución de procedimientos administrativos a través de la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo y la difusión de las políticas que regulan su aplicación.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Implementar los procedimientos correspondientes al proceso de compras.

 Proveer un detalle de acciones a seguir para llevar adelante el circuito administrativo.

 Lograr uniformidad y homogeneidad en el proceso de compras.

 Implementar el mecanismo de decisión de compras a cargo de las unidades requeridas, en particular bienes inventariarles y de insumos y materiales especializados.

 Aplicar y ejecutar los presupuestos que se asignan a cada programa.

 Disponer de un instrumento de capacitación de nuevos usuarios.

HISTORIA.

ABARROTERA DUNO, es una empresa dedicada a la venta en mayoreo, medio mayoreo y menudeo de todo tipo de productos necesarios para cubrir la despensa alimenticia de los hogares.

Esta sucursal propiedad del Sr. Gilberto Mercado Castillo, inicio sus operaciones en el año de 2009, como un pequeño abarrote denominado “Abarrotes DUNO”, ubicado en Calle Orión norte 1522 local a y b, colonia Ciudad Judicial en San Andrés Cholula.

Con el paso del tiempo, esta sucursal se ha consolidado como una de las abarroteras mejor abastecidas y preferidas por los consumidores de esta zona, llevándola al éxito que la distingue.

MISIÓN

Permanecer y crecer regionalmente como número uno en la preferencia de sus clientes, mediante la comercialización y distribución de una amplia variedad de productos de consumo para su hogar o negocio, en los formatos de autoservicio, mostrador y reparto, con una excelente calidad, atención y servicio.

VISIÓN

Ser una empresa que trascienda por ser el número uno en la preferencia del cliente, por su trato digno al ser humano, su responsabilidad social y su rentabilidad.

VALORES

 Honestidad

 Espíritu de servicio

 Justicia

 Respeto

 Disciplina

 Amistad

ORGANIGRAMA

PERFIL DE PUESTOS

GERENTE GENERAL.

Sexo: Indistinto Edad:

Indistinto Estado Civil: Indistinto

Localidad: San Andrés Cholula, Puebla.

Escolaridad: Concluida en Administración, Contabilidad, Economía, carrera a fin.

Experiencia: en puesto similar, administración de cartera, manejo de caja chica, depósitos bancarios, gestión de cobranza, apoyo en inventarios.

 Disponibilidad de horario

 Facilidad de comunicación

 Habilidad y trato directo con gerencia y clientes

 Proactiva

 Responsable

CONTADOR.

Edad: de 28 a 35 años

Sexo: Femenino

Escolaridad: Contador Público. (Preferentemente) LAE con amplia experiencia en procesos contables administrativos

Experiencia: de 1 año en contabilidad en general, conocimientos en arqueos de caja, fondos fijos, auditoria, tesorería, CXP, conciliaciones, inventarios, análisis de cuentas contables.

Conocimientos: en RH (Reclutamiento, selección, nómina) y Conocimientos en Legislación Fiscal y Laboral

HABILIDADES:

 Dominio de máquinas de oficina, software básico (Office, Oracle ò alguno contable)

 Alto sentido de responsabilidad

 Trabajo bajo presión

 Dinamismo

 Solución de problemas

 Honesto

 Organizado

 Disponibilidad de horario

 Alta tolerancia

JEFE DE COMPRAS.

Edad mínima: 26 años.

Sexo: Indistinto

Escolaridad: Licenciatura en Comercio Internacional o Negocios Internacionales, Licenciatura en Administración de Empresas.

Experiencia mínima: 1año en el área de Compras.

 Indispensable sepa manejar el módulo de compras en algún sistema operativo como:

AS400, SAE, SAP, MICROSIP, Oracle, Solomon o Similar.

 Manejo de paquetería office

 Preferentemente compradores de abarrotes

 Manejo de Logística

 Disponibilidad de Horario

 Acostumbrado a trabajar bajo presión

Habilidades personales:

 Negociador Nato

 toma de decisión

 Comunicación eficaz

 organizado y ordenado

Principales responsabilidades:

 Trato directo con Proveedores

 Negociaciones

 Seguimiento a Órdenes de compras

 Manejo de Logística

 Realizar Compras Nacionales

JEFE DE VENTAS.

Sexo: indistinto

Edad: 18 a 40 años

Escolaridad: Licenciatura en Administración de Empresas, Licenciatura en Mercadotecnia.

Experiencia:

 Promotoría en tiendas de autoservicio

 Conocimientos: básicos en abarrote y alta rotación de producto

 Nivelación de inventarios/pedidos

 Canal de ventas

Actividades:

 Visitar tiendas de autoservicio

 Surtir puntos de venta

 Negociación de espacios y exhibiciones adicionales

 Que tenga facilidad de palabra

 Sea organizado, cuidadoso y disciplinado

 Proactivo

INSPECTOR DE CALIDAD.

Edad: Mínimo 25 años

Sexo y Estado Civil: Indistinto

Escolaridad: Licenciatura en Administración, Ingeniería Industrial o afín.

Conocimiento:

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