Manual de compras y contrataciones públicas CFT estatal de la región de los Lagos

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RESOLUCIÓN EXENTA N° 303

7 NOVIEMBRE 2022

MANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES PÚBLICAS CFT ESTATAL DE LA REGIÓN DE LOS LAGOS

Este  Manual  establece  el  cumplimiento  de  la  Ley  Nº19.886,  de  Bases  sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, y su respectivo Reglamento. Asimismo, se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratación, a título oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones de la Institución, es decir, a todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley N°19.886 “Ley de bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios”.

Este manual será conocido y aplicado por todos los funcionarios del CFT Estatal.

ÍNDICE

01 Definiciones

1. Documentos aplicables o relacionados
2. Responsabilidades

12 Plan anual de compras y contrataciones

14 Gestión de requerimiento de compras y contrataciones

19 Mecanismo de compras públicas

25 Ejecución de compras y contrataciones

1. DEFINICIONES

Para efecto del presente manual, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a continuación, sin perjuicio de las definiciones descritas en el Art. 2 del Decreto N°250, de 2004 del Ministerio de Hacienda, a saber:

Acta de evaluación: Documento emitido por la “Comisión Evaluadora” o funcionarios revisores de las ofertas, mediante el cual se propone la adjudicación o declarar desierta las licitaciones al Rector, o quien éste delegue, en donde queda reflejada la evaluación de las ofertas realizadas por los Proveedores a través del portal Mercado Público, de acuerdo con los Criterios de Evaluación establecidos en las Bases de Licitación.[pic 6]

Adjudicación: Acto administrativo fundado, por medio del cual la autoridad competente selecciona la propuesta de uno o más de los oferentes que participaron en el procedimiento de contratación.[pic 7]

Adjudicatario: Oferente al cual le ha sido aceptada una oferta o una cotización en un proceso de compras, para la suscripción del contrato definitivo.[pic 8]

Adquisición: Se refiere a la compra de bienes y de servicios que se requieren para el desarrollo de las funciones del CFT Estatal de la Región de Los Lagos.[pic 9]

Aplicación de Gestión de Contratos: Aplicación web, dispuesta en la plataforma de compras y contratación pública con el fin de registrar, gestionar y publicar los contratos de bienes y servicios que el CFT Los Lagos tiene vigente por sobre 1000 UTM.[pic 10]

Bases: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen el conjunto de requisitos, condiciones y especificaciones, establecidos por la entidad licitante, que describen los bienes y servicios a contratar y regulan el proceso de compras y el contrato definitivo, si es que se exigiese. Incluyen las Bases Administrativas y Técnicas.[pic 11]

Bases Administrativas: Documentos aprobados por la autoridad competente, que contienen, de manera general y/o particular, las etapas, plazos, mecanismos de consulta y/o aclaraciones, criterios de evaluación, mecanismos de adjudicación, modalidades de evaluación, solicitudes de garantías de seriedad de oferta y fiel cumplimiento, si es que existieses, y cláusulas del contrato definitivo y demás aspectos administrativos del Proceso de Compras.[pic 12]

Bases Técnicas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen de manera general y/o particular las especificaciones, descripciones, requisitos y demás características del bien o servicio a contratar.[pic 13]

Catálogo de Convenios Marco: Lista de bienes y/o servicios y sus correspondientes condiciones de contratación, previamente licitados y adjudicados por la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas, y puestos, a través del Sistema de Información, a disposición de las Entidades.[pic 14]

Certificado de Inscripción Registro de Proveedores: Documento emitido por la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas, que acredita que una determinada persona natural o jurídica se encuentra inscrita en el Registro de Proveedores o en alguna de sus categorías.[pic 15]

Certificado de recepción conforme: corresponde al documento que certifica que se recibieron en conformidad los bienes y/o servicios.[pic 16]

Contraparte Técnica de Contratos: funcionario/a de la unidad requirente, designado para tales efectos en las bases administrativas o términos de referencia; que participa desde el inicio del requerimiento vía solicitud de compra, hasta la supervisión total del contrato que incluye la recepción conforme del producto o servicio y la evaluación del proveedor.[pic 17]

Contrato de Servicios: aquel mediante el cual se encomienda a una persona natural o jurídica la ejecución de tareas, actividades o la elaboración de productos intangibles.[pic 18]

Contrataciones de Servicios o Compras Menores: son aquellas que permiten el cumplimiento normal de las funciones de la institución y, que por su cuantía, oportunidad y naturaleza son susceptibles de adquirirse mediante dinero en efectivo.[pic 19]

Contrato de Suministro de Bienes Muebles: aquel que tiene por objeto la compra o el arrendamiento, incluso con opción de compra, de productos o bienes muebles.[pic 20]

Convenio Marco: modalidad de compra que se traduce en una tienda electrónica en donde los compradores públicos pueden adquirir bienes y servicios, en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dichos convenios.[pic 21]

Documento en Garantía: instrumento financiero representativo de dinero que se exige para garantizar la seriedad de la oferta, el fiel cumplimiento de contrato y obligaciones laborales y previsionales, la correcta ejecución de la obra o el anticipo respectivos, en aquellos casos en que se contempla.[pic 22]

Documentos Tributarios: corresponde, entre otros, a boletas de ventas de bienes y servicios, facturas, notas de crédito y débito.[pic 23]

Entidad Licitante: cualquier organismo público regido por la Ley de Compras, que llama o invita a un proceso de compras.[pic 24]

Estado de Pago: documento que registra los abonos parciales que el CFT Estatal de la Región de Los Lagos efectúa al contratista a cuenta del valor total de la obra. En ningún caso se considerará esta suma como la aceptación por parte del mandante de la cantidad y calidad de obra ejecutada por el contratista y a la cual corresponde dicho abono.[pic 25]

Factura: documento contable y tributario en el que se detalla toda la información de un proceso de compra. La información esencial que debe contener corresponde a las mercancías suministradas o los servicios prestados indicando los precios de estos y, en caso de corresponder, el impuesto que procede pagar con ocasión de ellos, de acuerdo con las instrucciones emanadas desde el Servicio de Impuestos Internos (SII). Su recepción conforme da origen a la obligación de pago y puede ser cedida en conformidad con las normas de la Ley N° 19.983, que “Regula la transferencia y otorga mérito ejecutivo a copia de factura”.[pic 26]

Fondo para gastos por operaciones menores o fondo fijo: son recursos globales para operar en dinero efectivo, puestos a disposición de los funcionarios del CFT Estatal de la Región de Los Lagos, con póliza de fidelidad funcionaria de valores fiscales tramitada y autorizada, para efectuar operaciones menores.[pic 27]

Grandes Compras: Se denomina Gran compra a la adquisición a través del catálogo de Convenios Marco de un bien o servicio cuyo monto total es igual o mayor a las 1.000 UTM.[pic 28]

Licitación o Propuesta Privada: procedimiento administrativo de carácter concursal, previa resolución fundada que lo disponga, mediante el cual el CFT Estatal de la Región de Los Lagos, invita a determinados proveedores para que, sujetándose a las bases fijadas en un proceso licitatorio público anterior, formulen propuestas de entre las que selecciona y acepta la más conveniente para la institución.[pic 29]

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