Manual de procedimientos de compras y suministros
Enviado por Paola Andrea GUTIERREZ RODRIGUEZ • 21 de Marzo de 2020 • Informes • 1.234 Palabras (5 Páginas) • 290 Visitas
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y SUMINISTROS
Presenta:
Paola Andrea Gutiérrez Rodríguez
ID 000587176
Geidis Rosa Cera Berdugo
ID: 000589385
Tutor:
Cristian Camilo Parada Zuluaga
Corporación Universitaria Minuto de Dios
Bogotá D.C
2018
Tabla de contenido
OBJETIVO 3
ALCANCE 3
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS 3
APROBACION DE GASTO 3
GESTIÓN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS 3
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE COMPRAS 3
ORGANIGRAMA 4
PROCEDIMIENTO PARA LA ELECCION DE PROVEEDORES: 5
FLUJOGRAMA 6
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE MATERIALES SOLICITADO POR LAS FUERZAS MILITARES 7
FLUJOGRAMA DE MATERIAL MILITAR, ALIMENTOS,RECREACION, PAPELERA E INSUMOS 8
LOGISTICA Y TRANSPORTE [pic 2] | MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS | CODIGO | 00-20 |
FECHA | 01/02/2018 | ||
VERSION | 20 |
OBJETIVO
Determinar los criterios para seleccionar, evaluar y re-evaluar a los proveedores en función de su capacidad para suministrar bienes y/o servicios de acuerdo con los requisitos establecidos por las fuerzas militares, mediante un esquema que asegure estándares de calidad, eficiencia y oportunidad estableciendo relaciones que generen valor agregado a la institución.
ALCANCE
Aplica a los procedimientos para la adquisición de bienes y/o servicios a las zonas rurales
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS
Se describirán los procesos y procedimientos que se realizarán a la hora de hacer las compras, así mismo se evaluara a las partes involucradas con el fin de que su ejecución sea efectiva y de calidad.
APROBACION DE GASTO
Toda compra deberá ser verificada por las directivas para que estas sean aprobadas y autorizadas para su ejecución.
GESTIÓN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS
Aquí se describen los procesos que se llevaran a cabo para la adquisición de bienes o servicios de acuerdo a lo establecido y el tipo de solicitud.
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE COMPRAS
Este procedimiento aplica para las compras de bienes y/o servicios de todas las áreas solicitantes.
LOGISTICA Y TRANSPORTE [pic 3] | MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS | CODIGO | 00-20 |
FECHA | 01/02/2018 | ||
VERSION | 20 |
ORGANIGRAMA
[pic 4]
LOGISTICA Y TRANSPORTE [pic 5] | MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS | CODIGO | 00-20 |
FECHA | 01/02/2018 | ||
VERSION | 20 |
PROCEDIMIENTO PARA LA ELECCION DE PROVEEDORES:
A continuación, se describe el responsable y la descripción de la actividad periódica de logística que se realiza cada 3 meses.
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES | RESPONSABLE |
SOLICITUD DE CITACIÓN APROVEEDORES: 1-Por medio de correo electrónico se hace la solicitud a los proveedores, especificando el objetivo de esta, con un mínimo de 48 horas y donde se especifica el día, la fecha y la hora de la cita. NOTA: El pedido se generará cuando se cuente con la información suficiente y clara de lo que se requiere. | USUARIO SOLICITANTE |
CITACIÓN A PROVEEDORES: 1-Se hace citación a proveedores por medios de correo electrónico con información. | PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS |
REUNION O RECORRIDO CON PROVEEDORES: 1- Se confirma asistencia, dando información de los requisitos necesarios. 2- El departamento de compras asigna un representante para realizar el recorrido 3- Toma de asistencia | PROVEEDOR |
REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES: Durante la reunión y recorrido se da toda la información con especificaciones acerca del pedido al proveedor. | USUARIO SOLICITATE |
GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO): 1- se genera la solicitud (pedido) INDICANDO LAS ESPECIFICACIONES o características del bien o servicio, luego se procede a radicar en el departamento de compras como confirmado para ser firmado por quien corresponda y con vista y sello de presupuesto. | USUARIO SOLICITANTE |
REVISIÓN DEL SUMINISTRO: 1- se revisa el estado confirmado de la solicitud. 2- se confirman el sello de presupuesto, y la firma del director de compras para enviar confirmación de la solicitud. Todo vía correo electrónico 3- Es motivo de devolución al solicitante que los anteriores requisitos no se cumplan en la solicitud. | PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS |
SOLICITUD DE COTIZACIÓN: 1- Se consulta el correo para verificación del número de requisición generado y el número de suministro radicado. 2- Se envía a proveedores la cotización mediante correo electrónico. | PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTRO |
PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN: 1- Se hace revisión de la cotización de los productos enviada por correo. 2- La cotización se realiza y envía por correo en formato de cotización de productos y servicios mediante un archivo adjunto en formato institucional. | PROVEEDOR |
REVISION Y ANALISIS DE COTIZACIONES: 1- se revisa la cotización enviada por medio de correo electrónico. 2- Elaboración del cuadro comparativo con las cotizaciones recibidas de los proveedores, para la elección de la mejor opción. | PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS |
APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA: 1-Con los soportes de los autorizadores de gastos es aprobada la orden de compra. | JEFE DPTO DE COMPRAS |
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