EVALUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE LAS COMPRAS DE SUMINISTROS

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA[pic 1]

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA FUERZA ARMADA

DECANATO DE INVESTIGACION Y COORDINACION DE PREGRADO

UNEFA-DIP

EVALUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE LAS COMPRAS DE SUMINISTROS

(Caso: área de administración del Consejo Municipal Autónomo Independencia del Estado Bolivariano de Venezuela)

AUTOR:

                ALEXIS DIAZ                        CI. Nº  7.442.847

TUTOR (A)

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SANTA TERESA DEL TUY, NOVIEMBRE 2011

CAPITILO I

EL PROBLEMA

Generalidades

        El problema constituye una determinada realidad cuyas manifestaciones son insatisfactorias para un investigador en un momento dado, de manera que un problema es la formalización para un actor de una discrepancia entre la realidad constatada y una norma que el acepta o crea como referencia. En este sentido Stracuzzi y Pestana (2006) expresa que: “un problema surge de una determinada necesidad y constituye una dificultad que se nos presenta y que no puede ser resuelta automáticamente con nuestros conocimientos o mediante el uso de nuestro sentido común” (p.57).

De manera que el investigador debe ser capaz de dar una breve descripción del objeto de estudio, seguido por una serie de preguntas que ayuden a precisar lo que se pretende investigar. Para el caso objeto a estudiar, la problemática gira en torno a la evaluación de los procedimientos de control interno, de las compras y suministros en el área de administración del Concejo Municipal del Municipio Autónomo Independencia del Estado Bolivariano de Miranda.

Hoy por hoy ser competitivo y alcanzar la excelencia es más que un reto, una necesidad .Hoy cuando el fenómeno de la inflación ha hecho estragos en muchas economías del mundo, cuando cada vez resulta costoso crear y formar para las instituciones servicios de buena calidad, es cuando las mismas se ven obligadas a optimizar sus procesos y a minimizar sus costos.

Sin embargo es importante resaltar la función del departamento de  compras, el cual es responsable de gastar un gran porcentaje del presupuesto general de la organización y mantener un constante abastecimiento para el funcionamiento y las operatividad de la misma, por lo que se debe tener un control optimo y utilizar estrategias que conlleven a una mejor efectividad en las operaciones de compras de materiales y suministros.

        Todo esto con el fin, de mantener una visión globalizada de intercambio comercial de la organización por los proveedores, apegándose siempre a las políticas de la institución las propias del departamento de compras. Si se asume que el rol de mercadeo es estimular la demanda, del rol de la gestión de compras será precisamente satisfacerla. Debido a que, una organización que decide comprar material en lugar de hacerlo, necesita gestionar funciones de compra.

        En este sentido, la gestión de compras debe considerar múltiples factores, tales como costo de inventario y de transporte, disponibilidad de suministros, eficacia en las entregas y la calidad de los proveedores y los productos que ofrecen. Al respecto Montoya (2006) dice que: la función de compras es obtener un buen producto para satisfacer una necesidad (p.33). De lo anterior puedo inferir que, la función de compras se encargara de satisfacer los requerimientos y suministros de materiales en el tiempo preciso y con la más alta calidad.

        En cualquier caso, la gestión de compras debe ser capaz de captar proveedores adecuados, desarrollar su capacidad para producir y negociar relaciones aceptables. Asimismo, supone ocuparse de la disponibilidad a largo plazo de los suministros críticos o de alto precio. Por tanto, una fuente de suministro confiable es crucial para el éxito de la institución. Este enfoque se requiere cuando el valor monetario de las compras o los flujos del costo son significativos, tomando en cuenta que el área de compras consume de un 30 al 70% del presupuesto anual de la institución.

        Es por eso, que la gerencia de administración debe comprometerse a lograr cambios en la institución y revisar a fondo en que departamento debe recaer esta responsabilidad, es obvio que las compras afectan en grado sustancial los presupuestos asignados, sin olvidarnos que las necesidades y requerimientos de materiales han aumentado en los últimos años y muy especialmente, en recesión económica y con un alto porcentaje de inflación.

        Sin embargo, es preciso adecuar los funcionamientos administrativos del departamento de administración en lo que respecta a la Gestión de Compras y Suministros, a la realidad económica del país y de nuestros organismos gubernamentales y especialmente al Concejo Municipal del Municipio Autónomo independencia; para ello es necesario evaluar el proceso actual, ya que desde hace un tiempo viene presentando debilidades.

        Por lo tanto la Gestión de Compras la deben desempeñar personas expertas, preparadas, con amplios conocimientos de marketing y que conozcan la terminología propia de las compras, la empresa y el medio. Debido a que, una persona calificada debe tener una adecuada preparación y experiencia en el campo, y ser lo suficientemente hábil para resolver los continuos problemas que se le presentan y aprovechar las oportunidades.

        Tanto es así que, las empresas o instituciones que asignen funciones de compras a personas que desempeñan cargos orientados a otras actividades están propiciando resultados diferentes de los esperados a su labor. Debido a que los resultados se reflejan en pérdidas de oportunidades falta de control y seguimiento a los acuerdos con los proveedores, falta de conocimientos del medio y desconcentraciones continúas que el proveedor sabe aprovechar.

Planteamiento y Formulación del Problema

        Al respecto es importante mencionar que el Concejo Municipal del Municipio Autónomo Independencia, creado el 1° de enero de 1.969. Con el transcurrir del tiempo pasa a ser autónomo el 8 de mayo del 2005. Con la promulgación de la ley del Poder Publico Municipal. En el Municipio Independencia se encuentra ubicado en la Urbanización Las Flores, Calle las Margaritas, Quinta Crismar Nº 5. Santa Teresa del Tuy – Estado Bolivariano de Miranda. Rif. G-20006598-2. Teléfono 0239-5148944.

Concejo Municipal del Municipio Autónomo Independencia se dedica a legislar sobre las leyes que regula el ordenamiento jurídico del Municipio, cuyas funciones están establecidas en la Ley Orgánica del Poder Publico Municipal.

        Sin embargo es de resaltar, las debilidades que viene presentando el área de administración, con respecto a la Gestión de Compras, y los procedimientos de compras de materiales, el cual se pudo conocer a través de la entrevista sostenida con el administrador. Donde manifestó la no existencia de un departamento tipificado como compras, y por ende el personal encargado de la misma. Ya que quien ejerce el cargo de comprador es el administrador ayudado por el analista contable.

Lo que trae como consecuencia las funciones de compras no cuenten, con un adecuado sistema de información, que logre agilizar los procesos que permitan disminuir los costos, tiempo de entrega de los equipos y suministros de materiales que allí se tramitan.

        Lo cual puede ocasionar con frecuencia, que sacrifique la calidad cuando se hace necesario hacer compras precipitada, para evitar interrupciones en los procesos administrativos. Debido a que las compras planificadas permiten una mejor coordinación de esfuerzos en las funciones de compras y de almacenamiento, con las siguientes reducciones de costos indirectos. Al respecto es importante señalar lo que dice Gómez (2006) con relación a: Las funciones de compra, recepción contabilización y pago de las mismas; deben estar perfectamente segregadas, y asignadas a personas y dependencias distintas en las empresas u organización (p.421).

        De lo anterior se puede inferir que, para que haya un mejor control interno del proceso de compra, es importante que exista una persona completamente distinta y especializada para ejercer el cargo, y que el administrador ejercite la función de supervisar y controlar las actividades. Debido a que al no estar preparado en forma adecuada significa, simplemente, estar dispuesto a cometer errores que “cuestan sumamente caro” y a dar ventaja a la competencia. La negociación entre el comprador y proveedor es uno de los eventos que se repiten a diario en las empresas y es el área donde más errores se presentan y más oportunidades desperdician.

Sin embargo es importante señalar que, cuando una institución u organización invierte es para ganar no para perder utilidades o valores económicos, esto sólo hace que la compra no sea ni atractiva ni ventajosa para ninguna de las partes que intervienen en ella, dependiendo el tipo de organismo público en el caso del Concejo Municipal del Municipio Independencia, trabaja a través de un presupuesto y se trabaja en base a esto, lo cual no le permite adquirir otro ingreso si no solo el que se adquiere a través de situado constitucional.

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