Manuales De La Organizacioj

4.4.2 Tipos de Manuales

4.4.2.1De Organización, De departamentos, De políticas, De procedimientos, De puesto, Específicos

TIPOS Y REQUERIMIENTOS

Existen los manuales que son elaborados en tomos de hojas intercambiables y los que se consultan por pantalla. La elaboración cuidadosa de los manuales y su adecuada divulgación y control facilitan el éxito de la empresa en sus diferentes actividades, independientemente de que su elaboración sea en hojas o visibles en computadora.

Tiene como propósito describir los procesos de la empresa. Las rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en vigor.

El manual debe presentar una descripción detallada de las rutinas de trabajo, acompañada de los respectivos gráficos que faciliten su percepción y retención, y del modelo de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento.

Los manuales requieren de ciertas características que son:

• Satisfacer las necesidades reales de la empresa;

• Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación;

• Facilitarla localización de las orientaciones y disposiciones especificas;

• Diagramación que corresponda a su verdadera necesidad;

• Redacción simple corta y comprensible;

• Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios;

• Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones;

• Tener un proceso continuo de revisión y actualización;

• Facilitar a través del diseño, su uso, conversación y actualización; y

• Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.

4.4.2.1De Organización, De departamentos, De políticas, De procedimientos, De puesto, Específicos

MANUAL:

Documento que contiene información válida y clasificada sobre una determinada materia de la organización. Es un compendio, una colección de textos seleccionados y fácilmente localizables.

• MANUAL DE ORGANIZACIÓN:

Documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura, funciones y productos departamentales de una organización. Su contenido son organigramas y descripción departamental, de funciones y de productos.

Manual de Organización

DIRECTOR

• Ubicación Organizacional:

+ Ocupa el primer nivel dentro del organigrama, es el puesto de mayor jerarquía dentro de la organización.

• Coordinación:

+ Este puesto tiene coordinación con todos los demás puestos del organigrama.

• Descripción Genérica del Puesto:

+ Administra, coordina y supervisa todos los recursos de la organización (materiales, humanos y financieros), para alcanzar los objetivos propuestos por la empresa.

• Descripción Específica:

+ Lleva a cabo una junta periódica para la elaboración del "Plan General de Desarrollo Anual" de la empresa.

+ Participa en la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos, junto con el encargado del departamento de Administración y Finanzas.

+ Participa en la elaboración y modificación de los planes de estudio en unión con el departamento Académico.

+ Aprueba la elaboración de documentos mediante su firma tales como: Certificados, boletas y constancias de estudio.

+ Recluta y selecciona el personal necesario para la organización.

+ Vigila la asistencia y el comportamiento del personal, así como de los alumnos de la institución.

+ Colabora en la realización de las campañas publicitarias de la institución, junto con el departamento de Mercadotecnia.

+ Autoriza permisos y prestamos respectivos al personal académico, así como permisos a los alumnos.

• Definición de Manual de Políticas:

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.

Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones

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