Matriz De Funciones

En el grupo de procesos de iniciación del proyecto:

Adoptar las medidas necesarias para el éxito del proyecto SIM, resolver las diferencias que se presenten durante la ejecución y supervisar el cabal cumplimiento de los compromisos.

R C C C C C C C C C C C

Realizar las actividades de contextualización y sensibilización de los miembros del CASIM.

I I I I I R I I I I I I

En el grupo de procesos de planeación del proyecto:

Revisar el plan de gestión del proyecto presentado por el Contratista encargado del diseño, desarrollo e implantación del SIM, velando porque se encuentren documentadas todas las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar los subplanes de gestión del alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones, comunicando las observaciones necesarias al Supervisor del contrato.

I C R

Revisar el cronograma de actividades del proyecto, presentando las observaciones necesarias para que de forma conjunta con el Contratista encargado del diseño, desarrollo e implantación del SIM, se realicen los ajustes pertinentes.

C I C R C C C C

Estimar y gestionar los costos adicionales asociados al proyecto y comunicarlos oportunamente al Ordenador del Gasto de la Entidad.

C I C R C C C C

Revisar los indicadores de gestión definidos y comunicar al Supervisor del Contrato que ejecutará el diseño, desarrollo e implantación del SIM, las observaciones pertinentes orientadas a perfeccionar sus características.

I C R

Revisar el plan de comunicaciones presentado por el Contratista encargado del diseño, desarrollo e implantación del SIM, reportando al Supervisor sus observaciones.

I C R

Revisar las observaciones presentadas por el Asesor de Calidad del Proyecto, inherentes a temas de gestión de calidad y gestión de riesgos y adoptar las medidas preventivas o correctivas necesarias.

I C R

Presentar a la Gerencia del Proyecto las observaciones y recomendaciones pertinentes frente a la metodología de documentación de procesos utilizada en el Sistema de Información Misional - SIM.

I R

Comunicar a la Gerencia del Proyecto los resultados obtenidos en la verificación efectuada por los miembros del Subcomité de Apoyo Temático sobre la funcionalidad del SIM, expresada en los casos de uso.

R C I C C

Liderar la interacción de los miembros del Subcomité de Apoyo Temático del Proyecto, a efectos de mantener altos niveles de cohesión y rendimiento.

R C

Verificar el cumplimiento de los objetivos de carácter funcional y legal del SIM.

R C C C

Dar su visto bueno y poner a disposición de la Gerencia del Proyecto los informes presentados por los miembros del Subcomité, elaborados en cumplimiento de las funciones asignadas en la presente Resolución.

R C I

Revisar el alcance del esquema técnico, la arquitectura de software y en general todos los componentes de carácter técnico del proyecto y contrastarlos con los requerimientos definidos por la Entidad en los términos de referencia y demás documentos contractuales derivados de la Licitación Pública Internacional No. 11 de 2006, asegurándose que guarden coherencia e integridad funcional de acuerdo con las necesidades institucionales.

I R C

Definir previamente las políticas de seguridad informática que debe cumplir el Sistema de Información Misional, con base en los criterios previamente establecidos por la PGN.

I R C

Proponer la estrategia y/o plan de migración de datos.

I R C

Reportar a la Gerencia del Proyecto las observaciones y ajustes necesarios al alcance funcional del Sistema de Información Misional, expresado en los casos de uso definidos en los estudios previos del proyecto, en los términos de referencia y demás documentos contractuales de la Licitación Pública Internacional No. 11 de 2006.

I R C

Conocer todos los documentos del proyecto, incluidos los precontractuales, contractuales y poscontractuales derivados del trámite de la Licitación Pública Internacional No. 11 de 2006, verificando que la funcionalidad del SIM, expresada en los casos de usos, permita y facilite el cumplimiento de las funciones atribuidas a las diferentes áreas misionales de la Entidad.

I R C C

Presentar el informe correspondiente, con las observaciones, recomendaciones y validaciones necesarias al Líder del Subcomité.

I R

Verificar que el plan de calidad diseñado por el Contratista encargado del diseño, desarrollo e implantación del SIM, cuente con la integración de normas y estándares que aseguren a la Entidad la obtención oportuna e integral del producto, comunicando a la Gerencia del Proyecto las observaciones respectivas.

R I

Analizar el plan de gestión de riesgos definido por el Contratista encargado del diseño, desarrollo e implantación del SIM y hacer las observaciones que estime necesarias a la Gerencia del Proyecto.

R I

Identificar riesgos que no hayan sido contemplados por el citado Contratista y comunicarlos a la Gerencia del Proyecto.

R I

Hacer el análisis cualitativo de riesgos, estableciendo la prioridad de las acciones preventivas a ejecutar, evaluando y combinando su probabilidad de ocurrencia e impacto y comunicando oportunamente a la Gerencia del Proyecto los resultados de su gestión en esta materia.

R I

Hacer al análisis cuantitativo de riesgos en donde se examine numéricamente el efecto de los mismos en el cumplimiento de cada uno de los objetivos generales del proyecto e informar el resultado a la Gerencia del Proyecto.

R I

Verificar que el plan de respuesta o mitigación de riesgos incluya el desarrollo de opciones y acciones necesarias para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto y presentar a la gerencia del mismo las recomendaciones respectivas.

R I

En el grupo de procesos de ejecución del proyecto:

Dirigir la ejecución del proyecto, ejecutando el plan de gestión definido y propendiendo por el logro de las metas definidas en el alcance del proyecto.

I I I C C R I I I I I I

Coordinar la interacción de los miembros del CASIM, a efectos de mantener altos niveles de cohesión y rendimiento.

I I I I I R I I I I I I

Distribuir oportunamente la información relacionada con el trámite del proyecto a los directamente relacionados con el mismo.

I I I I I R I I I I I I

Distribuir oportunamente a los destinatarios que corresponda la información relacionada con los aspectos de su competencia en el proyecto.

C R R R R

Coordinar la interacción de los miembros del Subcomité de Apoyo Técnico del Proyecto, a efectos de mantener altos niveles de cohesión y rendimiento.

C R I

Coordinar la interacción de los miembros del Subcomité de Usuarios del Proyecto, a efectos de mantener altos niveles de cohesión y rendimiento.

C R I

Hacer seguimiento al proceso de migración de datos velando por su calidad.

I R I R

Realizar la homologación de tablas de datos (sistema anterior vs. sistema nuevo).

I R C

Hacer seguimiento y acompañar el proceso de realización de pruebas transitorias de funcionalidad, facilidad, calidad y desempeño.

I R I R

Analizar las solicitudes de los usuarios y proponer alternativas de solución a los problemas técnicos o nuevos requerimientos planteados.

I R C

Evaluar las alternativas dadas por el Contratista encargado del diseño, desarrollo e implantación del SIM en situaciones eventuales de decisión técnica y recomendar la que mejor se ajuste a las necesidades de la Entidad.

I R

Realizar la homologación de datos (sistema anterior vs. sistema nuevo).

I R

En el grupo de procesos de seguimiento y control del proyecto:

Verificar y controlar el avance del proyecto, a fin de identificar las variaciones efectuadas en el plan de gestión del mismo y adoptar las medidas correctivas, cuando sea necesario, para cumplir con los objetivos del proyecto.

I I I C C R I I I I

Analizar, conceptuar y dar visto bueno a los cambios de todo nivel, que deban efectuarse tanto a los productos esperados en el proyecto como a los entregables, y comunicarlo al Supervisor del contrato que ejecutará el diseño, desarrollo e implantación del SIM. Igualmente el Gerente del Proyecto deberá analizar y conceptuar sobre el cumplimiento parcial de las obligaciones derivadas del citado contrato asesorando al supervisor del mismo en este aspecto.

C C I C R C C C C

Comunicar al Supervisor del contrato que ejecutará el diseño, desarrollo e implantación del SIM, su concepto sobre la aceptación o rechazo de los productos y entregables del proyecto, previa verificación integral del cumplimiento de lo pactado.

I C R

Controlar los cambios efectuados en el cronograma del proyecto, adoptando las medidas necesarias para evitar

...