Movimiento normas

COBRANZAS

1. OBJETIVO

Alcanzar normas y procedimientos para proceso de cobranzas por EXALMAR S.A.A. para un mayor manejo operativo y funcionamiento del mismo.

2. ALCANCE

La normativa establecida en el presente Procedimiento alcanza a las Gerencias Centrales, tesorería, jefe de cobranzas, gerente de finanzas y contabilidad que son participantes en el procedimiento.

Este procedimiento regula desde el momento del reporte de vencimiento con el importe correspondiente hasta su el registro de dicha operación en el área de contabilidad.

3. RESPONSBILIDAD DEL PROCESO

El Área de finanzas es el responsable de liderar la evaluación de los procedimientos, a fin que se logre la eficiencia y la eficacia del mismo.

Entre sus responsabilidades como dueño del proceso descanta:

a) Convocar a los integrantes del área de cobranzas, a fin de evaluar el desarrollo de las actividades en el o los procedimientos para la administración de cobranza propiamente dicho.

b) Coordinar con las áreas involucradas en el proceso, a fin de asegurar la efectividad y eficiencia en el desarrollo del procedimiento, enfocada a una mejora continua.

c) Asegurar que el proceso este debidamente documentado y controlado.

d) Mantener la interrelación con los demás procesos de la organización.

COMITÉ

El comité del Proceso está conformado por:

 Gerencia de finanzas

-Jefe de Área cobranzas

-Jefe de Área de finanzas

 Gerencia de contabilidad

4. FINALIDAD

Optimizar el proceso de cobranzas para logra una correcto proceso de cobranzas a nuestros clientes.

5. VIGENCIA

El presente procedimiento rige a partir del día siguiente de su aprobación por la Gerencia General.

6. DEFINICIONES

a) COBRANZA.- En términos generales, por cobranza se refiere a la percepción o recogida de algo, generalmente dinero, en concepto de la compra o el pago por el uso de algún servicio

b) TESORERIA.- la tesorería es aquella área de la misma en la cual se gestionan y concretan todas las acciones relacionadas con operaciones de tipo monetario.

c) FINANZAS.- el término finanza proviene del francés finance y se refiere a la obligación que un sujeto asume para responder de la obligación de otra persona. El concepto también hace referencia a los caudales, los bienes y la hacienda pública.

d) CONTABILIDAD.- el Concepto de Contabilidad como: Ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la toma de decisiones sobre la actividad.

e) DEUDOR.- Posee jurídicamente la calidad de deudor, quien se halla comprometido al pago o cumplimiento de una prestación, nacida ya sea de un contrato, de un delito o por imperio de la ley.

f) VENCIMIENTO.- El vencimiento es la fecha en la que una obligación plazo llega a su fin. Aunque el término se utiliza en diversos ámbitos, como puede ser la producción y el consumo, el entorno académico y muchos otros, en economía vencimiento hace referencia a la fecha de pago de una obligación financiera.

g) CLIENTE.- Del latín cliens, el término cliente permite hacer mención a la persona que accede a un producto o servicio a partir de un pago. La noción suele estar asociada a quien accede al producto o servicio en cuestión con asiduidad, aunque también existen los clientes ocasionales.

h) RECIBO DE INGRESOS.- Es un documento que sirve para Registrar todos los ingresos de dinero en efectivo., Conocer cuánto dineros y porque concepto ingresa.

i) CHEQUE.- Un cheque es una orden de pago puesta por escrito que permite a la persona que lo recibe cobrar una cierta cantidad de dinero que está estipulada en el documento y que debe estar disponible en la cuenta bancaria de quien lo expide.

j) DINERO.- El dinero cumple con tres características básicas: se trata de un medio de intercambio, que es fácil de almacenar y transportar; es una unidad contable, ya que permite medir y comparar el valor de productos y servicios que son muy distintos entre sí; y es un refugio de valor, que posibilita el ahorro.

7. NORMAS GENERALES

7.1. La cobranza es responsabilidad del área de finanzas conjuntamente con tesorería de EXALMAR S.A.A. ya que ellos disponen de sus normas de organización interna.

7.2. Los Procedimientos de cobranza deben ser anticipados y planificados deliberadamente de modo que sigan una serie de pasos o etapas en forma regular y ordenada, porque el propósito de un buen procedimiento de cobranza es la maximización del cobro y minimización de las pérdidas de cuentas por cobrar.

Pero a fin de lograr prontitud y regularidad en los pagos, se recomienda dar los siguientes pasos preliminares para establecer un procedimiento adecuado de cobranza:

Todo procedimiento de Cobranza tiene cuatro etapas tradicionales conocidas: el recordatorio, exigir respuesta, la insistencia y finalmente la acción drástica.

7.3. El Recordatorio, este primer caso es de carácter preventivo, puesto que se realiza con fechas anteriores a aquellas en que el deudor debe efectuar el pago puesto que su finalidad es prevenir casos de mora en el pago.

La práctica común, tanto en organizaciones, convienen en enviar al cliente un AVISO DE VENCIMIENTO o un ESTADO DE SITUACIÓN de la cuenta, en la cual figuran detalladamente los distintos montos que registran el total adeudamiento. Tales estados sirven como recordatorios y dan al cliente la oportunidad de verificar su exactitud y conformidad de las deudas que tienen pendientes de cancelar.

Este aviso debe ser moderado e impersonal, dándole al cliente la sensación que no ha sido individualizado, sino que está recibiendo idéntico trato como a todos los demás clientes que se encuentran en esa situación

De igual forma, este aviso debe mandarse aún en el caso de que el cliente estuviese al día en sus pagos, por una razón de precaución o para reforzar el control de la cobranza. Se incluye en esta calificación al TALONARIO DE CUPONES, que también es usado frecuentemente por empresas cuya necesidad les permite tener mayor control de sus avisos de vencimiento.

Para clientes no locales este aviso debe ser enviado a tiempo, eligiendo la vía más rápida y segura. El uso de “Courier” o contratar empresas de mensajería son las más apropiadas para este servicio.

Uno de los requisitos esenciales de un procedimiento de cobranza es la prontitud con que se entrega o remite el primer aviso, así como conseguir su atención al requerimiento de pago, si estas actitudes captan la intención de deudor, entonces obtendremos una respuesta rápida a nuestro requerimiento.

Pero la técnica más recomendable para clientes locales, son las llamadas telefónicas porque demandan atención, hace que la persona requerida suspenda sus actividades y permite conseguir respuestas rápidas, además de concluirse con facilidad, establece una relación personal y privada.

7.4. Exigir Respuestas, los deudores que no reaccionan ante el primer aviso deberán ser automáticamente objeto del siguiente paso; al cabo de un determinado número de días (de 3 a 5 días después de la fecha de vencimiento); por medio de cartas de cobranza y llamadas telefónicas mas insistentes, no sólo se recordara al deudor que esta en mora, sino también se le solicitará una respuesta del porque de su tardanza en el pago de su deuda.

El tono seguirá siendo amable y cortés, pero con la salvedad de que ya hubo un primer aviso. De todos modos es lógico suponer que existe algún motivo justificado o injustificado a la falta de pago, como por ejemplo, iliquidez transitoria, llegada tarde de la mercadería pocas perspectivas de ventas, etc.

El objeto principal de esta segunda etapa es provocar alguna reacción del deudor, con el fin de averiguar la demora en el pago y así tratar de dar alguna solución al problema presentado. Se recomienda, en caso de que el cliente sea local, después de enviar el segundo recordatorio, que el cliente sea visitado por el cobrador.

Posteriormente si este no responde a las cartas enviadas, se le hace recordar por medio de diferentes instrumentos de cobranza; que su cuenta se ha vencido y que su requerimiento al cumplimiento de la deuda es urgente.

7.5. Insistir en el Pago, Si los anteriores pasos fracasan, la cobranza pasa a una etapa de insistencia o persecución. Este procedimiento busca ejecutar un programa de acciones sucesivas para aplicarse a intervalos regulares según sea que el deudor no responda a los esfuerzos de cobranza. En este caso la actitud será distinta, porque a estas alturas ya puede sospecharse que el cliente tiene mala voluntad o que no tenga intenciones de cancelar la deuda; por lo tanto se justifica una actitud más drástica en las acciones de cobro; Este paso puede comprender diversos intentos de apercibimiento, severidad y puede insistirse mediante.

- Teléfono.

- Cartas Notariales.

- Vistitas del Jefe de Cobranzas.

Un proceso de confrontación severa por parte del Jefe o Encargado de Cobranzas puede ayudarnos a tener una idea del comportamiento y las actividades del deudor. Si el crédito fue dado con Fianza o Aval, la persecución se efectúa para ambas partes. Se recomienda que el resultado de estas acciones sean comunicada a la Gerencia para prever las acciones correspondientes.

7.6. Adoptar Medidas Decisivas, en el caso de fracasar los anteriores pasos, se debe tomar una medida decisiva o drástica. (vencidos los diez días después de la ultima notificación por escrito). En el ínterin de tiempo es recomendable que se haga un último análisis de la situación del cliente antes de tomar decisiones drásticas.

Los deudores que no responden satisfactoriamente a la presión de las gestiones antes detalladas, pueden ser clasificados en dos grupos:

• Primer grupo

Se hallan incluidos aquellos deudores que están dispuestos a pagar, pero que se encuentran imposibilitados de hacerlo a corto plazo, (iliquidez transitoria). En este caso es recomendable prestarles asistencia, permitiéndoles pagos parciales y prórrogas incluida una reprogramación de su deuda si el caso lo amerita.

• Segundo grupo

Se hallan aquellos deudores que estando en condiciones de pagar no lo hacen o se resisten a hacerlo. En este caso la empresa puede tomar la decisión de pasar la deuda a un abogado especialista, un gestor de cobranza o al asesor legal si la empresa lo tuviera. Las acciones inmediatas serán sobre la cobranza judicial o extrajudicial (Cobranza Judicial).

Si existiera un contrato que lo permita, como ocurre en las ventas a plazos (con retención de propiedad), quizás convengan ejecutar el cobro mediante embargo preventivo o entrega de los bienes según cláusulas establecidas.

No es posible establecer normas generales de cobranza para todo tipo de clientes sean estos naturales o jurídicos por lo que se recomienda elaborar un reglamento operativo y dinámico de cobranza para cada tipo de negocios que requieran una cobranza efectiva y sobre todo preventiva, tal como lo señalamos en el punto anterior.

8. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

8.1. El departamento de cobranzas prepara diariamente listados computarizados de facturas pendientes de cobro, debidamente ordenadas por fechas de vencimientos, el cual se remite a Tesorería y Contabilidad

8.2. Asimismo, el Departamento de Cobranzas semanalmente prepara listados con detalles de la deuda de cada cliente ordenando por fechas de vencimiento, el cual se remite a Gerencia de Ventas y Contabilidad.

8.3. El cliente es la persona principal en este proceso por lo cual, se le debe de dar un trato adecuado, donde se le brindara información acerca de la política de cobranza de EXALMAR S.A.A. para que no allá mayores altercados con respeto a las relaciones entre empresa y cliente.

8.4. El área de Tesorería, es la pieza fundamental en el proceso de cobranza ya que este órgano es el que nos informa sobre los posibles vencimientos de las letras de los clientes vencidas, es un órgano que también emite los recibos por cobrados y por cobrar, emitiendo los informes y copias para el departamento de finanzas.

8.5. El departamento de finanzas, órgano máximo de toda esta labor, es el que supervisa a tesorería y da las pautas para el trabajo adecuado, luego de esto es el que recepciona los documentos de tesorería para registra y elaborar un informe de los cuentas por cobrar.

8.6. Contabilidad, es otro órgano que procesa información para sus estados financieros, es el que da el visto bueno a los Boucher de los depósitos de los clientes después de la área de tesorería y registra en sus libros según sea el caso.

9 PROCEDIMIENTOS

9.1.- El departamento de Cobranza Descripción de Procedimientos de Cobranzas:

9.1.1.- El cliente se presenta a Tesorería con su calendario de pagos. El tesorero verifica en el programa computarizado el importe y vencimiento de la deuda.

9.1.2.- El Tesorero recepciona el dinero o cheque y expide un recio de ingresos pre numerado en original y 2 copia; el original para el cliente, la primera copia para su archivo y la segunda copia la retiene transitoriamente.

9.1.3.- El Tesorero en base a la copia de recibo de ingreso prepara un listado computarizado de ingresos, en original y 2 copias (detalla los recibos de ingresos emitidos). El original del listado conjuntamente con la segunda copia de recibo de ingresos lo remite al Departamento de Cobranzas para su registro computarizado y archivo definitivo de los recibos de ingresos. La 1º copia del listado conjuntamente con el recibo de ingresos lo remite a contabilidad y la 2º copia del listado de ingresos lo archiva.

9.1.4.- Contabilidad registra a fin de mes las cobranzas estableciendo el saldo por cobrar y posteriormente emite reportes y estados financieros mensuales.

FLUJOGRAMA DE COBRANZAS

CLIENTE: TESORERÍA GERENTES DE FINANZAS (COBRANZAS) CONTABILIDAD

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