ORIGEN Y USO DE LA CUENTA: herramienta para el registro contable

ORIGEN Y USO DE LA CUENTA: herramienta para el registro contable

A través de la historia, ha sido necesario el uso de alguna herramienta para realizar el registro de los hechos contables. Para efectos de la presente investigación, se hará mención a cuatro momentos significativos en la contabilidad, particularmente con el uso de la cuenta como herramienta. En tal sentido, se hará un resumen de los siguientes momentos: hacia los 8.000 años a.C., cuando se tiene indicio de los primeros registros contables; cerca de los 3.500 años a.C. cuando se cambia la forma de registro de la mercadería; hacia los 3.300 años a.C. cuando surge la escritura y comienza a usarse para el registrar los actos relacionados con la contabilidad; y finalmente, para el año 1975 de nuestra era cuando inicia la revolución tecnológica y se masifica el uso de los equipos de computación y los diferentes software contables.

En Mesopotamia, hacia los 8.000 años a.C, el hombre comenzó su vida sedentaria y a agruparse. En ese momento, tuvo la necesidad de registrar los productos agrícolas que de algún modo producía así como sus excedentes, especialmente de granos y ganado. Para llevar el control del intercambio de la mercancía, se hizo uso de pequeñas fichas de arcilla de múltiples formas, las cuales se constituyeron en la evidencia más primigenia de la contabilidad. En este sentido, Suarez y Pinilla (2004) plantean que para la época, los sistemas contables llevados a través de fichas lograron satisfacer las necesidades de registro que se requerían para controlar la comercialización de la producción agrícola excedente. Ya para los años 3.500 a.C., se conoce del uso de “fichas contables complejas”, caracterizadas por múltiples formas nuevas o muescas distintas. Se dice que, a diferencia de las fichas anteriores, éstas eran usadas para representar productos terminados, tales como pan, aceite, perfumes, lana, sogas, y artículos producidos en talleres, como utensilios en metal, brazaletes, clases de paños y vestidos. Cerca de los años 3.300 a.C., nació la escritura. Hernández (2010), señala que “la escritura nació precisamente para satisfacer las necesidades de llevar las cuentas y de guardar las memorias de los hechos económicos” (p.15). La escritura cuneiforme se usó durante un período de unos 3.400 años (desde los 3.300 a.C. hasta 100 años d.C.); sin embargo, pese a su existencia, continuó usándose las fichas para el registro de las cuentas por su sencillez para quien realizaba el registro. También, posiblemente la razón de esta situación fue la que planteó Ferreiro (1997), al expresar que desde que se inventó el alfabeto, hasta aproximadamente un siglo después de Cristo, se desconocía que hubiese un proceso de alfabetización y por tanto, se estima que tan solo el 20% de los hombres urbanos estaba alfabetizado. Según lo planteado por Seri (2014), si se quiere observar a la contabilidad desde la ciencia, se puede decir que ésta tuvo su primera manifestación escrita en los trabajos de Benedetto Contrugli Rangero. Este científico, humanista, comerciante, economista y diplomático, nativo de Dalmacia y radicado en Nápoles, en 1458 escribió del comercio y del comerciante perfecto (Della mercatura et el mercante perfetto). Posteriormente, en el año 1494, Luca Paccioli publica en Venecia el libro Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni e Proportionalita, donde se describen los métodos contables empleados por los comerciantes venecianos. El mayor aporte que se atribuye a Luca Paccioli es el establecimiento de la teoría de la partida doble para registrar los hechos contables, teoría que actualmente permanece vigente. Igualmente, una vez iniciado el uso de la escritura para el registro de la contabilidad, la cuenta, tal y como se conoce, se ha mantenido a lo largo del tiempo. Ahora bien, un nuevo acontecimiento mundial marca un cambio significativo para el hombre y las organizaciones. Silveira (2005) argumenta que el surgimiento de la revolución tecnológica que se produjo hacia la década de los 70’s permitió el uso masivo de las tecnologías de la información, los equipos de computación y los software que se desarrollaron para llevar adelante los procesos a través de los sistemas computarizados. En esta época, se produjo el avance de las comunicaciones y la masificación del uso del internet. Producto de la necesidad de adaptarse y hacer uso de las nuevas tecnologías de la información disponible en el mercado, la disciplina de la contabilidad dio un vuelco a los procedimientos que hasta ahora había utilizado en el registro de los hechos contables realizados en forma manual. En tal sentido, tuvo que a dejar de usarse la cuenta tal y como se había venido utilizando y conocido hasta entonces para dar uso a un nuevo lenguaje que se adaptara a las nuevas tecnologías; en consecuencia, la cuenta pasa a ser representada por un código numérico que la identifica, dado que uno de los requerimientos necesarios para el uso de las nuevas tecnologías consiste en codificar, de alguna manera, la información a procesar. A partir de ese momento y con la adecuación del nuevo lenguaje codificado, las entidades hicieron uso de los sistemas computarizados para registrar los hechos contables y emitir los reportes financieros.

El sistema de contabilidad general puede definirse como un sistema de información consistente de un conjunto de elementos, lógicamente organizados e interrelacionados entre sí, tales como: cuentas, libros, formas, asientos y reportes financieros y operativos; los cuales, mediante una acción coordinada, conllevan a la obtención de la información contable, para la toma de decisiones. En él, la cuenta representa el elemento esencial por cuanto es el insumo que lo nutre para poder procesar la información contable y emitir los informes siempre que, según Herz (2015), las operaciones se registren en las cuentas correspondientes a su naturaleza. Romero (2014), define el catálogo de cuentas como “una lista ordenada de cuentas, esto es, un listado de las cuentas que en un momento determinado son requeridas para el control de las operaciones de una entidad quedando sujeto, por ende, a una permanente actualización” (p. 289). Según Uribe (2016), un catálogo de cuentas debe contener una “relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas y costos de producción o de operación, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación” (p. 93) Para Rincón, Lasso y Parrado (2012), el Plan Único de Cuentas “es un instrumento concebido para armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la economía colombiana, cuyo fundamento legal encuentra asidero en la norma técnica de clasificación de los hechos económicos” (p. 31). Para el diseño de un catálogo de cuentas se debe considerar que el plan de cuentas es una herramienta, no un requerimiento técnico; por tanto, no debe convertirse en una limitante para los preparadores y usuarios de la información financiera que se origina como consecuencia de la existencia de un código o un concepto. Por el contrario, éstos deben tener la posibilidad de incluir en el plan, los códigos, descripciones y dinámicas necesarias, para reconocer e interpretar sus hechos económicos.

CODIFICACIÓN DE DATOS

 La automatización de las operaciones contables requiere que el contador de una empresa, defina previamente el método de codificación a utilizar por cada uno de los sistemas administrativos y contables que pondrán en funcionamiento en la compañía. Así, el sistema de codificación para un catálogo de cuentas será distinto al utilizarlo para una lista extensa de los ítems de inventarios pero debe estar relacionado con él. Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letras y/o números, elementos de conjunto o subconjunto y los relacionan a otros elementos del mismo conjunto o subconjunto. El funcionamiento efectivo del sistema contable sería imposible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de alguna forma.

Características Básicas de un sistema de Codificación:

 Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características mínimas, a fin de que sea adoptado como método de procesamiento para la información.

Dentro de estas características podemos encontrar:

 Precisión del Código: significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola codificación correcta para cada elemento de un conjunto. Ejemplo, a cada persona que habrá una cuenta en el banco, debe asignársele un solo código y este debe ser único para esta cuenta, por lo que podrá ser utilizado en otra cuenta que abra el mismo cliente, o para otro cliente. Flexibilidad: significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso de que de necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presenten en los códigos contables, es la falta de flexibilidad de los códigos asignados, al no tomar en cuenta las operaciones futuras de la empresa. Conciso: este establece que no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia al momento de identificar un elemento dado, es decir, cada elemento del código debe ser identificado claramente y que no se preste a confusión. Significativo: para que un código se considere significativo, debe indicar alguna característica diferencial de los elementos que se están codificando. De esta forma, se podrán distinguir o identificar por el código, la transacción que se está procesando.

Operabilidad: la operatividad de un sistema de codificación implica que los códigos definidos puedan ser manejados fácilmente por un sistema mecanizado de cómputo. Debe tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente códigos que sean de fácil operatividad. Sistema de Codificación

Hasta ahora se han visto las características que deberían tener los diferentes métodos de codificación y sus correspondientes códigos. Estos métodos son:

• Secuencial: que consiste en la asignación consecutiva de un número a una lista de elementos a partir de un número predeterminado. (Ventaja: es útil en lista corta; desventaja: no se pueden formar grupos para clasificar los elementos).

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