Objetivos y clasificación de los manuales

MANUALES.

Los manuales son documentos que contiene información ordenada y sistematizada de la empresa.

Estos documentos reúnen información organizada para crear sistemas que ayuden a entender cómo funciona una organización, sus procedimientos, sus áreas de trabajo y sus operaciones, mediante la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y los puestos responsables de su ejecución. Los manuales muestran una visión general de cómo está formada la organización y explican de forma detallada cómo deben realizarse correctamente las actividades de cada puesto,  lo que se espera de él en la realización de sus funciones, para hacer frente a los retos y cumplir adecuadamente con los objetivos organizacionales.

Objetivos de los manuales.

-Sistematizar información de la empresa, lo que significa que organizan y ordenan la información importante sobre cómo funciona la empresa.

-Informar sobre diferentes aspectos de la empresa como son su historia y evolución, su estructura orgánica, objetivos, políticas, sus procesos, etc.

-Servir como guía de consulta para capacitar personal y mejorar eficiencia.

-Estandarizar los procesos, funciones y actividades de cada área o persona.

-Cubrir requisitos de certificación ISO, los manuales apoyan a la empresa a cumplir con los requisitos de las normas ISO, ya que ofrecen orden, claridad y control sobre los procesos.

Clasificación de los manuales administrativos.

1. Por su naturaleza

Microadministrativos: Los manuales microadministrativos son documentos que contienen información exclusiva y específica de una sola empresa, o incluso de una sola área o departamento dentro de ella.

Se enfocan en describir y regular actividades, procesos, estructuras, funciones y políticas internas, sin considerar aspectos de otras organizaciones o del entorno externo.

¿Qué puede contener un Manual Microadministrativo?

Objetivo del área

Organigrama parcial del departamento

Descripción de funciones y puestos del área

Procedimientos internos detallados

Instructivos de trabajo

Políticas internas aplicables a esa área

Indicadores de desempeño específicos

EJEMPLO

Una empresa industrial dedicada a la fabricación de autopartes tiene un departamento de almacén que gestiona la recepción, almacenamiento y despacho de materiales.

Contenido del manual microadministrativo:

1. Objetivo del Departamento de Almacén

• Garantizar el control y flujo eficiente de materiales e insumos necesarios para la producción.

1. Organigrama del Área

• Jefe de almacén, auxiliares, encargados de inventario, personal de carga y descarga.

1. Descripción de Puestos

• Tareas específicas de cada puesto (recepción, codificación, inventario, despacho).

1. Procedimientos Internos

• Procedimiento para recibir materia prima
• Registro y etiquetado de materiales
• Control de inventarios (conteos cíclicos, inventarios físicos)
• Procedimiento para entregar materiales a producción
• Manejo de materiales caducos o dañados

1. Políticas Internas

• Solo personal autorizado puede ingresar al almacén
• Todos los movimientos deben registrarse en el sistema ERP
• Los materiales deben ser colocados siguiendo la política FIFO (First In, First Out)

1. Formatos y Documentos

• Formato de entrada de materiales
• Bitácora de inventario
• Formato de solicitud de materiales

Este manual contiene toda la información relacionada con el funcionamiento interno del almacén. Por ejemplo, incluye el objetivo del área, que es garantizar el control y flujo adecuado de los materiales e insumos necesarios para la producción. También describe la estructura del departamento, con los diferentes puestos como el jefe de almacén, los auxiliares, y el personal de carga y descarga.

Además, detalla los procedimientos que se siguen dentro del almacén, como la forma correcta de recibir la materia prima, cómo se registra y almacena, cómo se llevan los inventarios, y cómo se entregan los materiales a producción. También especifica las políticas internas, como que solo el personal autorizado puede ingresar al almacén, o que se debe seguir cierto método para organizar los productos.

Este manual puede incluir también formatos de trabajo, como el formato para la entrada de materiales, las bitácoras de inventario y las solicitudes internas de materiales.

Es un manual microadministrativo porque se enfoca únicamente en un solo departamento dentro de una empresa, y está hecho específicamente para regular cómo trabaja ese equipo.

Macroadministrativos: Un manual macroadministrativo es un tipo de manual que se utiliza en corporativos o grupos empresariales donde existe más de una empresa involucrada. A diferencia del manual microadministrativo, que solo se enfoca en una empresa o área, el macroadministrativo incluye información y lineamientos que aplican a varias empresas que forman parte de un mismo grupo corporativo, o que están relacionadas entre sí.

Contenido de un manula macroadministrativo.

Este tipo de manual contiene temas generales que deben seguir todas las empresas del grupo, como:

La estructura organizacional del corporativo completo

Políticas corporativas comunes (por ejemplo, en recursos humanos, finanzas, calidad, compras)

Normas y procedimientos generales que deben aplicar todas las empresas del grupo

Objetivos y misión del grupo empresarial

Relaciones entre las empresas (por ejemplo, cómo una empresa del grupo le compra a otra, o cómo comparten recursos).

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