PROCEDIMIENTO DE FACTURACION

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos a seguir durante la facturación de los productos que comercializa SACSA.

1. ALCANCE

Aplica a todo el personal involucrado en el proceso de facturación de productos SACSA.

1. DEFINICIONES

• Devolución: Mercancías devueltas por clientes, ya sea por ser defectuosas, por no cumplir condiciones pactadas, por sobrante.
• Bonificación: Cantidad que se descuenta de lo que una persona debe pagar.
• Depósitos salvo buen cobro: Cheque con leyenda “Salvo buen cobro”, que, al depositarlo en el banco, el importe no se refleja al momento. En máximo dos días sabremos si el banco lo rebotó por no tener recursos, o si es válido.

1. RESPONSABILIDADES

• Es responsabilidad de todo el personal involucrado en la comercialización de los productos apegarse a lo descrito en el presente procedimiento.
• Es responsabilidad del administrador de ventas la correcta y oportuna facturación de los productos que comercializa SACSA.
• Es responsabilidad del Asesor de ventas gestionar la autorización de devoluciones o bonificaciones vía correo electrónico al Coordinador de Ventas o Gerente de Protección al Cultivo según corresponda.
• Es responsabilidad del Administrador de Ventas la correcta y oportuna aplicación de pagos y notas de crédito.
• Es responsabilidad del Administrador de Ventas el resguardo de los documentos que integran el expediente de cartera.
• Es responsabilidad del coordinador administrativo proporcionar al administrador de ventas el FO-SFA-05 Aplicación de saldos a favor los miércoles.

1. DESARROLLO

1. Cotizaciones

Las cotizaciones pueden ser entregadas únicamente a través de un asesor de Ventas.

Las cotizaciones pueden ser generadas de contado o a crédito, en ambos casos el Administrador de ventas debe validar que el cliente se encuentre dado de alta en sistema ERP; en caso de no estarlo deberá informar al Asesor de Ventas para que este gestione la documentación al cliente y realice el trámite necesario con el Jefe de Crédito y Cobranza.

Nota:

• Cuando se trate de una cotización a crédito y el cliente no cuente con una línea de crédito disponible; el Asesor de Ventas asignado deberá realizar el trámite de acuerdo con lo establecido en el PC-GCC-01 Ventas a crédito.

Una vez aceptada la cotización, el Administrador de Ventas procede con la elaboración de la factura.

1. Facturación

1. Facturación Ventas de Contado

Las facturas de contado deben ser elaboradas únicamente cuando el administrador de ventas cuente con el efectivo o voucher por cobro con tarjeta bancaria.

Toda factura pagada por medio de un cheque, transferencia (salvo buen cobro), no deberá ser emitida de contado si no de crédito ya que, para la aplicación de estos depósitos, primeramente, se debe validar con el departamento de tesorería, el ingreso del efectivo a las cuentas bancarias de SACSA.

1. Facturación Ventas de Crédito

Las facturas a crédito pueden ser elaboradas únicamente cuando el cliente cuenta con una línea de crédito activa.

Para las ventas a crédito en piso gestionadas por el asesor de ventas, el Administrador de Ventas deberá:

1. Imprimir el pagare, la versión original de la factura en hoja membretada y una copia de la factura.

1. Entregar al asesor de ventas la factura original y el pagare para que recabe las firmas del cliente.
2. Entregar al Asesor de Ventas la copia de la factura para que la entregue al cliente.

Una vez recabada la firma del cliente, el asesor de Ventas debe entregar al Administrador de Ventas los documentos para el resguardo de cartera en el expediente del cliente.

Nota:

• Toda factura y pagare que sea entregada al Asesor de Ventas para recabar la firma del cliente deberá ser anotada en la FO-SFA-06 Bitácora de facturas y pagare pendientes de firma, para soporte. Los documentos deben ser devueltos al administrador en los tiempos establecidos en la PC-GCC-01 Ventas a crédito.
• En caso de un pago de cliente con cheque o mediante un comprobante apócrifo, el asesor de ventas asignado deberá contactar al cliente para solicitar nuevamente el pago.

Para las ventas a crédito en piso gestionadas por el cliente, el Administrador de Ventas deberá:

1. Imprimir el pagare, la versión original de la factura en hoja membretada y una copia de la factura.
2. Pedir al cliente firme la factura original y el pagare para resguardarlos en el expediente como soporte de cartera.
3. Entregar al cliente la copia de la factura.

1. Entrega de Producto

Una vez emitida la factura; el Administrador de Ventas solicita al almacenista entregue el producto facturado al cliente o Asesor de Ventas de ventas correspondiente de acuerdo con lo establecido en el PC-SFA-02 Control de inventarios.

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