PROCEDIMIENTO DE FACTURACION

1.        PROCEDIMIENTO DE FACTURACION

1.-         Por las ventas realizadas y con base en la copia 3 de la remisión la secretaria de ventas elaborara la factura en original y 5 copias.

2.-         Se recabara la firma del cliente en el original y la turnara al encargado de crédito y cobranza junto con la copia 1 para control de saldos por clientes. La copia 2 será anexada a la contabilidad amparando el registro de venta, la copia 3 la conservara informática para su control de estadísticas, la copia 4 servirá para la elaboración de ventas diarias a través del departamento de ventas, la copia 5 la archivara el departamento de contabilidad o se entregara al cliente en caso de venta a crédito.

3.-         El encargado de crédito y cobranza conservara la factura original en tanto no sea pagada por el cliente por lo que respaldara el saldo por cobrar en registros contables.

Original                Crédito y cobranza

Copia 1                Crédito y cobranza

Copia 2                Contabilidad

Copia 3                Informática

Copia 4                Ventas

Copia 5                Cliente.

1-A.-        PROCEDIMIENTO DE REMISIÓN (Ventas a crédito)

1.-         La secretaria de ventas o auxiliar  de ventas procederá a elaborar la remisión en original y cuatro copias, la cual turnara al encargado de crédito y cobranza.

2.-         El encargado de crédito y cobranza autorizara la remisión si se cumplen las políticas correspondientes a operaciones de crédito (limites de crédito, antigüedad de saldos, etc.).

3.-        Una vez autorizada y para que pase a recibir los productos entrega el original y la copia 2, 3 y 4 al auxiliar de ventas.

4.-         El original lo conservara el almacenista para soporte de autorización de salida del producto, la copia 1 la manejara el departamento de crédito y cobranza para su control de ventas a crédito, la copia 2 a contabilidad para su control de facturación. La copia 3 será la base para la elaboración de facturas del departamento de ventas, la copia 4 es para el cliente para poder recoger su pedido.

Original                Almacén

Copia 1                Crédito y cobranza

Copia 2                Contabilidad

Copia 3                Ventas

Copia 4                Cliente.

2.-        PROCEDIMIENTO  PARA NOTA DE CRÉDITO

1.- Cuando exista una rebaja, bonificación o devolución s/ venta que modifique el importe facturado se deberá elaborar una nota de crédito en original y tres copias a través del encargado de crédito y cobranza.

2.- El encargado de crédito y cobranza informara al gerente general para que este autorice  dejando su evidencia en el formato de la nota de crédito.

3.- El encargado de crédito y cobranza entrega el original al cliente, la copia 1 a contabilidad, la copia 2  la archivara el departamento de ventas para respaldar sus estadísticas de ventas y la copia 3  la archiva el encargado de crédito y cobranza para proceder a registrar en saldos de cliente.

Original        Cliente

Copia 1        Contabilidad

Copia 2        Ventas

Copia 3        Crédito y cobranza

3.        PROCEDIMIENTO DE REQUISICIÓN

1.-         Cada que los diversos departamentos necesiten de materiales o activos que no se encuentren en el almacén elaboraran el formato de requisición en original y dos copias.

2.-         Entregaran la requisición a la secretaría de la Gerencia General para que ésta obtenga la firma de autorización del Gerente General o jefes autorizados de área.

3.-         Una vez autorizada la compra a la secretaría de la Gerencia General, esta distribuirá el original al departamento de compras para que este proceda a cotizar con proveedores. La copia 1 la entregará a Finanzas para que anexe a las pólizas que amparen el asiento contable y la copia 2 la archivara el solicitante como respaldo de la autorización de la compra.

Original                Compras

Copia 1                Finanzas

Copia 2                Solicitante

4.-        PROCEDIMIENTO DE ORDEN DE COMPRA.

1.-         De acuerdo a los resultados de selección del mejor proveedor a través de la cotización autorizada, el encargado de compras elabora la orden de compra en original y 2 copias.

2.-         El encargado de compras enviara el original al proveedor para que surta los materiales,  éste regresara la orden de compra, anexando la factura y los productos al almacenista o encargado de compras, firmando de recibido en la orden de compras y en la remisión y factura del proveedor.-

3.-         La orden de compra original se entrega en contra recibo con la factura y turna al Gerente de Finanzas para su revisión y provisión contable. La copia 2 la manejara el almacenista en espera de recibir los materiales y la copia 1 la archivara el encargado de compras para vigilar la oportuna entrega de los productos solicitados.

Original        Finanzas

Copia 1        Encargado de compras

Copia 2        Almacenista

5.-        PROCEDIMIENTO PARA CONCURSO DE PROVEEDORES

1.         Lo elabora el departamento de finanzas y es un listado de los diferentes proveedores que contienen datos como precio, entrega, descuento, calidad.

2.         Finanzas se queda con el original, la copia 1 es para compras, para que esta elabore la orden de compra.

3.-        La copia 2 es para producción, ya que tendrá que seleccionar con base al concurso de proveedores el que mejor convenga y reúna los requisitos necesarios.

Original        Finanzas

Copia 1        Compras

Copia 2        Producción

6.        PROCEDIMIENTO DE NOTA DE ENTRADA

1.-         Al recibir materiales o productos en el almacén, el almacenista verifica que coincidan con lo solicitado a los proveedores, auxiliándose de la orden de compra que recibió previamente para registrar los materiales o productos recibidos, elaborando la Nota de Entrada en original y 2 copias.

2.-         Firmará de recibido el almacenista y turnara el formato original al Departamento de Finanzas para su revisión y captura de informática en el sistema de inventarios; el encargado de compras y recepción de materiales.

3.-         La copia 2 la conservará el almacenista como soporte de materiales o productos recibidos para control de inventarios físicos.

Original                Gerente de Finanzas

Copia 1                Encargado de compras

Copia 2                Almacenista

7.        PROCEDIMIENTO DE VALE DE ALMACEN

1.-        Para retirar productos del almacén, se elaborara un vale de almacén en original y 2 copias que se presentará al almacenista, e invariablemente llevará la firma de autorización del funcionario que designe la administración.-

2.-         El almacenista entrega los productos, específica en el vale lo que haya surtido y recaba firma por su recibo.- Archiva el original provisionalmente, para elaborar en su oportunidad el informe de las entregas, de acuerdo con el procedimiento de salidas de almacén. La copia 1.- La archivara en definitiva y la copia 2 la entrega al solicitante para su archivo.

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