PROCESO DE COMPRA EMGAHSA

Procedimiento: Compras de materiales y Suministros

Numero

1

Área:  Departamento de Compras

Paginas

1

• Objetivo: Describir al personal de almacén, compras, contabilidad y Jefes de Área, los pasos del procedimiento para pedido y compra de materiales y suministros que se necesiten para el desarrollo de sus actividades diarias.

Revisado: Almacén, Compras, Control Interno

Emitido Julio de 2017

Paso

Responsable

Acción

1

Requisición de solicitud de productos

Realiza una requisición o pedido de compra siempre y cuando en bodega no encuentre los materiales que necesita para el desarrollo de sus actividades o proyectos.

2

Elaboración de solicitud de compra

Verifica que los productos solicitados en cada requisición de compra no se encuentren disponibles en bodega o su existencia sea la necesaria para proceder con el pedido.

3

Buscar firmas

Revisan y Autorizan las requisiciones de compra solicitada por los jefes de departamento. Si ninguno de estos gerentes está, se solicita autorización con el nivel superior.

Entrega a compras las requisiciones revisadas y aprobadas. Debe dejar copia de los documentos.

4

Entrega de solicitudes al depto. compras

La entrega es por parte del departamento de almacén de suministros al departamento de compras el cual recibe las requisiciones de compras autorizadas.

5-6

Buscar el proveedor y cotizar el producto

Realizar 2 o 3 cotizaciones con los proveedores

7

Analizar la cotización

Revisión y comparación de cotizaciones.

8

Elaboración de orden de compra

Elaborar la orden de compra para el proveedor seleccionado

9

Presentar la orden a gerencia general

Autorización de orden de compra (Firma de Gerencia)

10

Ejecución de la compra

Se Envía una copia de orden de compra autorizada al proveedor para que procedan con envío de materiales

11

Entrega del producto a bodega

1. Recibe los materiales que se compraron para su almacenamiento y custodia. Se llena el formato “Control de recepción de materiales” 
2. Se verifica que los materiales vengan conforme a factura y conforme a las especificaciones del pedido.
3. Una vez revisado junto con la factura se hace su respectivo registro contable.

12

Elaboración del cheque

Compras pasa estas facturas a departamento de contabilidad para programación del pago a proveedores.

Aprobado Gerente general y gerente financiero

Autorizado Director Ejecutivo

Cantidad

U/M

Código

Descripción

Observaciones

2

UND

D222f33

Codo de ½^”

Utilizado en Matanza

No. del campo

Descripción

Anote

1

Fecha

Fecha en que se completa la solicitud día; mes y año.

2

Solicitante

Nombre completo de quien solicita y autoriza el artículo.

3

Área

Nombre del área solicitante.

4

Gerencia

Gerencia a la que pertenece el área solicitante.

5

Centro de costos

Centro de costos solicitante.

6

Cantidad

Cantidad de ítem a solicitar.

7

U/M

Unidad de medida según el tipo de ítem a solicitar.

8

Código

Codificación del ítem a solicitar.

9

Descripción

Nombre del ítem a solicitar.

10

Observaciones

Descripción para que y donde será utilizado el ítem solicitado incluyendo el centro de costos (Si aplica).

11

Autorizado por

Firma del funcionario facultado autorizador según catálogo de firmas.