PROCESO DE TOMA DE PEDIDOS
Enviado por José Rojas • 20 de Octubre de 2016 • Trabajos • 1.081 Palabras (5 Páginas) • 734 Visitas
PROCESO DE TOMA DE PEDIDOS
OBJETIVO
Establecer los pasos y lineamientos a seguir para realizar la toma y programación de pedidos.
ALCANCE
Este procedimiento aplica para la central de ventas (centro de servicio), asesor comercial y planeación logística.
RESPONSABILIDADES
Cliente:
- Es responsabilidad del solicitante (cliente) realizar las programaciones a través del Asesor Comercial o central de ventas (centro de servicio) brindando toda la información necesaria para la creación de la orden por los canales establecidos.
Área Comercial:
- Es responsabilidad del solicitante (Asesor) realizar las programaciones a través de la central de ventas (centro de servicio) brindando toda la información necesaria para la creación de la orden por los canales establecidos vía telefónica o correo electrónico.
- El Asesor comercial es responsable de la toda la información suministrada a la central de ventas (centro de servicio) para llevar a cabo la facturación.
Centro de servicio / Facturación
- Recibir toda la información requerida del Asesor para una correcta programación del pedido. (Orden de compra, RUC de cliente, precio y condición de pago a facturar)
- Registrar la información del pedido en el Sistema Comercial Netsis.
- Confirmar la solicitud de programación del pedido al asesor comercial y/o cliente.
- Informar a Asesor Comercial que cuenta con bloqueo por cartera vencida o disponibilidad de stock.
- Debe asegurarse que se tenga información de la disponibilidad logística y de stock de material, al momento de cargar el pedido.
Administrador de Cartera
- Informar a central de ventas (servicio) que el pedido no se encuentra disponible para la programación, debido a que cuenta con cartera vencida o sobre-cupo.
- Confirmar la autorización de atención de pedido una vez regularizado la cartera vencida o sobre-cupo.
Planeador logístico
- Realizar correctamente la programación de los pedidos solicitados.
- Coordinar con los proveedores de transporte.
- Informar los retrasos en las entregas de pedidos a la central de ventas (centro de servicio).
- Informar diariamente el stock de producto terminado en el almacén.
GENERALIDADES
Central de ventas (centro de servicio) recibe todas las solicitudes de programación vía telefónica, correo electrónico, directamente del Asesor Comercial y/o asistente comercial.
Planeación logística programa y confirma la fecha de entrega a central de ventas, este último informa a asesor comercial.
Para clientes condición de pago contado; se debe verificar que se cuente con el anticipo en la cuenta de la empresa o que se tenga en efectivo.
Los pedidos de los clientes que presenten condición o status de bloqueo por cartera vencida o sobre-cupo, Central de ventas (centro de servicio) debe informar a Asesor Comercial el Status del pedido con el objetivo de poder comunicarse con el cliente y solicitar que regularice su estado de cupo o pago documentos pendientes.
Para el caso de cliente con la modalidad de recojo, se solicita los datos de su placa, licencia de conducir y nombre de conductor.
PATICULARIDADES
Centro de servicio ejecutara los pedidos que se solicitaron vía telefónica o vía correo elctronico en el siguiente horario:
- Lunes a Viernes: 8: 00 horas – 17 : 30 horas
- Sábados : 8:00 horas – 12:30 horas
El correo para solicitar el cargue del pedido es el siguiente:
- central.ventas@tupalperu.com
El teléfono directo de Centro de Servicio es el siguiente:
- Número : : 719 – 9404 719-9108
El tiempo de entrega de los pedidos son de 24 a 48 horas de recibido la confirmación.
Existen dos modalidades de programación de pedido:
- En línea: Asesor solicita programación de pedido vía telefónica, Central de ventas ingresa los datos del pedido al sistema Netsis, durante la comunicación.
- Toma de datos: Central de ventas toma los datos de los pedidos para luego ingresarlos al sistema.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No | QUÉ Y QUIÉN | CÓMO | CUÁNDO |
Solicitud de programación de pedido. Cliente / Asesor comercial | El cliente se comunica con la central de ventas (centro de servicio) o asesor comercial a través de la línea de atención al cliente o correo electrónico, informando los siguientes datos: tipo de producto y cantidad a solicitar, fecha de entrega y horario, condición de pago a facturar y modalidad de despacho (envío o recojo).* Esto se puede resumir en la orden de compra brindada por el mismo cliente. | Por evento | |
Revisión de información e Ingreso de pedido al sistema Central de ventas (centro de servicio) | Con la información suministrada por asesor comercial o cliente, se procede a revisar los precios y la fecha de entrega. Una vez revisado y con la conformidad de los datos se procede a cargar el pedido al sistema Netsis, caso contrario se informa a cliente o asesor que se corrija los datos del pedido u orden de compra. | Por evento | |
Condición de pago de cliente Central de ventas (centro de servicio) | Una vez cargado el pedido al sistema, se revisa la condición de pago de cliente: Contado o Crédito. De ser al contado, el área de cartera tiene que confirmar que se tiene el efectivo en la cuenta de la empresa, con el objetivo de seguir con la programación del pedido. En caso de cliente con la condición de crédito se solicita al área de cartera la verificación si es que fuera el caso de cartera vencida y/o sobre-cupo. | Por evento | |
Revisión de cartera de cliente Administrador de cartera | El área de cartera revisa si cliente cuenta con facturas o letras vencidas, de no regularizar el vencimiento se indica a central de ventas que se comunique con el cliente o asesor comercial explicándole el caso. Caso contrario se autoriza para que siga con el proceso de programación del pedido. | Por evento | |
Revisión de cupo disponible Central de ventas (Centro de servicio) / Administrador de cartera | El área de cartera revisa la disponibilidad del cupo, en caso de no contar con cupo disponible y de no encontrar un anticipo en la cuenta, se informa a central de ventas para que informe a cliente o asesor comercial la situación del caso. | Por evento | |
Verificación de disponibilidad logística Planeación logística / Central de ventas (centro de servicio) | Planeación logística revisa los pedidos en el sistema, (para el caso de cliente con crédito se revisa una vez dado el visto bueno por central de ventas), luego se verifica la disponibilidad de stock de producto terminado y la de transporte, este último en caso de que el pedido sea entregado. De no contar con la disponibilidad logística se informa a central de ventas para que se solicite a cliente o asesor comercial la reprogramación de fecha de entrega del pedido, de no aceptar se procede a cancelar el pedido. | Por evento | |
Confirmación de pedido Central de ventas (centro de servicio) | Con la confirmación de planeación logística, central de ventas informa la confirmación de la programación del pedido al cliente o asesor comercial. | Por evento |
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