Planeacion Y Control Financiero

PROCESO DE PLANEACIÓN Y CONTROL FINANCIERO

La planificación, "es decidirse por la racionalidad y la intencionalidad en contra del azar/incertidumbre", es "tomar decisiones por adelantado sobre los cursos de acción futuros, también se puede decir que es "el desarrollo sistemático de programas orientados hacia el cumplimiento de objetivos previamente definidos, por medio de un proceso de análisis, evaluación y selección de las diferentes oportunidades que se han predicho".

Por su parte el control, es una actividad que forma parte de la vida cotidiana del ser humano, conscientemente o no. Es una función que se realiza mediante parámetros establecidos con anterioridad, y el sistema de control es el fruto de la planificación, por lo tanto, apunta al futuro. El control se refiere a la utilización de registros e informes para comparar lo logrado con lo programado, por lo tanto el control consiste en el conjunto de acciones efectuadas con el propósito de que las actividades se realicen de conformidad con lo planificado.

La planeación financiera, es la proyección de las ventas, el ingreso y los activos tomando como base estrategias alternativas de producción y mercadotecnia así como la determinación de los recursos que se necesitan para lograr estas proyecciones.

El control financiero es la fase de ejecución en la cual se implantan los planes financieros, el control trata del proceso de retroalimentación y ajuste que se requiere para garantizar que se sigan los planes y para modificar los planes existentes, debido a cambios imprevistos.

La planificación y el control financiero, muestra técnicas y herramientas para lograr una eficiente toma de decisiones, lo cual sirve para la administración del negocio.

La competitividad en los negocios se ha incrementado y la rentabilidad depende de la eficiencia operativa, por eso actualmente se están planeando una serie de reestructuraciones y arreglos de negocio para reducir los costos, reducir sus puntos de equilibrio para minimizar perdidas y maximizar utilidades, mejorando así la rentabilidad. Los administradores financieros deben considerar los sistemas de planeación y control, considerando la relación que existe entre volumen de ventas y la rentabilidad bajo diferentes condiciones operativas, permitiéndoles pronosticar el nivel de operaciones, las necesidades de financiamiento y la rentabilidad así como las necesidades de fondos de la empresa o presupuesto efectivo.

El análisis de preparación de pronósticos financieros inicia con las proyecciones de ingresos de ventas y costos de producción, un presupuesto es un plan que establece los gastos proyectados y explica de donde se obtendrán, así el presupuesto de producción presenta un análisis detallado de las inversiones que requerirán en materiales, mano de obra y equipo, para dar apoyo al nivel de ventas pronosticado.

Durante el proceso de planeación se combinan los niveles proyectados de cada uno de los diferentes presupuestos operativos y con estos datos los flujos de efectivo de la empresa quedarán incluidos en el presupuesto de efectivo. Después de ser identificados los costos e ingresos se desarrolló el estado de resultados y el balance general pro forma o proyectado para la empresa, los cuales se comparan con los estados financieros reales, ayudando a señalar y explicar las razones para las desviaciones, corregir los problemas operativos y ajustar las proyecciones para el resto periodo presupuestal.

ANÁLISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO

Es un método que se utiliza para determinar en el momento en el cual las ventas cubrirán exactamente los costos, es decir el punto donde la empresa se equilibra, además de mostrar las utilidades o pérdidas de la empresa cuando las ventas exceden o disminuyen por debajo de ese punto. Se debe anticipar y lograr un volumen suficiente de ventas para cubrir los costos fijos y variables para no tener pérdidas.

El punto de equilibrio, es el volumen de ventas al cual los costos operativos totales son iguales a los ingresos totales y el ingreso en operación (EBIT) es igual a cero. La relación costo – volumen – utilidad se ve influenciada por la proporción de la inversión de la empresa en activos fijos y variables determinados al momento de hacer los planes financieros. Los elementos fundamentales del análisis del punto de equilibrio son, las unidades producidas y vendidas en el eje horizontal, los ingresos y costos en el eje vertical, la función de costos operativos totales que son iguales a los costos fijos más los costos variables.

El ingreso total de ventas: VT= P ( X ) donde P es el precio y X el número de unidades

Para el cálculo del costo operativo total: TC= F + V(X) donde F son los costos fijos y V son los costos variables por unidad

Para encontrar el volumen de unidades

XBE = F

P -V

Cuando el punto de equilibrio se basa en las ventas en lugar de unidades de producción:

T= __FC____

1- VC__

Ventas

El análisis de punto de equilibrio se utiliza para 3 diferentes decisiones de negocios, 1) al tomarse decisiones de nuevos productos, este análisis ayuda a determinar qué tan grandes deben ser as ventas para que la empresa pueda ser rentable, 2) sirve para el estudio de los efectos de una expansión general en el nivel de operaciones de la empresa en sus costos fijos y variables y el nivel esperado de ventas y 3) cuando la empresa considera modernizarse o automatizarse con inversión fija para disminuir los costos variables (mano de obra, ) Además permite el análisis de las consecuencias de los proyectos.

Las limitaciones del análisis del punto de equilibrio son: porque consideran un precio fijo, porque consideran que los costos variables por unidad son constantes, y al considerar incrementar sus costos fijos pensando en reducir los costos variables. Así el análisis del punto de equilibrio debe modificarse con todos y cada uno de los cambios que se vayan presentando. Por eso se requiere un tipo de análisis más flexible.

Ejemplo:

Los municipios de tierra caliente del departamento del Tolima se conocen por sus comidas y bebidas. Si de bebidas se trata, la avena es una bebida de exquisito sabor. Para ello se necesita leche, canela, harina de trigo, almidón de yuca, vainilla, azúcar, leche condensada, hielo y vaso desechable. Estos elementos tienen un costo por vaso, de Bs. 250. Supongamos que Camilo Prada, un reconocido vendedor de avena de la región, no tiene local propio. El arrienda un sitio por el cual paga Bs. 100.000 mensuales. Los enseres que él requiere como cantimplora, ollas y otros elementos, tienen una depreciación mensual de Bs. 50.000. En total sus costos fijos ascienden a Bs. 150.000. Camilo Prada vende cada vaso de avena en Bs. 1.200.

Análisis: Si el precio de venta por vaso es de B. 1.200 y el costo variable unitario es de Bs. 250, quiere decir que cada vaso de avena que se venda, contribuirá con Bs. 950 para cubrir los costos fijos y las utilidades operacionales de su negocio. Si reemplazamos en la formula (1) estas variables, se tendrá un punto de equilibrio de 158 vasos aproximadamente. Es decir, Camilo tendrá que vender 158 vasos en el mes para poder cubrir sus costos operativos y así poder comenzar a generar utilidades.

Ahora bien, supóngase que Camilo vende, con los mismos costos fijos, 500 vasos de avena al mes, es decir, Bs. 600.000. Los costos variables totales para Camilo serán de Bs. 125.000. ¿A qué nivel de ventas logrará su punto de equilibrio?

Respuesta: Bs. 189.600 aproximadamente, o lo que es lo mismo: 158 vasos x Bs. 1.200 = Bs. 189.600. Por favor, compruebe con la formula (2) este resultado. El punto de equilibrio también se puede calcular gráficamente, así:

Eje de las abscisas "X" representa la cantidad de unidades a producir y vender. Eje de las ordenadas "Y" representa el valor de las ventas (ingresos), costos y gastos en pesos.

Análisis:

La curva de Ingresos Totales inicia desde el origen o intersección de los dos ejes del plano cartesiano. A media que se van vendiendo más unidades la curva va en ascenso, hasta llegar a su tope máximo.

Ingresos Totales = Número de unidades vendidas x precio de venta.

Por su parte la curva de los Costos fijos inician en el punto de Bs. 150.000 y permanece constante, es decir, no guarda relación con el volumen de producción y ventas. El costo total comienza a partir de los costos fijos y corresponde a la sumatoria de los costos fijos más los costos variables por unidad producida.

Costo total = Costo fijo + (Número de unidades producidas x costo variable unitario).

Como se puede apreciar, los ingresos cruzan a los costos totales exactamente en Bs. 189.600. A partir de este nivel de ventas, 158 vasos aproximadamente, la zona de utilidades comienza a aparecer a la derecha del PE. Por debajo de los valores anteriores, aparecerá a la izquierda del PE la zona de perdida. En otras palabras, se deberán vender 158 vasos aproximadamente o, llegar a un monto de Bs. 189.600 en ventas para no arrojar ganancias o pérdidas.

Una vez que Camilo Prada pasa el punto de equilibrio en ventas, cada vaso vendido generará Bs. 950 de utilidad operacional. Los Bs. 250 en costos variables incurridos en la producción de un vaso de avena, representa una pequeña parte de Bs. 1.200 en los ingresos

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