Presupuesto

Introducción

Los presupuestos son importantes para las empresas, ya que deben planear como realizar el cumplimiento de sus metas y así poder usar los recursos de la mejor manera en todas sus actividades.

El trabajo está enfocado al presupuesto por programas y actividades, y se puede definir en pocas palabras como los medios que se van a utilizar para el cumplimiento de dichas funciones o actividades, así como establecer la cantidad de dinero que se tiene que ocupar para una función específica y con esto poder lograr tener un mejor control en cada parte de la programación y actividades.

OBJETIVO GENERAL:

• Esta tipo de presupuesto ayuda a cumplir con las metas y objetivos de la empresa, ya que se pueden llevar a cabo las actividades que se planean.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

• Asigna los recursos a los Programas según las metas establecidas.

• Permite la medición objetiva de los niveles de eficiencia de cada uno de los Programas.

• Relaciona los recursos asignados con las actividades realizadas y los responsables de ejecutarlas para la consecución de las metas en un período determinado, lo que permite la toma de decisiones correctivas de forma oportuna.

Presupuesto por programas y actividades

DEFINICIÓN

Se puede definir al presupuesto por programas como una técnica empleada por el sector público, la cual, le permite realizar proyectos o programas estableciendo las actividades, los objetivos y su costo de ejecución y a su vez, racionaliza el gasto público.

Es otras palabras, se puede decir que el presupuesto por programas, son las cosas y medios que adquiere el gobierno para el cumplimiento de sus funciones. El presupuesto por programas, es un instrumento de la programación presupuestaria ya que su función es combinar los recursos disponibles en el futuro.

También se puede definir al presupuesto como una serie de programas que realiza cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos sea dirigida hacia las actividades y se tengan mejores beneficios.

El Presupuesto por Programas es una estimación programada de manera sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por la Administración en un año.Es importante saber que la elaboración de presupuestos es fundamental dentro de las necesidades de la empresa, ya que por medio de la buena elaboración de estos se proporciona en forma cuantificada y correcta los elementos que la empresa necesita para el cumplimiento de sus objetivos y metas y así poder determinar de la forma más adecuada la utilización de recursos, y tener controladas las actividades que se pretenden llevar a cabo.

Según la División Fiscal de las Naciones Unidas, el presupuesto por programas “es un sistema en que se presta particular atención a las cosas que un gobierno realiza, más bien que a las cosas que adquiere, como serían: servicios personales, provisiones, equipos, medios de transporte, etc., ya que estas no son sino medios que emplea para el cumplimiento de sus funciones, que pueden ser carreteras, escuelas, casos tramitados, etc. “

La planeación por programas con es la columna vertebral del presupuesto, en ella se mezclan los programas y los subprogramas. La política presupuestal determina la oportunidad, la prioridad de los programas, y además con que recursos contamos para lograr nuestros objetivos. El presupuesto por programas presenta una orientación clara y objetiva de la política económica y física de una organización, mediante programas de identificación de los gastos como: gastos de funcionamiento y de inversión. Así mismo, mediante una adecuada estructuración de los programas presupuestarios, sería viable establecer una coordinación entre los programas de acción a corto plazo y los proyectos de desarrollo a mediano y largo plazo.

ORIGEN

Una vez definido que es el presupuesto por programas, hay que señalar como se originó y cual ha sido su evolución.

Se dice que el presupuesto se estableció por vez primera durante el gobierno federal de los Estados Unidos de Norteamérica, posteriormente el Departamento de Marina realizó un presupuesto mediante dos sistemas que eran: El objeto del gasto y programas. El Departamento de defensa realizó un sistema de planeación por programas para el logro de los objetivos.

Se creó el departamento del presupuesto, el cual estaba formado por especialistas técnicos y administrativos, estos les daban las pautas a las secretarías para que realizaran sus presupuestos por programas, con las categorías de subprogramas, actividades e indicando los objetivos. Cada secretaría realiza su presupuesto y este es proporcionado al Departamento de presupuestos, entonces el departamento realiza una comparación entre el presupuesto de la secretaría y el de ellos, hasta llegar a la elaboración de un presupuesto por programas definitivo.

Estados Unidos adoptó un presupuesto basado en las funciones, actividades y proyectos de las dependencias.

En México la aplicación del presupuesto por programas estaba orientado sólo en algunas dependencias oficiales, así como empresas descentralizadas e instituciones de docencia. Pero al paso del tiempo, su utilización fue más general.

Desde su origen y aplicación del presupuesto, estuvo orientado únicamente al sector público, pero este puede ser aplicado en el sector privado, ya que es un instrumento para la toma de decisiones con la distribución justa y equitativa de los recursos.

De esta manera será más fácil identificar y medir los costos finales de las actividades específicas y lograr un mejor control de los resultados y la contabilización de gastos a través de una comparación entre gastos proyectados y gastos efectivos; relación entre metas propuestas y las alcanzadas y de esta manera poder evaluar la eficiencia de operación del Organismo.

OBJETIVOS

El Presupuesto por Programas y Actividades, pertenece a la Técnica Presupuestal, por lo tanto, persigue los mismos objetivos generales, o sean: de Previsión, Planeación, Organización, Coordinación, Dirección, y Control.

Otro de sus objetivos, es que se deba conocer las actividades para poder ordenarlas de manera jerárquica de acuerdo a su importancia y así seleccionar cuales se pueden abordar y a que grado de desarrollo.

También facilita la administración por excepciones, combinando los recursos disponibles con las metas a corto plazo. Pone mayor atención a lo que se realiza y a lo que se adquiere.

El presupuesto tiene que formularse y expresarse en una forma tal que permita a cada una de las personas responsables del cumplimiento de los objetivos concretos y del conjunto de acciones correspondientes, encontrar en él una verdadera guía de acción que elimine o minimice la necesidad de decisiones improvisadas. Es un nuevo concepto de aplicación de la técnica presupuestal, y aunque los resultados que se obtienen con su implantación son más objetivos en los organismos gubernamentales, empresas descentralizadas, entidades estatales, etc., su uso no está limitado a ellas, ya que puede adaptarse a cualquier tipo de negocios con resultados satisfactorios.

- Asigna los recursos a los Programas de acuerdo a las metas establecidas.

- Permite la medición objetiva de los niveles de eficiencia de cada uno de los Programas.

- Proporciona información a diferentes niveles lo que apoya la toma de decisiones.

- Relaciona los recursos asignados con las actividades realizadas y los responsables de ejecutarlas para la consecución de las metas en un período determinado, lo que permite la toma de decisiones correctivas de forma oportuna.

Es importante mencionar que los principios del presupuesto por programas son las bases y fundamentos esenciales para la elaboración y presentación de los documentos presupuestarios, tales principios son:

•Principio de Universalidad:

Expresa la necesidad de que en el documento presupuestario estén incluidos todos los ingresos y egresos, y eliminar los fondos especiales que no aparecen en el documento, debe figurar toda la información sustantiva acerca de los propósitos que se pretenden y los instrumentos así como recursos humanos físicos y tecnológicos, en cuanto al sector público tal información sustantiva se refiera a hechos tales como empréstitos, ganancias o pérdidas.

•Principio de Unidad:

Aquí establece que todas las partes del programa estén integradas en el conjunto, de manera que se compruebe la coherencia entre los diversos programas y actividades y la no duplicidad de esfuerzos.

•Principio de Previsión: Consiste en la formulación de estimaciones sobre la problemática futura bajo el supuesto de que no habrá modificaciones substantivas en las condiciones que determinan la situación presente.

•Principio de Periodicidad:

Es un programa específico de corto plazo que debe revisarse y formularse periódicamente de acuerdo a las circunstancias sociales cambiantes.

•Principio de Programación:

Consiste en regular y modificar si es el caso, con anticipación la marcha de los acontecimientos mediante el establecimiento de un conjunto coherente de objetivos y metas compatibles con los medios indispensables y los plazos necesarios para lograrlos, de tal forma que se obtengan los resultados deseados

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