Presupuestos

EL PROCESO PRESUPUESTARIO Y LA PLANIFICACION

La dirección de la empresa implica tomar decisiones; y orientar a todos los miembros de las diferentes áreas en el entendimiento, y en la ejecución de los planes para alcanzar los objetivos. El proceso presupuestario tiene un papel fundamental en la planificación y control de las actividades de toda la organización.

El éxito del proceso presupuestario depende que se realice una buena vinculación entre la estrategia de largo plazo; el plan anual y la estructura de la organización.

Una vez que está definida la estrategia del negocio y que se elaboró el presupuesto, a través del proceso presupuestario, es posible realizar el proceso de control de los resultados de las operaciones, para medir y evaluar la gestión de cada uno de los responsables de las distintas áreas; en función de las desviaciones entre las previsiones y los resultados alcanzados.

Existen tres tipos de procesos de planificación:

1. La planificación estratégica, define el servicio que se va producir y vender; el mercado al que se va a apuntar; y los recursos que se van a invertir. Está orientada al largo plazo; una vez realizada establece el rumbo general de toda la organización.

2. La planificación presupuestaria, orientada al corto plazo, queda plasmada en el presupuesto anual, es una herramienta para lograr que cada una de las áreas cumpla con sus respectivos objetivos con eficiencia y eficacia.

3. La planificación operativa, está orientada a las actividades diarias, intenta asegurar que las actividades de cada puesto de trabajo se realicen de forma tal que se cumpla con las metas con eficiencia y eficacia.

El siguiente cuadro resume las principales características de planificación estratégica, presupuestaria y operativa:

Fuente: Colección, Lo que enseñan los mejores MBA, McGraw-Hill Companies.

Concepto

Planificación Estratégica

Planificación Presupuestaria

Planificación Operativa

Horizonte de Tiempo

Más de un año

Un año

Diario/ Semanal

Finalidad

Definir objetivos a largo plazo

Establecer objetivos y políticas a corto plazo

Establecer objetivos rutinarios

Nivel de dirección implicado

Alta dirección

Alta dirección, y direcciones departamentales

Direcciones departamentales y mandos medios

Complejidad

Alta

Media

Baja

Actividad a controlar

Resultados globales

Desviaciones presupuestarias

Operaciones realizadas respecto a estándares técnicos

Punto de partida

Análisis del entorno y de la organización

Planificación estratégica y organización interna

Estándares técnicos

Contenido

Amplio, general y cualitativo

Específico, detallado y cuantificado en unidades monetarias

Específico y cuantificado en unidades físicas

Naturaleza de la información

Externa, intuitiva

Interna, financiera

Interna, técnica

Grado de predicción

Bajo

Relativamente alto

Alto

Estructura de las decisiones

No programadas e imprevisibles

Relativamente programadas

Muy programadas y previsibles

Previsión de las variables económicas como punto de partida del proceso presupuestario

Mediante la previsión se intenta establecer el escenario y el entorno futuros de la empresa, y a partir de esto definir el futuro que se pretende alcanzar y los recursos que van a ser necesarios para llevar adelante las operaciones y actividades.

El ejercicio de la previsión no sólo se realiza para adivinar el futuro; lo que se intenta es establecer cuáles serán los escenarios probables, y de esta manera poder elaborar diferentes planes para anticiparnos a los obstáculos que se pueden presentar entre los planes y la realidad.

Cuando se realiza la previsión de ventas y costos, aparecen distintos factores a tener en cuenta, ya que van a condicionar las estimaciones; y que se dividen en dos tipos; aquellos presentes en el entorno; y aquellos presentes dentro de la organización.

El siguiente cuadro resume los distintos factores y su impacto en las variables del presupuesto de ventas y costos.

Fuente: Colección, Lo que enseñan los mejores MBA, McGraw-Hill Companies.

Externos (Entorno)

Internos (Organización)

Previsión de ventas

Innovación tecnológica de nuevos productos

Estrategias de la competencia

Cambios en el marco legal

Evolución de la demanda y crecimiento del mercado

Política de marketing

Política de innovación

Previsión de costos y gastos

Estrategia de los proveedores

Costo y disponibilidad de recursos

Innovación tecnológica

Cambios en el marco legal que afecten los costos

Capacidad de operación

Consumo de recursos por unidad

Recursos disponibles

Relación con nuestros proveedores

El punto de partida en la elaboración del presupuesto es la estimación de las ventas. A partir de la previsión de ventas se desarrolla todo el proceso de planificación; es decir los planes de inversiones, financieros, compras, operativos y de comercialización.

La previsión de costos y gastos está íntimamente relacionada con el presupuesto de ventas. Dado el volumen de ventas; la previsión de costos se enfoca en la estimación del costo de adquisición de las materias primas, del costo de personal, de los costos indirectos, de los costos o gastos financieros, de los costo impositivos, etc.

La estimación del impacto de las variables o factores del entorno sobre los presupuestos de ventas y costos de las distintas áreas se puede resumir en el siguiente cuadro:

Fuente: Colección, Lo que enseñan los mejores MBA, McGraw-Hill Companies.

Centro

Concepto

Variables previsibles

Ventas

Cantidad

Precio

Cuota de mercado

Cantidades por producto, mercado

Crecimiento del mercado

Costos y gastos comerciales

Comisiones

Costos fijos del departamento

Descuentos

Promoción y publicidad

Estudios de mercado

Compras

Costo de compras

Precios de compra

Descuentos de proveedores

Cantidades a comprar

Gastos de fletes

Impuestos

Costo del departamento

Operaciones

Costos directos

Costo por hora de mano de obra directa

Costo de materia prima

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