Presupuesto

Introduccion:

Un presupuesto puede definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. La ejecución y administración del presupuesto se inicia con la revisión de los recursos a emplearse, se debe establecer la respetabilidad y compromiso de cada miembro del equipo de gerencia respecto a la contribución que se espera de la gestión, se revisarán criterios básicos de administración en general, resaltando el papel de la planificación en la consecución de los objetivos, se verá el proceso de planeamiento estratégico como base del negocio para llegar al propósito del mismo en mediano y corto plazo.

Presupuestar resulta de hacer el cómputo anticipado del costo, de los gastos e ingresos o rentas de un negocio, los presupuestos se realizan en base al conocimiento acumulado que la organización tiene de la actividad concreta de la empresa, de los cambios y pronósticos sobre las cantidades y precios.

1. Definición del Presupuesto:

Es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un período determinado. Cristóbal Del Rio Gonzales.

Conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa. Jean Meyer.

Método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificación, coordinación y control. En particular comprende el desarrollo y la aplicación de: objetivos empresariales generales a largo plazo, especificación de las metas de la empresa, desarrollo de un plan general de utilidades a largo plazo, un plan de utilidades a corto plazo detallado por responsabilidades particulares (divisiones, productos, proyectos), un sistema de informes periódicos de resultados detallados por responsabilidades asignadas y procedimientos de seguimiento. Welsch Glenn.

2. Objetivos del Presupuesto:

Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

Controlar y medir los resultados cuantitativos y fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para lograr el cumplimiento de las metas previstas.

Coordinar los diferentes centros de costos para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

3. Importancia del Presupuesto:

El Presupuesto es y surge como herramienta moderna de planeamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos y como medio administrativo de determinación adecuada de capital, costos e ingresos necesarios en una organización, así como la debida utilización de los recursos disponibles acorde con las necesidades de cada una de las unidades departamentales..

Ya que las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir. Por ello, este instrumento sirve de ayuda para la determinación de metas que sean comparables a través del tiempo, coordinando así las actividades de los departamentos a la consecución de estas, evitando costos innecesarios y mala utilización de recursos

4. Clasificación de los Presupuestos:

Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista:

Según la flexibilidad:

 Rígidos, estáticos, fijos o asignados:

Se elaboran para un solo nivel de actividad en el que no se requiere reajustar el costo inicialmente acordado. Una vez alcanzado no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan.

De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa.

 Flexibles o Variables:

Se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surgen en cualquier momento. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestacion de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.

Según el periodo que cubran:

 A Corto Plazo:

Estos se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.

 A Largo Plazo:

En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. En el caso del gobierno, el horizonte de planeamiento consulta el periodo presidencial y las normas constitucionales, además los lineamientos generales suelen sustentarse en consideraciones económicas como generación de empleo, creación de infraestructura, entre otros.

Por su parte las empresas adoptan presupuestos de este tipo cuando emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica, integración de intereses accionarios y expansión de mercados, entre otros.

Cumplido el primer año será necesario revisar el plan a largo plazo y con base en las experiencias, adicionar un nuevo año a ese plan, formular planes detallados para el segundo año y cuantificarlos por medio del presupuesto.

Según el campo de aplicabilidad en la empresa:

 De Operación o Económicos:

Incluyen la presupuestacion de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectadas. Entre estos podrían incluirse: ventas, producción, compras, uso de materiales, mano de obra y gastos operacionales.

 Financieros:

Incluyen el cálculo de partidas y rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Este a su vez se divide en dos, como lo son: El de Caja o Tesorería y el de Capital, también conocido como de Erogaciones Capitalizables.

 De Tesorería:

Se formula con las estimaciones de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. Este consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la congelación de deudas, impuestos o dividendos, entre otros.

 De Erogaciones Capitalizables:

Controla las diferentes inversiones en activos fijos, Contendrá el importe de las inversiones en adquisición de terrenos, construcción o ampliación de edificios, y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo.

Según el sector en el cual se utilice:

 Presupuesto del Sector Público:

Cuantifican los recursos que requieren los gastos de funcionamiento, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales.

Este presupuesto de gastos debe ser equivalente al presupuesto de ingresos y debe cumplir las formalidades establecidas en la ley para su aprobación, ejecución y control.

 Presupuesto del Sector Privado:

Los utilizan las empresas como base de planificación de las actividades organizacionales

 Presupuesto del tercer sector:

Una organización del tercer sector es una asociación u organización sin ánimos de lucro, constituida para prestar un servicio que mejora o mantiene la calidad de vida de la sociedad. Está conformada por un grupo de personas que aporta trabajo voluntario para liderar y orientar la entidad.

Estas organizaciones han venido asumiendo responsabilidades y desarrollando una importante labor y por tanto padecen las mismas limitaciones de disponibilidad de recursos que afectan a los otros sectores.

Las necesidades de la sociedad crecen y los recursos cada vez son más escasos de modo que las organizaciones del sector privado se ven comprometidas a adquirir mayor conciencia social y las entidades del tercer sector se han visto presionadas a operar con criterios de empresas privadas para lograr resultados que generen recursos y así seguir cumpliendo sus objetivos.

5. Técnicas y Principios en la Creación del Presupuesto:

En todo Sistema Presupuestario se necesita claridad sobre tres aspectos muy relacionados que son bases de apoyo del trabajo de quienes participan en las diferentes etapas del ciclo presupuestal. Tales aspectos son: los elementos de trabajo empleados, sus técnicas de elaboración y los principios que sustentan la valides de los mismos.

Los elementos de trabajo se relacionan con:

 El diseño de formas y cedulas presupuestarias para la recolección de información y los medios utilizados para el cálculo matemático.

 Métodos de oficinas empleados en su elaboración.

Las técnicas son el conjunto de procedimientos utilizados para hacer la estimación, que pueden provenir de la experiencia o de las investigaciones realizadas en el desarrollo de su trabajo.

Los principios revisten especial importancia en el campo de la presupuestacion y por ellos antes de enunciarlos es necesario resaltar el hecho de que sirven de guías específicas o de moderados del criterio de la persona encargada de confeccionar los presupuestos parciales o el presupuesto general de la empresa.

Entre los principios tenemos: de previsión, de planeación, de organización, de dirección y de control.

6. Etapa de la Preparación del Presupuesto:

Primera Etapa. Pre-iniciación:

En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan

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