Probabilidades

INTRODUCCION

PAVIMENTOS, S.A de C.V. Es una empresa Salvadoreña enfocada en la industria de la construcción. Las líneas de negocio de la empresa comprenden: Comercialización y Gestión de Proyectos de Construcción, rehabilitación y mantenimiento de pavimentos en base a diseños de los clientes; Fabricación y Comercialización de pavimentos y agregados tales como: Mezclas asfálticas en caliente, Emulsiones asfálticas con y sin polímeros, Mezcla asfáltica en frío, Bases emulsificadas, Sub-bases, Base negra, Base granular triturada, Escoria volcánica, Gravas, Sellos asfálticos, Micropavimentos, Entre otros. Sus principales clientes son el Ministerio de Obras Publicas, FOVIAL, Alcaldías Municipales e instituciones Autónomas; los contratos de construcción y suministro de mezclas y emulsiones son adjudicados por medio de licitaciones. Los tipos de contratos que se firman son contratos de tipo cerrado; el cual consiste el establecimiento de un precio cerrado que obliga al Contratista a no poder variar prácticamente nada de los precios una vez realizada la adjudicación, ya que si lo hace el constructor puede aprovechar la coyuntura para mejorar su posición contractual y ya no tiene competencia posible, que permita comprobar lo procedente de su postura. La empresa constructora requiere un presupuesto de costos de los proyectos bien definidos y exactos con pocas posibilidades de error, pues cualquier variación supone dificultades seguras entre Contratista y Constructor.

La Dirección Ejecutiva de la empresa ha estado revisando sus procesos debido a los resultados obtenidos al finalizar los proyectos son mayores a los presupuestados, el costo más alto encontrado ha sido en la compra de materiales para la realización de los proyectos.

Actualmente se cuenta con un departamento para la gestión de compras de insumos requeridos por Proyectos, la Planta asfáltica y Administración de maquinaria, contando solamente un Jefe y asistente de Compras, lo cual retarda la atención a las gran cantidad de solicitudes de compra que se reciben de la Planta asfáltica, Proyectos, Mantenimiento de maquinaria y demás áreas de la empresa. Sin embargo la administración está muy consciente de la importancia de registrar las especificaciones técnicas de los insumos, productos o servicios que se quiere comprar, para que después se tomen de referencia para su recepción. El resto de necesidades de compras son gestionadas por los departamentos administrativos involucrados en el requerimiento, para lo cual se deberá estandarizar la metodología de trabajo a fin de contar con un proceso de compras robusto y controlado que le permita a la administración revisar cada una de las compras y cuantificar los costos presupuestados.

DESARROLLO DEL PROBLEMA

OBEJETIVO

Rediseñar y fortalecer el proceso de compras de Constructora PAVIMENTOS, S.A DE C.V. de una Manera lógica y ordenada, estableciendo procedimientos, políticas y un sistema practico de evaluación de proveedores que permitan la estandarización de herramientas de gestión, Parámetros y criterios de evaluación para la centralización del proceso en un 100%, con el fin minimizar costos a razón de la consolidación de volúmenes de materiales de las diferentes obras de la constructora, y un consecuente mayor poder de negociación con los proveedores, contribuyendo así a lograr un aumento de las utilidades de la constructora.

ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Como se ha mencionado el departamento de compras está conformado solamente por un Jefe y asistente de Compras, lo cual retarda la atención a la gran cantidad de solicitudes de compra que se reciben de la Planta asfáltica, Proyectos, Mantenimiento de maquinaria y demás áreas de la empresa. Dentro del análisis realizado al proceso actual se resaltan las principales debilidades en el proceso:

- No se cuenta con registro de todas las solicitudes de compras, ni de las órdenes de compra relacionadas.

- Actualmente existen varias jefaturas que realizan compras directas con proveedores, debido a la falta de una planificación formal de compras y a la limitada capacidad de respuesta del departamento por contar con poco personal que cubra todas las solicitudes diarias y de emergencia que se presentan.

- Gastos actuales que se han incrementado significativamente respecto de meses o años anteriores.

- No existen formalmente definidos indicadores del servicio de compras, con los cuales pueda evaluarse el desempeño real versus el aceptable.

- No existe una metodología para su selección y evaluación continua, según el impacto en la conformidad del producto y los criterios para la selección y evaluación

- No cuentan con un sistema específico para controlar las solicitudes de compras.

- No existe una definición formal de una lista de proveedores calificados.

- Compras efectuadas sin la aprobación de la gerencia.

- Gastos que superan significativamente las proyecciones del presupuesto.

- Una de las empresas proveedora de servicio de mantenimientos de maquinaria es propiedad de un pariente del jefe de compras quien aprueba la mayoría de las compras..

- Se han identificado facturas con numeración correlativa del mismo proveedor.

- Precios para bienes y servicios que se encuentran fuera de los patrones normales.

- Compras de servicios inusualmente altas.

- Múltiples compras de repuestos para maquinaria y mantenimientos de bienes por sumas exactamente iguales y con números redondos.

- Múltiples pagos emitidos para el mismo proveedor en la misma fecha.

- aprobaciones de compras de un empleado por valores exactamente iguales.

- Proveedores que constantemente facturan al final del mes

- Facturas de un proveedor son generalmente aprobadas por el mismo el jefe de compras.

- Proyectos que constantemente exceden los presupuestos de compras.

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