Procesos Y Procedimientos Administrativos

DIFERENCIA ENTRE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

La organización administrativa está compuesta por la estructura y los sistemas administrativos.

Un SISTEMA es un conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una función o de una actividad.

Un PROCEDIMIENTO es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones. Es mediante los procedimientos que se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización.

Las OPERACIONES son los pasos o acciones que es necesario desarrollar para ejecutar un procedimiento.

Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente relacionados.

Las actividades de Organización y Sistemas abarcan la totalidad de la organización, desarrollándose tanto a nivel de la estructura administrativa como de los procedimientos de trabajo.

En el campo de los procedimientos, los problemas son numerosos y variados:

- asegurar flujos de operaciones ágiles y constantes,

- evitar el exceso de burocracia,

- adecuar con flexibilidad prácticas normalizadas y adaptarlas a situaciones nuevas,

- promover una eficaz delegación que descongestione a los niveles ejecutivos superiores.

El análisis de los procedimientos busca la maximización de la eficiencia de los circuitos administrativos. Esta se debe lograr con la presencia de un sistema de información que posibilite las comunicaciones ágiles y precisas entre sus componentes, lo que hace necesario la sistematización de los procedimientos administrativos.

Cabe destacar la diferencia entre procedimientos y procesos.

Se entiende por PROCESO el conjunto ordenado y acotado de actividades interrelacionadas, que partiendo de ciertos insumos los transforma en bienes y servicios de mayor valor.

NOCIONES DE LAS HERRAMIENTAS

Diagrama de procedimientos

Consiste en la representación gráfica de los procesos de trabajo, o sea, de la secuencia de operaciones realizadas con un determinado fin.

Este diagrama se puede aplicar tanto a procedimientos industriales como administrativos.

Los procedimientos industriales son de carácter repetitivo, procesan elementos tangibles y su producto también es tangible. Los procedimientos administrativos procesan información, representada en documentos o soportes por medio de los cuales opera.

Es uso de un lenguaje específico, gráfico, permite a través de su análisis, detectar más fácilmente la deficiencia de un procedimiento.

Ventajas del cursograma:

_aplica a cada actividad administrativa un nombre que se repetirá siempre frente a la misma actividad, lo que elimina cualquier ambigüedad y permite una precisión imposible de lograr con el lenguaje corriente,

_facilita una apreciación de conjunto del procedimiento.

_evita las diferencias de interpretación.

Utilidades del cursograma: Pueden utilizarse para diversos efectos:

_Para realizar relevamientos de información o para sistematizar la información relevada, en un cursograma que se denomina “actual” o “vigente”;

_Para analizar un procedimiento y detectar problemas;

_Para diseñar propuestas de cambio, en un cursograma que se denomina “propuesto”;

_Para comparar realidades administrativas en diferentes momentos históricos.

A los efectos legales de diseñar un cursograma, cabe destacar que no existe universalidad de criterios respecto a su graficación. Existe una gran variedad de lenguajes: Asme, Asa, Planus, Louis, Inglés, Iram, BG, etc.).

En todos los sistemas, como en cualquier lenguaje, existen una serie de símbolos y un conjunto de reglas que combinan los símbolos y los hacen útiles como forma de expresión. El

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