Pymes. La fábrica de Muebles “El Súper Mueble de Oficina

Del análisis efectuado sobre las razones que dan origen dan origen a la decisión de ejecutar un proyecto y llevarlo a su implementación.

La fábrica de Muebles “El Súper Mueble de Oficina”, ha considerado que es necesario realizar la implementación del Sistema de Control de Ingreso y Egreso de Personal, que traerá beneficios en un mejor control, comunicación y competitividad, razón por la cual se debe realizar la programación del proyecto (Calendario del proyecto).

Para lo cual se solicita realizar los pasos siguientes: (5 pts.)

1. 1. Crear el EDT.
2. 2. Identificar actividades necesarias (identifique como máximo 12 actividades)
3. 3. Definir actividades
4. 4. Secuenciar actividades (definir secuencia lógica)
5. 5. Desarrollo del calendario de trabajo (elabore un diagrama de GANTT)

1) EL EDT (Estructura de Desglose de Trabajo).  El EDT es un proceso para definir los principales productos entregables del proyecto. Consiste en dividir el proyecto en partes más pequeñas lo que lo hace más manejable.

• Cotización de equipo
• Elección de equipo y proceso administrativo de compra
• Instalación de equipo y software
• Capacitación del personal sobre uso
• Puesta en funcionamiento del equipo y software
• Evaluación del equipo y software

2)  Identificar actividades necesarias. Este paso debe incluir todas las actividades que serán ejecutadas en el proyecto, conteniendo descripciones de cada actividad para asegurar que los miembros del equipo del proyecto entenderán como se deberá ejecutar el trabajo.

• Cotizar el equipo de reloj biométrico y software (realizando las cotizaciones necesarias como mínimo tres cotizaciones).
• Someter a elección las cotizaciones más bajas económicamente y de buena calidad.
• Escoger la opción más adecuada entre las cotizaciones.
• Efectuar procedimiento de orden de compra del equipo.
• Obtener autorización de la gerencia financiera
• Emitir cheque por precio de compra del equipo
• Efectuar la compra del equipo
• Proceder a la instalación de la terminal receptora.
• Proceder a la instalación del cableado de red de transmisión de datos a servidor.
• Instalar software en la PC que controla el servidor.
• Hacer pruebas para calibrar equipo
• Ingresar los datos del personal a la base de datos que alimenta al software
• Realizar toma de huellas dactilares del personal
• Capacitar al personal de supervisión / fiscalización sobre el uso del equipo y las modalidades del software
• Dar instrucciones al personal sobre cómo deben de colocar su huella dactilar en el reloj para que la misma quede bien registrada.
• Iniciar uso del sistema
• Evaluación de operación del sistema

3 y 4) Definir actividades y Secuencias Actividades:

• Cotizar el equipo de reloj biométrico y software

• El Departamento de recursos humanos procederá a requerir al Departamento de compras y adquisiciones para que cotice el equipo y software en empresas que comercialicen este tipo de equipos.
• Se necesitaran cotizaciones, las cuales deberán contener las especificaciones técnicas del equipo y del software, así como los requerimientos mínimos que debe tener el equipo de cómputo en donde se instalará el software.
• Cada cotización deberá tener expresado el precio.
• Las empresas en las que se cotice deben ser empresas especializadas en el área.

• Someter a elección las cotizaciones.

• Las cotizaciones con el menor precio, serán remitidas al Departamento de Compras y Adquisiciones, para su posterior evaluación y análisis. Junto con cualquier documentación de carácter técnico que se considere importante.

• Escoger la opción más adecuada

• El Departamento de Compras y Contrataciones, evaluará y tomará en consideración aspectos técnicos, costo, garantías, marca y servicio de soporte técnico para elegir la mejor opción entre las propuestas presentadas.

• Efectuar procedimiento de orden de compra del equipo

• Una vez escogido el equipo que reúna las características antes mencionadas, el Departamento de Compras y Contrataciones, procederá a emitir la orden de compra respectiva, para su aprobación por parte de la Gerencia Financiera.

• Obtener autorización de la gerencia financiera

• La Gerencia Financiera evaluará la orden de compra emitida por el Departamento de compras y adquisiciones y si la misma cumple con los requisitos del procedimiento de compra de equipo nuevo o de proyectos, se autorizará la compra.

• Emitir cheque por precio de compra del equipo

• La Gerencia Financiera emitirá el cheque respectivo por el valor del equipo que fue elegido.
• Dicho cheque será emitido a nombre de la empresa vendedora. No se podrán emitir cheques al portador o a nombre diferente al de la empresa vendedora.

• Efectuar la compra del equipo

• El Departamento de Compras y Adquisiciones, procederá a la compra del equipo.

• Proceder a la instalación de las terminales receptoras.

• Se procederá a la instalaciones de las terminales receptoras, que consisten en scaners digitales en las cuales los empleados tendrán que colocar uno de sus dedos para que el equipo los identifique por medio de sus huellas dactilares y así poder registrar la hora de entrada, la hora de salida para almorzar, la hora de ingreso del almuerzo y la hora de salida de labores.
• Se instalará una terminal en la entrada de cada departamento, para que así los empleados de cada departamento puedan realizar este proceso de manera más rápida, ágil y eficiente.

• Proceder a la instalación del cableado de red de transmisión de datos a servidor.

• Debido a que la empresa contará con varias terminales receptoras, las cuales serán colocadas en la entrada de cada uno de los departamentos, se hará necesario instalar cableado estructural de red, para poder enviar la información recabada en cada terminal a un servidor central que a su vez enviará la información al computador en donde se instalará el software controlador del equipo.

• Instalar software en la PC que controla el servidor.

• El software del reloj biométrico, se instalará en un computador central, el cual hará el papel de servidor.
• A través de este computador se llevarán a cabo los controles respectivos de los marcages de los relojes o terminales receptoras.

• Hacer pruebas para calibrar equipo

• Para comprobar el funcionamiento del equipo, el personal del Departamento de Recursos Humanos que sea designado para tal efecto, se encargará de realizar las pruebas correspondientes en el equipo, el software y las terminales receptoras.

• Ingresar los datos del personal a la base de datos que alimenta al software

• Se crearán códigos para cada uno de los empleados, además se ingresará la información de cada uno de los empleados a la base de datos del sistema, datos tales como No. de empleado o código, nombre completo, sexo, puesto, departamento al que pertenece, horario que tiene asignado (el sistema permite crear hasta 10 horarios), nombre del jefe inmediato o de la persona a quien le reporta, fecha de ingreso a la empresa, etc.
• Se recomienda que estos códigos sean creados conforme a ciertos criterios tales como antigüedad, departamento o área a la que pertenecen, niveles de jerarquía, etc.

• Realizar toma de huellas dactilares del personal

• Una vez creados los registros del personal, con la información arriba descrita, se procederá a realizar la toma de huellas dactilares del personal.
• Se realizarán conforme los códigos asignados.
• Se deberá registrar 3 veces, las huellas de los dedos índices de ambas manos.
• Luego se deberá confirmar que el registro haya quedado registrado de forma satisfactoria.

• Capacitar al personal de supervisión / fiscalización sobre el uso del equipo y las modalidades del software

• El personal del Departamento de recursos humanos que sea designado para realizar la labor de controlar y fiscalizar los registros recabados en el sistema, deberá recibir la adecuada capacitación respecto a las funciones y modalidades del sistema.
• Para lo cual es recomendable crear un manual de instrucciones de uso del software y del equipo biométrico.

• Dar instrucciones al personal sobre cómo deben de colocar su huella dactilar en el reloj para que la misma quede bien registrada.

• De igual forma, el Departamento de recursos humanos deberá de informar a todos los empleados, respecto a las instrucciones básicas de uso de las terminales receptoras, en especial la forma en que deberán de colocar su dedo para que el registro de su huella dactilar sea escaneado de la forma adecuada y que el registro sea válido.

• Iniciar uso del sistema

• Terminadas las fases anteriores, Departamento de recursos humanos procederá a dar por iniciado el uso generalizado del sistema de reloj biométrico. Informando a todo el personal sobre la obligatoriedad de registrar sus entradas y salidas.

• Evaluación de operación del sistema

• Una vez iniciado el uso generalizado del sistema, el Departamento de Recursos Humanos con el apoyo del Departamento de Informática procederá a realizar evaluaciones periódicas sobre el buen funcionamiento del equipo, del software y sus múltiples funciones, asimismo evaluará los resultados del sistema en cuanto a la impresión de reportes varios de los registros, tales como Horas extras, tiempos de almuerzo, entradas tarde, inasistencias, salidas temprano, etc.

...