La fábrica de muebles El Súper Mueble de Oficina

TAREA ​

2. Información y Comunicación en la Organización: La fábrica de muebles El Súper Mueble de Oficina, actualmente se encuentra en proceso de actualización de su estructura organizacional tal como se observó en la tarea 1, sin embargo uno de los departamentos de mayor conflictividad administrativa, es el departamento de ventas debido al manejo de la información, ya que la misma presenta problemas como los siguientes: 1. Orden inadecuado, códigos de productos erróneos, cálculos inexactos.

2. Fácil acceso de cualquier miembro de la organización a la información.

3. No es posible segmentar correctamente a los clientes.

4. Demasiado tiempo al procesar datos, generando atraso en respuesta a clientes.

5. La previsión de las ventas hasta hoy es muy subjetiva e inexacta.

Considerando que en toda organización la información y comunicación se constituyen como recursos valiosos para el ser humano se le solicita realice lo siguiente:

1. Un análisis de estos problemas y proponga una solución considerando las características de la información, esto con el objeto de evitar errores en la toma de decisiones en el departamento de ventas.

1. Orden inadecuado, códigos de productos erróneos, cálculos inexactos.

- Sería un poco difícil enumerar los pasos que deben de realizarse debido a que todo es importante pero en mi consideración se debe de realizar en primer lugar un inventario de todos los productos existente dentro de las bodegas de la empresa una vez esto se debe de asignar códigos nuevos que sean más fáciles de aprender por el personal para que los puedan manejar correctamente y evitar que los nuevos productos que ingresen sean inventariados con duplicidad de códigos duplicados o uno complicado de memorizar para el personal.

- Se debe de nombrar los puestos claves y el personal de mando ose definir la jerarquía y darlos a conocer a todo el personal para que ellos los tengan presentes ante cualquier dificultad que se presente.

- Se debe de implementar un sistema donde se puede llevar el correcto control de las bajas y las altas de la bodega para evitar tener errores y descuadres al momento de realizar un inventario.

Esta opción se otorga debido a que dentro de mi área laborar que es cobros de tarjetas de créditos hace 5 años nos encontrábamos en una situación similar debido a que no se tenía un correcto control de búsqueda para los tarjetahabientes por la llave de cif o Código con el que se ingresó al sistema. Para arreglar este complicado problema con el personal se ideo ingresar a los clientes al sistema con el NIT.

En referencia al área de trabajo se ordenó la mora por instancias creando una premora para poder contener la mayor cantidad de cuentas que anteriormente ingresaban a mora por no recordarles a los clientes su fecha de pago. La instancia Moras Bajas dando paso a la recuperación de las moras 30 y 60, la instancia Moras Altas recuperando la instancia 90 a 150 y por último la instancia cobra que se encargan de la recuperación de las cuentas en 180 a más. Se crearon los perfiles de Supervisores dando paso a un mejor control debido a que se logró establecer una línea de jerarquía estable.

Dentro del área de trabajo se implementó un nuevo sistema donde solo se deben de ingresar unos cuantos datos para poder generar la información correcta para el cliente sin ningún error.

2. Fácil acceso de cualquier miembro de la organización a la información.

- Se puede implementar un sistema de seguridad para las computadoras en donde se le permita el acceso a cierta información a los empleados para evitar que ellos tenga la fácil navegación en toda la información. De igual manera se puede implementar que los sistemas que se utilicen se les puede crear perfiles donde haya un administrador y el resto de usuarios.

En base a la propuesta se debería a que dentro del área laboral del Banco GyT las computadoras se encuentran restringidas debido a que se maneja información confidencial.

3. No es posible segmentar correctamente a los clientes.

- Como ya se argumentó en punto uno con la creación de códigos para los diferentes productos se propone que se creen nuevamente códigos para los clientes para poder llevar un mejor control.

Esta opción se otorga debido a que dentro de mi área laborar que es cobros de tarjetas de créditos hace 5 años nos encontrábamos en una situación similar debido a que no se tenía un correcto control de búsqueda para los tarjetahabientes por la llave de cif o Código con el que se ingresó al sistema. Para arreglar este complicado problema con el personal se ideo ingresar a los clientes al sistema con el NIT.

4. Demasiado tiempo al procesar datos, generando atraso en respuesta a clientes.

- Una de las mejores propuestas y opciones que se deben de considerar es la evaluación de la herramientas de trabajo, si los programas o computadoras son las adecuadas y aptas para las necesidades de nuestras empresas, de no ser así se debe de iniciar la con una cambio del equipo de cómputo para posteriormente se actualicen los sistemas porque puede que estos sean un poco antiguos y no se adapten a las necesidades actuales de la empresa. Se debe de considerar también la capacitación del uso de los mismos para el personal del área de ventas para que tengan el correcto conocimiento sobre los mismos.

...