RELACIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTRAS ÁREAS DENTRO DE DISAL.S.A. DE C.V

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Asignatura: Administración de Compras                                                  

Sección: 01

Tema: elaboración del organigrama de la empresa, relación del departamento de compras con otras áreas de la empresa, identificación de un pronóstico de las ventas de la empresa y determinación de la demanda de un producto.

Docente: Master y Lic. Jose Roberto Moreno Hernández [pic 1]

Sábado 24 de septiembre del 2016.

RELACIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTRAS ÁREAS DENTRO DE DISAL.S.A. DE C.V.

• DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y DEPARTAMENTO DE  PRODUCCIÓN.

En la empresa DISAL S.A. DE C.V se mantiene una relación con el departamento de producción de Industrial Licoreras de Guatemala, semanalmente se prepara un programa de lo que se va a trabajar en las plantas y por tanto se revisan las existencias y se establece si hay suficiente o no y en el caso de no haberlo, se comunican con el departamento de Compras, ya sea para que agilice el ingreso, pues puede que el producto se encuentre en aduanas o esté en camino o que busque un proveedor para conseguirlo lo más pronto posible.

El departamento  de compras es el responsable de abastecer la distribuidora  y todo lo necesario para que el departamento de producción de Industrial Licoreras de Guatemala,  pueda producir lo que se va a vender de acuerdo con el presupuesto de ventas, por tanto, su labor es colocar los pedidos para que haya un suministro, cuyo flujo sea permanente y en las cantidades suficientes y en las fechas oportunas, para facilitar la labor de ese departamento.

• DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO (BODEGA).

Cuando llegan los productos que vienen desde Industrial Licoreras de Guatemala, y otros proveedores que abastecen de producto a DISAL, este pasa a almacenamiento o bodegas que se encuentran en Lourdes,  es el responsable de guardar y cuidar de los productos y todo lo que se necesita para producir.

El personal que labora en esta unidad, es responsable de registrar las entradas y salidas de producto y de controlar las existencias. Generalmente se utiliza un registro conocido como Kardex, el cual puede ser llevado a mano o electrónicamente. El control de inventarios debe ser eficiente para evitar que se tengan datos incorrectos de lo que se tiene en bodega. Para que esto se logre, el responsable principal de la eficiencia en este control es el Almacén, pues deben tener registros actualizados en el momento que sucedan los movimientos.

DISAL realiza este control de forma electrónico, para realizar en línea las consultas necesarias los otros departamentos involucrados, ya sea para constatar que hay existencias de lo que se necesita o para tomar decisiones de adquirir más productos  de ahí la importancia de la actualización constante.

Cuando el jefe de bodega se da cuenta de que un producto, se está terminando, debe avisar de inmediato al departamento de compras y de esa forma trabaja en equipo con ellos. Cuando ingresa un pedido, a bodega se debe avisar al departamento de Compras de ese ingreso, con el propósito de mantenerlo informado.

El departamento de compras, siempre que coloca una orden de compra a un proveedor y que va a ingresar a la bodega, le envía una copia, con el propósito de que se prepare para poder recibir el producto.

• DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD.

En DISAL cuenta con un departamento de Control de Calidad, que son laboratorios que analizan las materias primas que se reciben para verificar las especificaciones técnicas que se pidieron con las que trae el producto que envían los proveedores.

Una vez hecho el análisis, ellos reportan al departamento  de compras, de producción  y Almacenamiento (bodega) si el producto recibido cumple con lo requerido y por tanto lo pueden utilizar; lo contrario sería, que el producto viene contaminado o con especificaciones diferentes a lo pedido y que el producto no puede ser utilizado por el riesgo que existe de su uso. El departamento compras, cada vez que coloca un pedido a un proveedor y es un producto que debe ser analizado por Control de Calidad, envía una copia a ese departamento para que se preparen para el análisis correspondiente.

Sucede que algunas veces el departamento de control de calidad tiene escasez de los reactivos que necesitará para poder efectuar el análisis o que necesita algún equipo especial para efectuarlo, por lo tanto debe solicitar la compra correspondiente o alquilar el equipo en caso necesario. Cuando el departamento de compras recibe notificación de anomalías con el producto recibido, procede, ya sea a presentar el reclamo al proveedor o hacer el reclamo a la compañía de seguros.

• DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y DEPARTAMENTO DE MERCADEO.

En DISAL, el departamento de mercadeo tiene participación en el establecimiento del presupuesto de ventas y se relaciona con los productos  que hay que pedir a los proveedores y el departamento de compras debe establecer el plan de compras para abastecer esos productos al departamento de ventas.

Ahora bien, como se sabe, un departamento de mercadeo hace promociones para apoyar las ventas de determinados productos en determinados momentos del año, con el propósito de alcanzar metas. Algunas promociones se diseñan orientadas a los clientes mayoristas o para el consumidor final.

El gerente de marca, sabe lo que quiere y entonces llama a proveedores de artículos promocionales o empresas especializadas para negociar con ellos los precios, las cantidades necesarias, las fechas en que se necesitan, colores, tamaños, etc. Una vez realizada la negociación, pasa al Depto. De Compras todos los detalles acordados con el proveedor para que sea ese departamento quien le dé seguimiento a la compra. Es decir, el departamento de compras emite las órdenes de compra de acuerdo a lo negociado por el gerente de marca y verá que el proveedor cumpla con todas las especificaciones acordadas. Una vez se están recibiendo los artículos solicitados, se le informa al gerente de marca de los detalle de los ingresos a la Bodega.

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