SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA EMPRESA “SU CASA A GUSTO”

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SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA EMPRESA “SU CASA A GUSTO”

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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN        4

CAPITULO l        5

I.        “Definición y análisis del problema”        5

a.        Descripción de la empresa:        5

b.        Organigrama de la empresa        6

c.        Situación actual de la empresa        7

d.        Problema encontrado        7

e.        Causas y consecuencias del problema        8

f.        Soluciones        9

g.        Solución elegida        9

h.        Solicitud de petición del proyecto a realizar        10

Conclusión Capítulo I        10

CAPÍTULO II        11

ll.        “Investigación preliminar”        11

a.        Clarificación de los requerimientos        11

b.        Estudio factibilidad        11

i.        Operativa.        11

ii.        Técnica        11

iii.        Económica        12

c.        Aprobación o rechazo del requerimiento        12

Conclusión capítulo II        12

CAPITULO llI        13

I.        “Determinación de requerimientos”        13

a.        Proceso Básico        13

b.        Datos de entrada y salida        15

c.        Control        16

d.        Periodicidad        16

e.        Transacciones        17

i.        Atención limpieza de alfombra        17

ii.        Atención de fumigación        18

iii.        Atención limpieza tapiz        19

f.        Decisiones        20

Conclusión capitulo III        21

ANEXOS        22

CAPITULO llI

1. “Determinación de requerimientos”

1. Proceso Básico

El proceso básico de la empresa “SU CASA A GUSTO”, En primera instancia no cuenta con los pasos adecuados para generar o plasmar estrategias que sean necesarias para llevar a cabo los procesos básicos requeridos, por lo que el dueño lleva la planificación mentalmente de los servicios que ofrece la empresa, el proceso comienza cuando se recibe la llamada y esta se analiza para determinar el tipo de servicio que requiere el cliente, a partir de la identificación del servicio se realizará un presupuesto con los insumos que son necesarios para poder llevar a cabo el trabajo. Al terminar el paso del cálculo de presupuesto se debe llevar a cabo el cálculo de un nuevo presupuesto en este caso se realizará de las ganancias menos los gastos, lo cual nos permite determinar la utilidad que le será entregada para dicho servicio el cual se está realizando, el siguiente paso será donde el cliente optará por aceptar o rechazar el trabajo a realizar, si rechaza el trabajo la llamada finaliza, pero si acepta realizar el trabajo se da paso a concretar la fecha en la cual se realizara el servicio, por ultimo al establecer estas condiciones se dé finalizada a la llamada.

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Para el diagrama de flujo en el paso de determinar el servicio que es requerido, la empresa “SU CASA A GUSTO” divide su servicio en 3 sub-servicios los cuales son los siguientes:

• Atención de limpieza de tapiz.
• Atención de limpieza de alfombra.
• Atención de fumigación.

1. Datos de entrada y salida

A continuación, se darán a conocer las entradas y salidas de datos que tendrá el Sistema de Información Administrativo que se utilizará en la empresa “SU CASA A GUSTO”, donde se conocerán en detalle los requisitos necesarios para planificar, gestionar y controlar dicho sistema.

 Entradas:

1. Por cantidad de clientes

• Clientes
• Tipo de servicio

1.  Ventas por servicio

• Clasificación: Lavado de alfombras, tapices o Fumigación
• Precio del servicio

1. Por insumos y consumo

• Precio unitario
• Cantidad de inventario
• Nombre producto

Salidas:

1. Obtener los gráficos de demanda de los servicios que entrega la empresa, por periodos de tiempos determinados (mensuales, semestrales, anuales), estas se diferenciaran según las características que ofrece el servicio, por ejemplo: tipo de limpieza ya sea de tapiz o alfombra.

1. Obtener las gráficas de barras donde se indicará el flujo de egreso e ingreso de la empresa entregando la utilidad real obtenida semestral y anualmente.

1. Tablas de resumen con los insumos y el consumo del periodo semestral de la empresa por separado.

1. Control

Control de los procesos 

Existen diferentes medios para poder controlar el proceso que se lleva a cabo al realizar el servicio, por ejemplo, un control financiero, administrativo o un control en el proceso. En sí, primero comenzaremos con el control que realiza el administrador el cual controla el stock de insumos requerido en los servicios de limpieza y fumigación, este control es de manera visual y solo de forma informal llevando la cuenta mentalmente, lo cual le permite saber si cuenta con los insumos que son necesarios para poder realizar el servicio, de no ser así debe comprar los insumos faltantes para abastecer el inventario y de esta manera realizar el trabajo indicado.

En el área financiera de la empresa no cuenta con un contador que trabaje periódicamente en la empresa para que realice los registros de los libros de compra y venta, pero ahora el administrador lleva un registro archivando las boletas y facturas de los clientes con los servicios realizados para llevar un control financiero de cada operación que realiza la empresa.

También cuenta con un control interno en los procesos, donde se debe gestionar el tiempo de los servicios, horas de trabajo, agendar el tiempo de trabajo, la cantidad de clientes que realizar pedidos de servicio, todo esto es realizado por el administrador en este caso el dueño de la empresa “SU CASA A GUSTO”.

1. Periodicidad

El proceso que requiere el servicio es importante con respecto a la calidad y a las veces que sean repetidos trabajos con un mismo cliente, está muy relacionado con la periodicidad de este trabajo debido a que un mismo cliente lo puede atender entre una a más veces en un mismo trabajo.

Procesos:    

• Limpieza de alfombra 1 a 2 hora dependiendo de la alfombra y tapiz.
• Fumigación mínimo 4 horas de pendiendo del terreno o lugar a realizar.
• Tiempo requerido para realizar el traslado de personal al lugar de trabajo.
• Las horas que se requieren para cada servicio.
• El tiempo en que se demora en la reposición del inventario.
• Estimación de la fecha de que el servicio se efectuara.

1. Transacciones

Primero daremos a conocer el proceso interno de los servicios que ofrece la empresa “SU CASA A GUSTO”, los cuales están divididos en 3 tipos, dependiendo del tipo de servicio que el cliente necesite.

1. Atención limpieza de alfombra

Recibida la llamada se especifica que el servicio requerido es el de limpieza de alfombras por lo que se agendará la fecha de recepción del pedido, luego se da paso a realizar el análisis visual del tipo de limpieza que se requiere aplicar a dicha alfombra. Al aclarar el método que se aplicara a la alfombra, se realiza el proceso de selección de los productos a utilizar dependiendo del tipo de mancha y/o suciedad que tenga presente, luego se realizará la etapa de lavado de la alfombra y su respectivo secado, al terminar la limpieza de la alfombra se procede a almacenar hasta que el cliente se presente en una fecha que se establecerá a retirar su alfombra. Una vez terminado el trabajo se procederá a agendar previa llamada con el cliente la fecha de entrega en el domicilio del mismo, donde se hará entrega de la factura o boleta correspondientes.

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