SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

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1. Introducción.

1.1. Definición de un Sistema de Información.

1.2. Actividades Básicas de un Sistema de Información.

1.2.1. Entradas de Información.

1.2.2. Almacenamiento de Información.

1.2.3. Procesamiento de Información.

1.2.4. Salidas de Información.

1.3. El Administrador y los Modernos Sistemas de Información.

1.4. Tipos y Usos de los Sistemas de Información.

2. Planeación del sistema de Información Administrativa.

2.1. Pasos para la elaboración del plan estratégico del SIA.

2.2. Necesidad de la Planeación de Sistemas.

2.3. Objetivos de la Planeación.

3. Técnicas e Instrumentos de Desarrollo de Sistemas.

3.1. Búsqueda de la información.

3.2. Métodos de la Búsqueda de datos.

3.3. Elaboración de Técnicas de Entrevistas.

3.3.1. Programa.

3.3.2. Aprobación.

3.3.3. Venta de un Servicio.

3.3.4. Realización de la Entrevista.

3.3.5. Análisis de la Estación de Trabajo.

3.3.6. Título y Descripción del Puesto.

3.3.7. Entradas y Salidas

3.3.8. Equipo Utilizado.

3.3.9. Relaciones Laborales con otras Estaciones de Trabajo.

3.3.10. Medición del Trabajo.

3.4. Diagramas de Flujo.

3.4.1. Tipos de Diagramas

4. Formas e Informas.

4.1. Objetivos de las Formas.

4.2. Establecimiento de un programa de administración de formas.

4.3. Políticas y Procedimientos.

4.4. Control de Inventario de Formas.

4.5. Archivos y Clasificaciones.

4.6. Análisis de Formas.

4.7. Diseño de Formas.

5. Estructuración de un Sistema de Informes para el SIA.

5.1. Conceptos de Diseño

5.1.1. Necesidades de Información de los Gerentes.

5.1.2. Necesidades de Información para administrar subsistemas organizacionales

5.2. Estructuras de los Informes.

5.2.1. Informe sobre el desempeño e incidentes.

5.2.2. Informe sobre el Avance.

5.2.3. Informes orientados al futuro.

5.2.4. Informes pedidos de la investigación.

5.2.5. Sistemas computarizados de consultas.

5.2.6. Jerarquía de los Informes.

5.2.7. Necesidades externas de información.

5.2.8. Distribución y Restricciones.

6. Diseño conceptual de SIA.

6.1. Desarrollo del las especificaciones del Desempeño.

6.2. Análisis de los Sistemas.

6.3. Análisis de Factibilidad.

6.4. Selección del Diseño Conceptual.

6.4.1. Preparación de los miembros de una organización para el Cambio.

6.4.2. Estudio de las Características de la Compañía y de la Industria.

6.4.3. Estudio de la organización de la Compañía y de la Estructura de la Decisión.

6.4.4. Identificación de los Problemas de la Compañía.

6.4.5. Estudio de los Sistemas de Procesos Gerenciales y Funcionales.

6.4.6. Determinación de las Necesidades de Información.

6.4.7. Determinación de las Fuentes de Información.

6.4.8. Documentación del Diseño Conceptual.

7. Tendencia Futura.

1. Introducción

1.1. Definición de un Sistema de Información:

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversas y normalmente incluyen:

El equipo computacional, (Hardware)

El recurso humano que interactúa con el sistema de información.

Los datos, o información fuente, que son introducidos al sistema.

Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados, (Software)

1.2. Actividades Básicas de un Sistema de Información:

1.2.1. Entradas de información. Que es proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas.

1.2.2. Almacenamiento de Información. A través de esta propiedad el sistema puede reconocer la información guardada en la sesión o proceso anterior.

1.2.3. Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estas características de los sistemas permiten la transformación de datos fuentes en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.

1.2.4. Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada, al exterior.

1.3. El Administrador y los Modernos Sistemas de Información:

Los modernos sistemas de información están cambiando la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos de las empresas, proporcionan información de apoyo al proceso de toma de decisiones y, lo que es más importante, facilitan el logro de ventajas competitivas a través de su implementación en las empresas.

1.4. Tipos y Usos de los Sistemas de Información

Sistemas Transaccionales Automatización de Procesos Operativos: Ahorro de Tiempo y de Recursos Humanos.

Sistemas de Apoyo a las Decisiones: Proporcionan información que sirve de apoyo al proceso de toma de decisiones.

Sistemas Estratégicos: Para lograr ventajas competitivas a través de su implementación y uso.

2. Planeación del sistema de Información Administrativa

La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará. La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dónde queremos estar en el futuro.

Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.

El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo. Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo:

a) Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que satisface las necesidades resultantes.

b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva más amplia, una planeación y mercadotecnia más eficaces del producto y una mejor utilización de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.

2.1. Pasos En La Elaboración Del Plan Estratégico Del SIA.

1) Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que será elaborado.

2) Estudiar el sistema de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén en los futuros SIA.

3) Estudiar la posición estratégica de la compañía.

4) Determinar el entorno en que el SIA cumplirá su cometido.

5) Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la instalación del SIA.

6) Establecer los objetivos estratégicos del SIA.

7) Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan revisión con mayor urgencia.

8) Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios.

9) Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.

10) Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.

11) Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse (prioridades) y los recursos que se requieren.

2.2. Necesidad de la Planeación de Sistemas

El Sistema de Información Administrativa global consta de todas las actividades, equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar información para dirigir los subsistemas y la compañía en su conjunto.

Hay algunas compañías que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos de recuperación rápida de la inversión. Entre los ejemplos de estos últimos se cuentan: la automatización de nómina y de las funciones administrativas, el pronóstico de ventas, el control de inventarios y la introducción incontrolada de computadoras personales.

Este método revela la necesidad de una planeación general. Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como son: la creación de barreras de la comunicación entre sistemas, ya que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactúan con los sistemas en otras partes de la organización.

El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la información referente al personal. Algunos departamentos conservan a veces archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros archivos similares, pero sin facilitar la interconexión entre ellos.

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