SUPERVISIÓN Y CONTROL ACADEMICO Y ADMINISTRATIVO

OBJETO

Como parte del Planeamiento de Control del período 2018, y atendiendo a la disposición del

Directorio, la Dirección de Auditoría Interna ha realizado una inspección inopinada para evaluar las operaciones administrativas y de control de la Filial de Cañete, cuyos resultados se presentan en este

Informe.

ALCANCE

Nuestro examen comprendió las actividades y operaciones para determinar la correcta operación y control de ingresos y egresos, así como el desempeño de las distintas áreas, en el aspecto administrativo y académico.

COMENTARIOS Y OBSERVACIONES

INFRAESTRUCTURA Y SITUACION LEGAL

La Filial de Cañete funciona actualmente en un local alquilado, el mismo que carece de una adecuada infraestructura para las actividades académicas y administrativas. Se pudo verificar que las aulas son reducidas y faltan laboratorios especializados para la escuela de Ingeniería Civil y taller de simulación de audiencias para la escuela de Derecho, lo cual ha sido confirmado por la Directora dela Filial. Como se menciona más adelante se desactivó un laboratorio de cómputo para habilitarlo como aula de clases.

En cuanto a las actividades administrativas, también se observa insuficiente espacio y ambientes inadecuados para el desempeño de las labores, verificándose un hacinamiento de acuerdo a la versión de la propia Directora General.

Por otra parte se pudo constatar que no se cuenta con Licencia de Funcionamiento, Certificado de Defensa Civil y de Saneamiento Ambiental, lo cual no garantiza una segura vigencia de actividades de la Filial y conformidad de las autoridades de supervisión educativa del Ministerio Sectorial.

SUPERVISIÓN Y CONTROL ACADEMICO Y ADMINISTRATIVO

La Filial de Cañete brinda servicios en cuatro escuelas profesionales: Administración y Negocios Internacionales, Ciencias Contables y Financieras, Ingeniería Civil y Derecho.

En cuanto a las actividades permanentes de supervisión y coordinación académica por parte de la Dirección General y el Coordinador Académico de Escuelas Profesionales, no se obtuvo evidencias como Actas de reuniones con docentes y alumnos u otros eventos relacionados, talleres de capacitación y/o formación docente, monitoreo de actividades y medidas correctivas, a fin de orientar acciones en cuanto al mejor servicio que debe brindarse a los estudiantes.

Al respecto debemos mencionar que hemos recibido por escrito informes del Coordinador Académico de Escuelas Profesionales, la encargada de cuentas corrientes y tesorería, el coordinador UDED, la encargada de biblioteca y del personal de limpieza, en cuanto a la actuación de la Directora General, manifestando que desautoriza y limita sus funciones, falta de apoyo, actos de hostigamiento laboral, faltas o ausencias durante las horas de trabajo, mal trato al personal, menosprecio de su trabajo, discriminación, falta de consideración y autoritarismo.

Por su parte la Directora General ha informado de acciones fuera de lugar del Coordinador Académico, mala información a los alumnos y no atención de comunicaciones de coordinadores de la Sede Central, entre otros aspectos. Asimismo menciona inconducta funcional de la encargada de biblioteca y de otro lado que las relaciones con algunas personas del personal administrativo se encuentran esquebrajadas por su actitud reacia a los cambios e indicaciones para mejorar los procesos de gestión en cada una de las áreas, por lo que considera que deben realizarse cambios de personal administrativo y los servicios de terceros.

Lo mencionado anteriormente evidencia que existe un serio conflicto entre las relaciones personales de la Directora General y el personal académico y administrativo, lo que va en desmedro de un adecuado clima laboral en la institución, que afecta las actividades académicas y administrativas e incide negativamente en la gestión institucional y la eficiencia y calidad educativa que se debe brindar a los estudiantes.

OFICINA DE TESORERÍA Y CUENTAS CORRIENTES

Encargada:

Bach. María Luisa Quispe Cáceres

—Arqueo de Caja por Ingresos

Cajero: Bach. María Luisa Quispe Cáceres

Se realizó arqueo en la Caja N” 61, con el resultado siguiente:

• Reporte de ingresos Sistema de Tesorería 03/09/2018 S/8,245.48
• Total efectivo recontado 03/09/2018        $5/8,245.50
• Saldo        S/ (0.02)

Proceso de Notas de Crédito

Se realizó la verificación de las notas de crédito emitidas por transferencia desde el 01/01/2018 al 22/08/2018, constatándose que cuentan con los datos y firma del alumno que obtuvo el beneficio.

Por otro lado, se constató la Oficina de Cuentas Corrientes cuenta con el archivo de solicitudes que sustentan el trámite por mala emisión, transferencia y devolución.

Además se verificó que la encargada de la Oficina, Bach. María Luisa Quispe Cáceres sólo maneja los ingresos de la caja 061.

Medios de Seguridad en Oficina de Tesorería

Se observó que el Área de Tesorería no cuenta con Caja Fuerte para el resguardo del dinero en efectivo producto de los ingresos diarios.

La Oficina de Tesorería cuenta con cámaras de seguridad y televisión circuito cerrado, que no están operativos y asimismo tampoco funcionan las luces de emergencia. En la oficina también se observó que existen cajas apiladas conteniendo libros de la biblioteca, que dificultan el traslado y operación del personal que labora en la Oficina.

Arqueo de Fondo Fijo

Los gastos de Caja Chica del mes de Agosto ya había sido enviados a la Sede Central, por lo que se nos proporcionó una copia del envío de fecha 31 de agosto por el importe de S/ 999.60

Se verificaron los documentos que sustentan los gastos de Caja Chica de Agosto, observándose gastos sustentados con Boletas de Ventas, que no permiten la utilización del crédito fiscal, según disposiciones de Sunat.

La Directora dela Filial, Mg. Rosa Cecilia González Ríos es la que maneja los fondos de caja chica  y los depósitos que son enviados por la Sede Central a su nombre. No se cuenta con una caja fuerte y no hay instalación de cámara de vigilancia en su oficina.

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