Sistema Admitravos 1

9. 1. CONCEPTO Y OBJETIVOS.-

Conceptos

Una organización exitosa, es decir aquella cuyo funcionamiento económico le permita

obtener beneficios o sea que logre superávits, será la que podrá sobrevivir, primero y luego

crecer en el transcurso del tiempo.

Para poder lograrlo debe contar con los siguientes elementos:

Un “producto” o “Servicio” , entendiéndose por tal a la actividad principal a que se dedique

esa Organización; que pueda ser colocado en

Un “mercado”, o sea que exista un público usuario o consumidor de esos productos o

servicios,

Una “tecnología” utilizada para generar esos productos o servicios y colocarlos en el

mercado,

Una “estructura financiera” o sea el Capital disponible necesario para acceder a la

tecnología que le permita producir eficientemente,

Una “dirección” activa y dinámica que establezca objetivos, estrategias y controle su

cumplimiento.

Todos estos elementos son necesarios, pero en las Organizaciones del presente, se necesita

un elemento más: los sistemas administrativos. Ya que todos los elementos antes

mencionados son determinantes, pero para que aplicación halle concreción efectiva en la

generación de bienes y servicios económicos, se necesita que una gran cantidad de

decisiones y operaciones menores se desarrollen eficientemente para que sumadas den los

resultados esperados. Esas múltiples operaciones deben ser llevadas a cabo empleando un

aparato o estructura administrativa adecuado.

A través de ese sistema administrativo adecuado se ejecutarán las decisiones de detalle

inherentes a: el movimiento y custodia del dinero y las mercaderías; al producto, para que

este sea fabricado y esté disponible para el cliente en la calidad, tiempo y condiciones

requeridas; al manejo del personal de la empresa; al registro y control de los bienes, etc.

Sin embargo esta adecuada organización administrativa por sí sola no asegura el éxito de la

organización, ya que ella no puede generar los productos, ni el capital necesario o el

mercado; pero la falta de sistemas administrativos buenos, puede originar pérdidas tan

grandes que llegan a invalidar o tornar ineficientes a cualquier combinación adecuada de

todos los otros elementos antes mencionados.

Una buena y eficiente Dirección, encara los problemas que se le presentan y los va

solucionando, con buenos productos, tecnología y capital, hace productiva y eficiente a su

organización. Pero cuando los problemas a solucionar son de índole administrativa, existen

dos factores que comprometen la labor directiva colocándola en una situación delicada:

1) Un factor de especialización. Por formación, extracción y convicción los dirigentes de

empresas le asignan prioridad a los temas o áreas que generan beneficios en forma directa:

Producción, Comercialización y el área Financiera. Sin embargo la Administración, desde

su punto de vista, es un sector improductivo y lo suficientemente complicado como para

asignarle preferente atención.

2) Un factor de complejidad: porque que la eficiencia en los sistemas administrativos, se

logra por la suma de una gran cantidad de operaciones, que a través de un efecto de

piramidación, es decir por la agregación sucesiva y hacia arriba en la pirámide de la

estructura organizativa, se determina que el total sea eficiente si cada una de las partes o

unidades lo es. Generalmente se parte de una situación de insatisfacción o problemática en

el área administrativa, y revertirla requiere un largo y difícil trabajo de introducción de

cambios implementación de sugerencias y modificaciones en los procedimientos, tratando

de vencer resistencias inconscientes o interesadas.

Siendo este proceso mucho más difícil y de resultados más inciertos que logro de éxitos en

las otras áreas consideradas, (Producción, Comercialización, etc.), donde el resultado

exitoso se basa en el grado de creatividad con el que hayan sido concebidos los proyectos y

en la correcta implantación de grandes normas o políticas. Es por ello que la Dirección

tiende a no ver, o a no asignar la debida importancia a estos problemas de hacer eficientes

los sistemas administrativos de sus organizaciones..

Por lo tanto, el Sistema Administrativo de una organización constituye el medio a través

del cual las decisiones de política o estratégicas adoptadas por los niveles superiores de la

misma, se concretan en una serie de múltiples decisiones que resuelven casos individuales

y que a través de la conformación de rutinas de trabajo van configurando la actividad

administrativa total de la Organización.

Es a través del Sistema Administrativo que se trasmiten, registran y conservan los soportes

de información mediante los cuales se comunican documentadamente las decisiones que

impulsan los actos físicos, (Comprar, vender, pagar, cobrar, etc.); además se lo utiliza para

recoger los datos de las fuentes productoras de los mismos, elaborarlos y retransmitirlos a

los centros de decisión, para que tengan conocimiento de los resultados de la ejecución de

sus órdenes, cerrando de

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