Sistema De Compras

RELACIÓN DIRECTA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTRAS ÁREAS.

EL área de compras como parte integral de una empresa, tiene relación con todas las áreas de la misma; sin embargo, tiene vinculación directa por razón obvia de sus actividades, con los siguientes departamentos.

ALMACÉN.- Este departamento mantiene al de compras con información constante sobre las existencias reales de materias primas, mercancías y materiales mediante controles minuciosos (control de inventarios); además, es el área donde se originan las requisiciones que ponen en movimiento al departamento de compras para su debido “resurtimiento” “reaprovisionamiento”. Y de esa manera estar en posibilidades de proveer oportunamente a producción o a alguna otra área de la empresa.

PRODUCCIÒN.- Es de suma importancia que el departamento de compras obtenga las materias primas requeridas en el tiempo adecuado y al precio más bajo posible, pero sin menoscabo de la calidad, pero que producción pueda transformarlas en artículos que coloquen competitivamente a su empresa en el mercado, de ahí la importancia de la coordinación con el departamento de compras.

TRÁFICO.- En las grandes empresas, el departamento de tráfico es el responsable de la recepción de los materiales que ingresan a la compañía, se encarga de verificar que éstos reúnan los requisitos de calidad, cantidad, oportunidad, y que no haya mermas significativas o faltantes de los artículos amparados por la orden de compra o pedido emitidos por el área de compras. Esto justifica el vínculo tan estrecho que debe existir entre estos dos departamentos.

CONTABILIDAD.- Este departamento maneja informes o datos exactos y registra en forma sistemática las operaciones comerciales que realiza una empresa. Así las compras de materias primas y otros materiales deben registrarse oportunamente por contabilidad para evitar retrasos en el pago a proveedores y aprovechar al máximo todos los descuentos que estos ofrezcan a la empresa.

SISTEMAS DE COMPRAS.

Sistema Centralizado.

Tiene dos significados, el primero se refiere a la concentración de autoridad en un departamento, y el otro, más común, al control central de las compras, de ordinario en las oficinas generales, aunque haya diversas sucursales en distintos lugares. Las ventajas son:

- Un mayor control sobre el volumen de las compras

- Facilita el control de las piezas compradas, así como la calidad de las mismas.

- Mayores descuentos en grandes volúmenes de compras

- Permite procedimientos uniformes y un mejor control sobre ellos

- Existe mejor control de inventarios, con la consiguiente disminución de inversiones.

- Evita duplicidad de funciones

- Los problemas generales son claros en una sola entrevista con el comprador.

- Reduce considerablemente el papeleo.

Desventajas:

- En situaciones urgentes no siempre se pueden atender rápidamente los requerimientos

- La pérdida de personal valioso, repercute más en este sistema que en el descentralizado.

- El personal que está lejos del punto donde van a utilizarse los artículos es ajeno a los problemas regionales.

- El personal de compras tiene más cargas de trabajo.

- Lentitud al trasladar materiales del almacén general a otras sucursales

- Gastos adicionales por maniobras de carga y descarga, etc-

Sistema Descentralizado:

En este tipo de organización existen varios grupos independientes de compras que reportan a sus jefes de las plantas o sucursales, sean locales y regionales, en vez de hacerlo a un jefe de adquisiciones general.

Ventajas:

- En situaciones urgentes se pueden realizar compras en forma rápida.

- Formar personal más experimentado y especializado

- Es posible

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