El Sistema De Informacion En Compras

1. Relaciones de la función de compras y abastecimientos con la organización.

La función de compras es un servicio que da apoyo a las actividades de otras operaciones. A su vez recibe ayuda de otras unidades operantes. El funcionamiento eficiente requiere de un flujo constante y confiable de información entre los departamentos involucrados. En la siguiente figura se describe la relación de la estructura de las compras con otras partes del sistema de producción. Las líneas punteadas representan el intercambio de información; las líneas continuas muestran el movimiento del dinero y los materiales.

La información sobre el mercado proporciona una indicación de la producción esperada. Los pronósticos confiables son necesarios porque la revisión y el proceso de las requisiciones, la selección de proveedores, la expedición de la orden de compra y la entrega de material pedido toman un tiempo considerable. Los datos anticipados permiten al departamento de compras obtener el mejor precio. Si se observan las tendencias del precio se pueden hacer por adelantado los inventarios de los artículos que probablemente aumenten de precio.

La producción es el punto final para la mayor parte del flujo de materiales y es el punto de partida para la mayoría de los pedidos de materiales. Existen dos tipos de costumbres que caracterizan a los cuerdos entre el departamento de compras y de producción. La primera es el “complejo de ardilla” que conduce a los supervisores y administradores a acaparar suministros, esta política conduce a evitar riesgos en retrasos. La segunda es un “complejo de marca x” o sea la preferencia por una marca determinada que en ocasiones anteriores haya determinado un buen servicio.

El personal de ingeniería también se pueden dejar influir por el complejo marca x. Sus preferencias se deben a la reputación de un proveedor y se refuerzan con los servicios que conducen a un diseño competente del producto y a precios altamente competitivos.

Los aspectos legales requieren atención siempre que se establezcan acuerdos entre la compañía y el proveedor. Para la mayoría de las compras de rutina existen formas estándar con una legalidad ya comprobada. Los contratos mayores y de más duración, en los que se incluyen condiciones especiales, necesitan una revisión legal completa para asegurarse de que ambas partes comprendan sus responsabilidades.

El personal recibidor reporta la cantidad y la calidad de las provisiones recibidas. El departamento de compras emplea esta información para evaluar el servicio de los proveedores. Cuando se retardan los embarques, el departamento de compras establece contacto con el proveedor para determinar la situación real de los pedidos.

Se negocian el reembolso olas deducciones de los embarques dañados en tránsito.

El departamento de contabilidad paga las mercancías recibidas cuando se notifica la aceptación. Es necesaria la notificación rápida para aprovechar los descuentos por pronto pago. Se deben reportar las acciones tomadas para apresurar las entregas y para obtener el reembolso por los embarques dañados debido a que el departamento de contabilidad maneja también el papeleo interno de los registros de los inventarios, la revisión de facturas y otros detalles financieros relacionados con las transacciones de los materiales.

2. Control de calidad de las compras

En las últimas décadas se dio un significado muy especial a la calidad. En tanto, nuevos conceptos tales como MRP (planeación de requerimientos de material) y JIT (justo a tiempo) han revolucionado la cantidad, envío y aspectos de inventario de la administración de materiales, también se requiere de una nueva actitud hacia la calidad. Cuando no se dispone de seguridad en el almacén y se necesita que los artículos lleguen justamente antes de su uso, su calidad debe ser totalmente aceptable.

Para comprender el papel de la calidad y su obtención es necesario determinar cómo se definen las necesidades, qué es lo que constituye la mejor compra y qué acción tomar por parte de los compradores para asegurar la calidad correcta en lo abastecido. Calidad en el sentido más sencillo se debe referir a la capacidad de un vendedor para proveer artículos y servicios de acuerdo con las especificaciones.

La calidad también se puede referir a que si un artículo se desempeña a su uso verdadero a las especificaciones del solicitante original, sin considerar si está de acuerdo con las especificaciones. Así con frecuencia se dice que un artículo no es bueno o de mala calidad cuando falla en su uso; aun cuando la requisición original o las especificaciones hayan sido deficientes. Desde luego lo ideal se logra cuando todos los insumos adquiridos pasan satisfactoriamente la prueba de uso.

La mejor compra

La decisión sobre lo que se debe comprar abarca algo más que equilibrar las diferentes consideraciones técnicas. La mejor compra considera la necesidad de un cierto nivel mínimo de adaptabilidad, pero toma en consideración el costo y la posibilidad de obtenerlo, así como el transporte y la disponibilidad. Si el costo es demasiado prohibitivo, se debe buscar otro artículo menos aceptable. O sui cualquiera que sea el costo, incluso si es posible pagarlo, pero los únicos proveedores disponibles del artículo técnicamente perfecto carecen de la capacidad adecuada de producción o de la seguridad financiera u otras de existencia comercial continuada, entonces se debe buscar otra forma de conseguir algo, aunque sea un producto sustituto. La mejor compra es una combinación de características que a fin de cuentas cumpla en tiempo y forma con las especificaciones requeridas para cumplir con los objetivos.

Así pues, desde el punto de vista del abastecimiento puede ser crucial lo bien que puedan desempeñarse los vendedores para el éxito de la organización compradora al proporcionarle artículos o servicios de calidad. La mejoría de la calidad es un reto continuo tanto para el comprador como pare el vendedor. Además es necesaria una estrecha cooperación entre las empresas compradoras y las vendedoras para alcanzar una mejoría significativa en el tiempo.

La perspectiva de la administración, que ya está de moda desde hace tiempo, era que la curva calidad –costo era similar a la curva de cantidad de orden de lote económico o en forma de U. Bajo este concepto se consideraba aceptable vivir con un nivel significativo de defectos, porque se pensaba que pocos defectos aumentarían el costo. Sin embargo, este enfoque no es tan válido para el aspecto de las compras hoy en día. Gracias a la teoría de Deming, Juran y Crosby ahora se ha llegado a la filosofía de la calidad.

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