Sistema de gestión compras
Enviado por Gretel Rucci Odasso • 4 de Mayo de 2023 • Tareas • 1.281 Palabras (6 Páginas) • 54 Visitas
Diplomado Auditoria y Contabilidad | Alumna Rucci Gretel
[pic 1] | SISTEMA DE GESTION COMPRAS MUNICIPALIDAD DE RUFINO |
CODIGO DE PROCEDIMIENTO N° P01-002 | |
PROCEDIMIENTO COMPRAS | Fecha: 04 abril de 2023 |
Versión: 002 | |
OBJETIVO | - Describir la metodología para garantizar que la adquisición de bienes, servicios, materiales, insumos, equipos y servicios, cumplan con los requisitos exigidos por la Municipalidad. - Establecer una metodología para la selección y evaluación de proveedores y contratistas. Además de garantizar que se identifiquen y evalúen las especificaciones relativas al cumplimiento de los requerimientos. - El propósito de la auditoría sobre el sistema de compras es la evaluación de la adecuación de los controles internos y el cumplimiento del contratista con sus políticas y procedimientos de gestión que tiene implantados. - El principal objetivo de la auditoría del sistema de compras del es obtener una comprensión suficiente del mismo para planificar los esfuerzos de auditoría relacionados. Esto requiere que el auditor evalúe la adecuación de las políticas y procedimientos de las compras, si se encuentran bien implementadas y si contribuyen a realizar compras económicas y eficientes. |
LIMITES | Este procedimiento se aplicará en todos los procesos de contratación DIRECTA y/o CONCURSO de bienes y servicios de la Municipalidad, así como para la selección y evaluación de proveedores y contratistas. Se deja el procedimiento de LICITACIONES al área de legales de la Municipalidad. |
ALCANCE | La auditoría abarcará la revisión de la totalidad de los equipos informáticos que se encuentran en uso dentro de la Municipalidad (tanto computadoras de escritorio como también las portátiles). Se evaluará el estado de operatividad de los equipos en relación con el sistema y el plan de mantenimiento de estos; y el registro de mantenimiento realizados. Examen de la adecuación y la coherencia de la aplicación de los procedimientos escritos por el departamento de compras, Funcionamiento de la interfaz del software con el sistema de compras. El conocimiento y cumplimiento de los empleados del departamento de compras de los procedimientos escritos, y La capacidad de respuesta a las acciones correctivas propuestas.
En todo caso, las políticas y procedimientos deben asegurar que el personal de compras está cumpliendo con las leyes y reglamentos aplicables a los contratos del Sector Público. |
RECURSOS NECESARIOS PARA LA AUDITORIA | Para hacer una planeación eficaz, se requiere obtener informacion general sobre la organización y sobre la función de informática a evaluar. Administración: recopilar informacion para obtener una visión general del departamento por medio de entrevistas preliminares y solicitud de documentos para poder definir el objetivo y alcances del departamento. Recursos materiales y técnicos: solicitar documentos sobre equipos, localización y características de los que se dispongan. Planes de expansión, políticas de uso de los equipos y renovación. Evaluación de los Sistemas: descripción general de los sistemas instalados y de los que estén por instalarse que contengan volúmenes de información; manual de procedimientos, diagramas de entrada, archivos y salida. Respaldo de la informacion y sistema. Evaluación de prioridades y recursos asignados (humanos y equipos de cómputo). Seguridad física y lógica de los sistemas, confidencialidad y respaldos. |
RESPONSABILIDADES | Los principales deberes y responsabilidades en el sistema de compras son fácilmente comprensibles por las personas que deben aplicarlos, con el fin de minimizar el riesgo de errores derivados por causas tales como instrucciones incomprendidas y errores de juicio. El auditor debe estar alerta sobre aquellos aspectos del proceso de las compras que no están cubiertos por las políticas y procedimientos escritos. Además, el auditor debe tener en cuenta todas aquellas instancias donde las prácticas reales sean incompatibles, o contravengan, con las políticas y procedimientos establecidos. En estos casos el auditor debe considerar y analizar las causas que subyacen a estas inconsistencias (por ejemplo, la falta de una comunicación adecuada de los cambios que ha habido en las políticas y procedimientos establecidos). Las políticas y procedimientos son aprobados por un nivel apropiado del nivel de la dirección y se establece adecuadamente la delegación de autoridad para realizar las compras. El auditor debe evaluar cuidadosamente el nivel de aprobación de la gerencia o dirección para las designaciones de autoridad en materia de compras dada la naturaleza de las funciones y responsabilidades que se le asigne a cada persona. Ser comunicadas eficazmente a las personas dentro de la organización y que son responsables de su ejecución. Esta comunicación implica no sólo asegurarse de que los empleados adecuados son conscientes de las políticas y procedimientos establecidos, sino que también se les proporciona la formación necesaria para asegurarse de que comprenden la forma de interpretar y ejecutar su responsabilidad. |
PERFIL DE LOS AUDITORES | El equipo de trabajo se compondrá de un auditor líder, y dos auditores juniors. Con alto grado de calificación técnica y organizativa, conocimientos en desarrollo informático, gestión de sistema, alta capacidad de análisis de riesgo globales para desarrollar un programa de auditoria que conste de objetivos de control y procedimientos para satisfacer dichos objetivos. Idoneidad en reunir evidencias para detectar fortalezas y debilidades de los controles existentes. Tener suficiente conocimientos y experiencia en la carrera auditoria; espíritu de investigación, iniciativa y habilidad analítica. Tener criterio y decisión en las determinaciones tomadas; ser prudente y claro en sus decisiones y afirmaciones. Poseer habilidad para comunicar. |
PERIOCIDAD DE CONTROL | Los sistemas de control requieren supervisión, es decir un proceso que compruebe que se mantiene adecuado el funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continua, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas. |
PROGRAMA | Dentro de los aspectos generales que el auditor debe tener en cuenta para determinar si las políticas implementadas previamente por la municipalidad son las adecuadas se encuentran las siguientes:
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CONCLUSIONES | De acuerdo a la investigación realizada en el proceso de compras de la Municipalidad de Rufino y la ejecución de la Auditoria de operaciones en compras se puede concluir que los reportes ayudan a la administración publica a determinar si los procedimientos, procesos y documentación para el proceso de compras se encuentran de acuerdo a las necesidades; además de proporcionar resultados de actividades o transacciones que se encuentra fuera del alcance de las políticas o procedimientos que se pueden ver reflejados en:
Se concluye que el procedimiento de auditoria ayuda a tener una actualización constante de lo adecuado que resultan las políticas, procedimientos de acuerdo con los beneficios ya que garantizan:
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DIAGRAMA DE FLUJOS | Se recopila y entrega el diagrama diseñado |
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