Subsistema De Presupuestacion

4.3 SUBSISTEMA DE PRESUPUESTOS

El Subsistema de Presupuesto comprende los principios, técnicas, métodos y procedimientos empleados en las diferentes etapas o fases que integran el proceso presupuestario. Este subsistema establece que el Presupuesto General de Estado y los demás Presupuestos del Sector Público, se estructurarán con arreglo a los principios presupuestarios especialmente de universalidad, unidad, equilibrio, oportunidad y transparencia.

Objetivos

a) Orientar los recursos disponibles para que el Presupuesto General del Estado y los demás presupuestos del Sector Público, sean consistentes con los objetivos y metas propuestas por el Gobierno. b) Lograr que las etapas de formulación, discusión y aprobación de los anteproyectos de Presupuesto se cumplan en el tiempo y forma requeridos. c) Asegurar que la ejecución presupuestaria se programe y desarrolle coordinadamente, asignando los recursos según los avances físicos y necesidades de cada entidad. d) Utilizar la ejecución y evaluación presupuestarias como elementos dinámicos para la corrección de desviaciones.

b) PRINCIPIOS

Estos principios constituyen los “postulados” básicos para que el presupuesto encuentre su pleno desarrollo en todo su proceso.

1. PROGRAMACIÓN

Por su propia naturaleza, el presupuesto tiene un contenido y forma de programación. Es decir se deben expresar con claridad los objetivos seleccionados, las acciones necesarias para alcanzarlas, los recursos estimados expresado en unidades respectivas y traducirlos a variables monetarias, lo que origina la necesidad de asignaciones presupuestarias.

2. EQUILIBRIO

Se refiere a la cobertura financiera del presupuesto. El presupuesto debe formularse en condiciones que el total de sus egresos sean equivalentes al total de los ingresos estimados a recolectarse y cualquier diferencia debe ser financiada por recursos provenientes de la capacidad de endeudamiento en los términos y niveles más realistas y concretos. El no cumplimiento de este principio significa dimensiones falsas del presupuesto que pueden originar problemas económicos y monetarios al país.

3. RACIONALIDAD

Este principio está relacionado con la “austeridad” en el manejo de los recursos, a través de elaborar presupuestos en condiciones de evitar el gasto suntuario, así como impedir el desperdicio y mal uso de los recursos. Por otro lado, se relaciona con la aplicación de la “economicidad” en la satisfacción de las necesidades públicas; es decir, trata de obtener lo más que se pueda gastando lo menos y mejor posible.

4. UNIVERSALIDAD

Está referido al alcance institucional del presupuesto, en el sentido de que se debe incorporar al presupuesto todo lo que es materia de él, es decir, no deben quedar fondos e instituciones públicos expresados en forma extrapresupuestaria. Por otro lado, se refiere a la “unidad” del documento en cuanto a la integración de sus componentes para darle una “coherencia total”, y también a la unidad metodológica empleada en el proceso presupuestario.

5. TRANSPARENCIA

Tiene que ver con la claridad, acuciosidad y especificación con que se expresan los elementos presupuestarios. Los documentos presupuestarios deben expresar en forma ordenada y clara, todas las acciones y recursos necesarios para cumplir con los objetivos plasmados en la Ley del Presupuesto General del Estado y los Presupuestos Especiales. En lo referente a la acuciosidad, el presupuesto debe expresarse con profundidad, sinceridad y honestidad. Por último, el presupuesto debe “especificar” con precisión y realismo todos los flujos de ingresos y egresos, así como el financiamiento posible.

6. FLEXIBILIDAD

El presupuesto no debe contener “rigideces”, en su estructura ni tampoco en sus componentes. En su estructura, ésta debe ser capaz de ser reorientada, modificada de acuerdo a la evaluación de los resultados, lo cual implica que no debe existir ni ingresos rígidos, ni gastos no modificables. El otro sentido de este principio, tiene que ver con la “Unidad de Caja”, es decir los ingresos deben constituir un solo fondo de cobertura de los egresos y la asignación debe hacerse en base a prioridades y competencias, lo que implica que no existan ingresos “pre-asignados” (afectando al gasto).

7. DIFUSIÓN

El contenido del presupuesto debe ser ampliamente difundido ya que constituye el esfuerzo del gobierno por atender los servicios que le han sido encomendados y los cuales son “financiados “con las contribuciones de todos los ciudadanos, a través del pago de sus impuestos.

4.3.1 EL PROCESO DE PRESUPUESTACION

Laborar el presupuesto de ventas es un proceso secuencial de toma de decisiones que implica una serie de pasos ordenados, los cuales aparecen en la figura 2, que se relacionan estrechamente con las etapas de la planeación en administración de ventas. Además, incluye la secuencia de hechos inherentes al método de objetivo y tarea del presupuesto de ventas.

Pasos en la aprobación del presupuesto

Análisis de la situación

Como primer paso, los gerentes de ventas vinculados al presupuesto de ventas tienen que conocer los hechos. Querrán dar un vistazo a la magnitud de las diferencias presentadas en el pasado entre las cifras presupuestadas y las cifras reales y establecer las razones de esas diferencias. La experiencia fruto de los errores de años anteriores permite pulir los aspectos procedimental y conceptual del presupuesto de ventas. Los presupuestos pueden, cambiarse.

Ajustar con precisión los presupuestos de ventas y de gastos de ventas es un arte cuya práctica se beneficia con los errores del pasado.

Identificación de problemas y oportunidades

Los problemas y las oportunidades que se presentan en la administración de ventas surgen del análisis de la situación. Estas amenazas y desafíos potenciales y reales tienen que evaluarse y dirigirse a determinar qué probabilidad tienen de ocurrir y cuál será la gravedad de su impacto.

Aquello que un gerente de ventas considera un problema, a otro puede parecerle un desafío fascinante. Cualquiera que sea el caso, este segundo paso del presupuesto de venta es real: enfrentar los hechos.

Elaboración del pronóstico de ventas

En este punto, la gerencia de ventas está lista para hacer el pronóstico de ventas: el tercer paso en la elaboración del presupuesto. Como se mencionaba anteriormente, los métodos para pronosticar difieren entre sí. De hecho, una misma firma puede utilizar varios métodos y no es poco común hacer un esfuerzo combinado.

Las proyecciones se hacen con respecto a los niveles de ventas anticipados por territorio, producto y tipo de cuenta, con base en los supuestos de planeación acerca de las condiciones futuras del ambiente.

El pronóstico de ventas que surge es una mezcla de la imagen ampliada que ha suministrado el sistema de información de marketing y los estimativos hechos por los vendedores. Se expresa en unidades y en dinero, de manera que las últimas comparaciones frente a los resultados reales pueden ayudar a los gerentes a analizar si las varianzas que se observan se deben a diferencias de cantidad o de precio.

El pronóstico de ventas es la parte central del procedimiento del presupuesto de ventas porque no sólo determina las utilidades de ventas presupuestadas sino también el nivel que se requiere en el esfuerzo de ventas.

Formulación de los objetivos de ventas

Una vez que se ha desarrollado el pronóstico de ventas, los vendedores deben conocer cuáles metas buscar y cuáles objetivos lograr. Estos objetivos de ventas deben desarrollarse de manera satisfactoria, que dé a los individuos afectados la oportunidad de participar y ser escuchados.

Sin embargo, estar de acuerdo con estos objetivos no es suficiente para tener éxito. Los objetivos tienen que ser prioritarios, válidos y contar con los recursos adecuados. Ser prioritarios significa que debe establecerse un índice de necesidad según el orden de importancia en el cual deben lograrse los diferentes objetivos. Esto incluye examinar sus posibles consecuencias en las utilidades.

Cuando se miran desde una perspectiva de costo / beneficio, tienen que descartarse muchos objetivos que, en principio, se consideraron muy importantes. La validez se refiere a una investigación sobre la posibilidad de lograr los objetivos que subsistan, los cuales pueden producir objetivos adicionales inaceptables.

Al final de este cuarto paso del proceso del presupuesto, sólo quedan los objetivos que se consideren valiosos, útiles o factibles.

4.3.2 FUNCIONES PRINCIPALES DEL PROGRAMA – PRESUPUESTO

Funciones de los programas – presupuesto

1. La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.

2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

3. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

Objetivos de los programas – presupuesto

1. Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

Finalidades de los programas – presupuesto

1. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

2. Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.

3. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

4. Coordinar y relacionar las actividades de la organización.

5. Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

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