Subsistema De Ventas Y Partidas Por Cobrar

 Objetivos generales

• Diseñar y establecer procedimientos para los departamentos de facturación y cuentas por cobrar con el fin de lograr la eficiencia y eficacia de todos los procedimientos.

 Objetivos específicos

• Contar con un instrumento único, técnico, normativo y de consulta de las políticas que deberán cumplirse para la operación de departamento de ventas y partidas por cobrar, así como todo contrato, convenio, pedidos u órdenes.

• Establecer las políticas que rijan los procedimientos de facturación y cuentas por cobrar.

• El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad y responsabilidad para complementar los controles de la organización.

• Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.

• Un sistema que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.

• Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables diseñados para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.

• Capacitar al personal del departamento de facturación y cuentas por cobrar en el manejo de las políticas, procedimientos y control interno.

 Personal involucrado

• Alcance:

Departamento de ventas

Departamento de almacén

Departamento de facturación

Departamento de crédito y cobro

Departamento de contabilidad

Departamento de tesorería

Departamento de caja

 Personal responsable

Director de finanzas:

a) Mantenimiento y mejora de la calidad de los procedimientos y protocolos financieros en la empresa.

b) "Guardián" de la bonanza financiera de la empresa.

c) Responsable y catalizador de las nuevas actuaciones financieras que se van a llevar a cabo.

d) Estratega. El director financiero deberá implementar buenas y pioneras estrategias, por ejemplo para asegurar un eficiente aprovechamiento de los recursos financieros de la empresa, para sacar el máximo partido de los mismos.

e) Determinar políticas de estrategia y operación del sistema financiero de la empresa.

f) Análisis de resultados operacionales y de gestión de la empresa.

g) Generar indicadores que evalúen al desarrollo de la empresa.

h) Dirigir las decisiones financieras de la empresa, que aseguren el mejor rendimiento de los recursos de la empresa.

Gerente de crédito y cobranzas:

a) Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y verificar

su registro.

b) Proponer estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de las

cuentas por cobrar.

c) Diseñar, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las

cuentas incobrables.

d) Supervisar y validar las notas de crédito y cargo de acuerdo con la normatividad

aplicables.

e) Controlar y custodiar los documentos que correspondan al Departamento.

f) Efectuar la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de

créditos.

g) Programar, controlar y supervisar las actividades de los cobradores adscritos al

Departamento.

h) Llevar un control documental y electrónico de los clientes acreditados y concesionarios.

i) Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente

Administrativo.

Analista de crédito:

a) Buscar y promocionar el servicio crediticio, seleccionando a los clientes potenciales.

b) Evaluar exhaustivamente la empresa a financiar y a su propietario, realizando las estimaciones económicas y cualitativas con la finalidad de detectar oportunamente capacidad y voluntad de pago.

c) Participar con voz en los comités, sustentando las propuestas de financiamiento correctamente documentadas, basado en la información cualitativa y cuantitativa del solicitante.

d) Seleccionar, evaluar y apoyar el perfeccionamiento de las garantías de acuerdo a las políticas de la institución.

e) Velar por la permanente

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