TABLEROS DE CONTROL DE LA GESTIÓN BASADA EN ACTIVIDADES

TABLERO DE CONTROL DE LA GESTIÓN BASADA EN ACTIVIDADES

Introducción

El desarrollo de los sistemas contables de costeo y gestión de costos no está, en la actualidad, acorde con las exigencias reales frente a los procesos de planeación, toma de decisiones, información, dirección y control. Los instrumentos con los cuales se cuenta en la actualidad, medianamente permiten cumplir con algunas finalidades en razón a que, de una parte, las necesidades han cambiado y, de otra, los avances de la ciencia en los tiempos actuales permiten otras visiones y posibilidades.

Los procedimientos e instrumentos para el control de los costos, son regularmente escasos y se han orientado simplemente a determinar la utilidad de un negocio bajo la lógica del método de la doble clasificación (Partida doble convencional). El tema del control se orienta a actividades de inspección, pero pocos son los aportes en materia de seguimiento, intervención y, en general, de control de las variables que afectan el costo y su gestión.

Si bien la contabilidad de gestión se connota en un instrumento de control, podríamos decir que ésta es más bien una filosofía de control que requiere del desarrollo de concepciones e instrumentos acordes con las necesidades de las organizaciones en materia de control del costo de los insumos y factores que intervienen en el proceso productivo.

La gestión de los costos del proceso productivo, con sus respectivas actividades, realizada por los agentes de una entidad, se constituyen en factor de éxito o fracaso en un entorno competitivo; por esta razón, es necesario diseñar y construir instrumentos que permitan realizar un control acorde con la complejidad del proceso tansformador (productivo o servuctivo). El objetivo de esta ponencia se centra en presentar el tablero de control, desde una perspectiva conceptual y metodológica, en sus elementos teóricos y aplicados, para analizar y controlar la gestión de los costos de las actividades de un ente productivo.

1. Realidad empresarial y Contabilidad

La empresa es una unidad económica de producción donde circulan valores. Según Requena “La empresa, como unidad económica de producción, desarrolla su actividad mediante un proceso de aplicación de factores o medios de producción, para la obtención de productos merced a un adecuado tratamiento de aquellos, a través del proceso productivo, que permita la obtención de éstos.”

La empresa es una organización por donde fluyen una serie de recursos, factores, capacidades y actividades que permiten lograr resultados con determinados niveles de efectividad. Son los factores (humano, tecnológico, logístico, etc.) con sus capacidades los que desarrollan o permiten desarrollar las actividades y, fruto de procesar unos insumos (materias primas y materiales) obtener resultados (corto plazo), efectos (mediano plazo) e impactos (largo plazo).

El diseño e implementación de sistemas contables ha estado supeditado en países hacendalistas de Latinoamérica, a los procesos de regulación con fines tributarios. Sin embargo, en el último lustro se ha introducido desde la perspectiva regulacionista, el paradigma de la utilidad de la información para la toma de decisiones; sin duda, un planteamiento que persigue que la información contable satisfaga las expectativas y necesidades de todos los usuarios (reales y potenciales).

La contabilidad como ciencia ha de tomar para sí los avances de la cibernética y mutar algunos paradigmas sobre los cuales ha desarrollado su estructura profesional. Como recomendación sobre el tema, el profesor Montesinos expresa que "la aparición y posterior desarrollo de los ordenadores electrónicos ha ampliado tremendamente las posibilidades de acción de la Contabilidad en el terreno de la práctica, liberándola de una serie de limitaciones o restricciones con la que debía contar la Contabilidad tradicional..." .

En el diseño e implementación de sistemas contables lo importante son las finalidades cognoscitivas y no la forma que adopten los instrumentos de captación y representación, es decir, que son las finalidades del sistema las que determinan el método, la forma y la instrumentación de representación . En esa medida, la construcción de instrumentos bajo las nuevas tendencias de la contabilidad de gestión, el uso de tableros de control y los adelantos en materia de tecnología informática, deben ser contrastados en relación con las necesidades y requerimientos del mundo empresarial moderno en torno a la función de producción; no es suficiente con que los sistemas de costeo tengan coherencia interna.

2. Contabilidad de gestión por actividades

La gestión de los costos ha estado orientada tradicionalmente a la disminución de costos con miras a lograr una determinación del precio; según Schonberger , “en la contabilidad administrativa al estilo antiguo, los reportes mensuales supuestamente dicen si los directivos son diligentes o negligentes en el control de costos”.

La gestión de los costos requiere de elementos de juicio para tomar decisiones y mejorar los procesos en torno al proceso productivo o transformador de insumos en bienes y servicios; entonces, no es suficiente el cálculo de del costo de insumos y factores para determinar el desempeño de las actividades y posibilidades de ahorro.

La gestión de los costos basados en actividades se dirige no sólo a determinar el costo de los productos, adicionalmente a “conocer el costo de las actividades, la importancia que tienen para la organización y con qué eficiencia se realizan” permite determinar la causalidad de los costos en relación con las actividades y procesos en que se consumen. Una gestión orientada a los costos implica la planeación, iniciación y toma de decisiones, así como el seguimiento y control de las operaciones en el nivel operativo, nivel táctico de la política de gestión y establecimiento de la política estratégica.

En relación con el enfoque estratégico, la gestión de los costos basados en actividades tiene por objetivo “alinear los costos con la estrategia, y su metodología se ocupa de coordinar el coste del trabajo en la cadena de valor con el valor proporcionado al cliente final.”

Los sistemas basados en la gestión por actividades o ABM (Activity Based Management) se definen en relación con la “planificación, mejora y control de las actividades de una organización para cumplir con los requerimientos externos y las expectativas de los clientes” . En el ABM debe destacarse la orientación a la mejora contínua de los diversos procesos (administrativos y productivos) que involucran las diferentes actividades.

La contabilidad de gestión es el desarrollo del conocimiento contable aplicado a los procesos generadores de riqueza, de carácter interno, en las unidades económicas, vale decir a los procesos transformadores de insumos en productos y servicios. Igualmente, permite analizar la incidencia del entorno en la gestión y resultados de la organización. En términos generales, la contabilidad de gestión ha superado y acogido la contabilidad de costos orientada a la medición del costo de los bienes obtenidos mediante procesos productivos; de buena manera, la contabilidad de gestión acoge a la contabilidad de costos en sus aspectos teóricos esenciales y la supera con la visión analítica, orientadora y gerencial, dados los avances de la ciencia y las exigencias de los entornos competitivos del mundo contemporáneo.

La contabilidad de gestión se erige como una alternativa en la evolución de la contabilidad de costos; ésta última es una de sus principales ramas. La evolución de la contabilidad de costos ha tenido como consecuencia a la contabilidad de gestión y sus interrelaciones con la disciplinas económicas y administrativas; sus denominaciones relacionadas con el estudio del proceso productivo en entornos de competencia son: contabilidad industrial, contabilidad de explotación, contabilidad analítica, contabilidad administrativa, contabilidad de la dirección estratégica, entre otras.

La información sobre costos se constituye en una herramienta esencial para la gestión y la dirección, desde una óptica más estratégica que operacional o funcional. La contabilidad de gestión no se limita en la actualidad al cálculo y control de los costos unitarios, su alcance es más amplio en relación con la racionalización de los recursos y optimización de las actividades, en aras de lograr condiciones que permitan alcanzar los objetivos y el cumplimiento de las metas previstas.

La contabilidad de gestión es entendida en Europa, como un desarrollo particular de la contabilidad; en ese sentido, la Asociación Española de Contabilidad y Auditoría de España -AECA-, bajo la tendencia continental-europea, la define como la “rama de la contabilidad que tiene por objeto la captación, medición y valoración de la circulación interna, así como su racionalización y control, con el fin de suministrar a la organización información relevante para la toma de decisiones empresariales.” Se destaca en esta definición la importancia de la información contable bajo el influjo del paradigma de la utilidad de la información para la toma de decisiones.

Según AECA la contabilidad de gestión, en sus diversas aplicaciones, le permite a las organizaciones el desarrollo de los siguientes aspectos :

a) Formular objetivos explícitos de los departamentos

b) Medir el comportamiento de los

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