Control De Gestion

CONTROL DE GESTION

Los directores ejecutivos diseñan e implantan los sistemas gerenciales permanentes con los que planean y controlan el desempeño de la empresa. Los elementos de los sistemas de control de gestión son: planeación estratégica, presupuestación, asignación de recursos, medición del desempeño, evaluación y recompensas, designación de centros de responsabilidad y fijación de precios de transferencia.

Ejercer el control administrativo es una obligación en cualquier organización. Los sistemas de control de gestión tienen que concordar con la estrategia de la empresa, es decir, la estrategia debe establecerse primero a través de un proceso formal y racional, y que luego ésta dicta el diseño de los sistemas administrativos de la empresa.

En un contexto industrial en que los cambios del ambiente son previsibles, puede aplicar un proceso formal y racional para trazar primero la estrategia y luego diseñar los sistemas de control de gestión para ejecutarla. Por el contrario en un ambiente de cambios rápidos es difícil que una empresa formule primero la estrategia y después diseñe los sistemas administrativos para ejecutarla.

CONTROL

El control podemos definirlo en términos sencillos como función administrativa de monitorear el progreso y realizar los cambios necesarios.

La función de control asegura el cumplimiento de las metas. La presupuestación, los sistemas de información, la reducción de costos y la acción disciplinaria son sólo algunas de las herramientas de control.

Elementos del control

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:

1. Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:

o Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.

o Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

o Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros.

o Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.

2. Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

3. Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

4. Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

Requisitos de un buen control

1. Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección.

2. Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE CONTROL

1. Un detector o sensor. Es el elemento que mide lo que sucede a cada momento en el proceso que se controla.

2. Un evaluador. Es el elemento que determina la importancia de lo que sucede en el proceso comparándolo con alguna norma o previsión de lo que debería suceder.

3. Un efector. Es aquel elemento que modifica el comportamiento en el proceso si el evaluador indica que es necesario hacerlo.

4. Una red de comunicaciones. Son aquellos medios que transmiten la información entre el detector y evaluador y entre el evaluador y el efector.

ADMINISTRACION

El director ejecutivo o en algunas organizaciones, un equipo de directores, decide las estrategias con las cuales la organización alcanzará sus metas. Los gerentes de las unidades comerciales formulan estrategias adicionales – sujetas a la aprobación del director general – para que sus respectivas unidades alcancen esas metas. El proceso de control de gestión es aquel por el cual los gerentes de todos los niveles constatan que el personal que supervisan implanta las estrategias deseadas.

Existen diferencias significativas entre el proceso de control administrativo y el proceso formado por los elementos del sistema de control.

1. La norma no se establece de antemano, es resultado de un deliberado proceso de planeación. En este proceso, la administración decide qué debe hacer la organización y la parte del proceso de control es una comparación de los logros con esos planes. El control de gestión implica tanto planeación como control.

2. El control administrativo no es automático. Aunque tenga métodos rutinarios para comparar informes de lo que sucede, tiene que realizar personalmente la función del evaluador, para decidir por sí mismo si la diferencia entre el desempeño real y la norma es tan grande que justifique que se emprendan acciones y, en tal caso, decidir las acciones.

3. El control de gestión requiere coordinación entre individuos.

4. La relación entre percibir la necesidad de realizar una acción y determinar que acciones se requieren para alcanzar el resultado deseado no siempre es clara.

5. Mucho control administrativo es autocontrol. El control se mantiene no mediante un dispositivo de regulación externo sino que es obra de administradores que aplican su criterio.

SISTEMAS

Los sistemas se caracterizan por una concatenación de pasos más o menos rítmicos, coordinados y recurrentes, dirigidos a conseguir determinado fin.

Muchas acciones administrativas son asistemáticas. Los gerentes se encuentran constantemente con situaciones para las que no tienen reglas

...