TECNICAS DE CONTROL DE INVENTARIO

Administración de compras y abastecimiento

Tema:

Organización del departamento de compras

Cuestionario # 2

1. ¿Porque el departamento de compras demanda especial atención cuando trata de organizarse?

R// Tal es el caso del departamento de compras, cuya importancia en las empresas, sean productoras de bienes u ofrecedoras de servicios, demanda de éstas especial atención en su organización.

2. ¿Cuáles son los elementos fundamentales de la estructura organizacional?

R// Estructura organizacional es la interrelación de las partes que componen una empresa; especifica la división de actividades y muestra la relación entre funciones o actividades, y tiene como elementos fundamentales:

• La especialización de actividades, que es la agrupación en unidades de trabajo, también llamada departamentalización.

• La estandarización, que uniforma de manera congruente las instrucciones y normas a partir de políticas y procedimientos hacia los subordinados.

• La coordinación, que posibilita la armonía y coincidencia de todas las actividades de la empresa para alcanzar sus objetivos.

• El tamaño, con el cual se determina si una empresa es pequeña, mediana o grande, y bajo qué sistema trabajara: centralizado, descentralizado o mixto.

3. ¿ Qué aspectos debe considerar el departamento de compras para su adecuada organización

R// Cabe mencionar que, en principio, para lograr una adecuada organización del departamento de compras, se deben considerar los siguientes aspectos:

• Objetivos

• Funcionalidad

• Organizacional.

4. ¿Con los conocimientos adquiridos, indique como quedaría organizado el departamento de compras en una empresa pequeña, mediana o grande?

R// los tipos de organización convencionales pueden ser de gran ayuda para los hombres de negocios sin experiencia, pues con ellos podrán determinar, controlar y definir niveles de autoridad:

• Lineal: de arriba hacia abajo.

• Funcional: delegar en otra persona determinada autoridad que normalmente ejerce un gerente de línea; actividades limitadas y bien definidas.

• De asesoría o staff: estructura organizacional con apoyo de especialistas para la toma de decisiones.

• Combinado: con autoridad lineal de arriba hacia abajo y apoyados especialistas para la toma de decisiones.

5. ¿Que conducta debe observar el personal que labora en el área de compras?

R// También en materia de compras, el personal de dicho departamento debe actuar con cortesía y lealtad hacia los proveedores, sin olvidarse de manejar los valores éticos mencionados.

6. ¿Que normas éticas debe cumplir el personal de compras?

R// El personal de compras debe actuar con una conducta libre de toda sospecha al realizar las adquisiciones, lo cual significa que está obligado a cumplir ciertas normas éticas, como las siguientes:

• Honradez.

• Integridad.

• Equidad.

• Probidad.

• Responsabilidad.

7. ¿Qué funciones realiza el comité de compras?

R// Algunas atribuciones del comité de compras son:

• Establecer las bases sobre las cuales deben formularse las adquisiciones derivadas del presupuesto.

• Aprobar o modificar, según sea el caso, los programas de adquisiciones.

• Establecer políticas y normas que deben observarse en las adquisiciones y selección de proveedores.

• Establecer las bases para la estandarización de maquinaria equipos.

• Vigilar el funcionamiento estricto de las adquisiciones.

• Evaluar los resultados obtenidos en la ejecución del programa integral de adquisiciones.

• Recomendar la rotación o reorganización del comité para darle la debida transparencia a todas las compras de la empresa.

8. ¿Cómo puede integrarse un comité de compras?

R //Frecuentemente están conformados por las siguientes áreas:

• El director general de la empresa.

• Finanzas.

• Producción.

• Contabilidad.

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