TÉCNICAS DE CONTROL Y REALIZACIÓN DE INVENTARIOS

TÉCNICAS DE CONTROL Y REALIZACIÓN DE INVENTARIOS

Instructor: Lic. Cecilia López González

Otoño/2012

Objetivo General

El participante, al término del curso podrá aplicar las distintas técnicas de control y realizar un inventario de equipo y materiales, en base a las políticas dictadas por la Poder Legislativo, para aplicar una eficiente administración y control de lo encomendado en la Institución que representa.

a. Generalidades

1. Tratados internacionales

• Calidad en México

• PND

• PMG

2. Administración de inventarios

• Proceso Administrativo

• Los recursos materiales en el sector público

• Las funciones dentro del sistema de control

3. Planeación de existencias

• Programas de trabajo

• Administración de inventarios

• Ligústica en la administración

• El cuándo y el cómo

• Importancia de los inventarios

a. Generalidades

1. Tratados internacionales

• Calidad en México

• PND

• PMG

2. Administración de inventarios

• Proceso Administrativo

Definición de Administración: Ciencia que busca el lograr los mayores beneficios utilizando el mínimo de recursos. La aplicación de esto se basa en el proceso cíclico denominado “Proceso Administrativo”, en el cual se contemplan las siguientes dos fases:

Fase Mecánica: Representa la parte teórica de la administración, en ella se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige hacia el futuro.

Fase Dinámica: Se refiere a la manera de llevar a cabo las acciones del área a administrar.

Estas fases se dividen en 3 elementos cada una denominados:

MECÁNICA

 PREVISIÓN: Consiste en la determinación técnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social; la investigación y valoración de cuáles serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles.

 PLANEACIÓN: Consiste en la determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir, fijando los principios que lo habrán de preceder y orientar. Y además la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo, fijación de tiempos, unidades, etc., necesarias para su realización.

 ORGANIZACIÓN: Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, que deben darse entre las jerarquías, funciones y organizaciones individuales necesarias en un organismo social en búsqueda de su mayor eficiencia.

DINÁMICA

 INTEGRACIÓN: Consiste en los procedimientos para dotar a la organización social de todos aquellos medios que la mecánica administrativa señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento, escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos y buscando su mejor desarrollo.

 DIRECCIÓN: Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo del organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas, realice del modo más eficaz los planes señalados.

 CONTROL: Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formar nuevos planes.

Tomando como base la información proporcionada por la administración y con el afán de aplicar éstas útiles herramientas se observan la integración de funciones de la empresa basadas en el control que ofrecen los Departamentos de administración de almacenes e inventarios.

• Los recursos materiales en el sector público

¿Por qué necesitamos los inventarios?

¿Qué funciones cumple?

¿Cuáles son los beneficios de tener inventarios, y aumentar tales beneficios a medida que aumentan los niveles de inventarios?

¿En que momento empiezan los beneficios a costar más que su valor positivo?

El éxito en el desarrollo de los programas de trabajo de una entidad depende en gran medida, del adecuado suministro de los equipos, materiales o artículos de la calidad requerida, en las cantidades solicitadas, precios razonables y en el tiempo oportuno. Esta función, de poner al alcance de todas las unidades administrativas los bienes que necesitan, está enmarcada dentro del sistema de recursos materiales del Sector Público.

Es de vital importancia destacar la necesidad de que la función de almacenamiento y con correcto nivel de inventarios, como un elemento integrante del sistema de Recursos Materiales, se desarrolle en estrecha coordinación con el resto de los elementos componentes del mismo, como son las funciones de adquisiciones y de distribución, entre otras.

La integración de estas funciones en una unidad administrativa propiciará:

 Conjugar los recursos con que cuenta la entidad en sus almacenes, para satisfacer las necesidades derivadas de sus programas de trabajo, evitando con ello adquisiciones duplicadas.

 Formular un programa anual de adquisiciones derivado de una visión global de las necesidades de la entidad.

 Evitar la sobre-inversión en almacenes, que distraiga recursos susceptibles de ser aprovechados en otros renglones de actividad.

 Aprovechar al máximo los recursos materiales de que dispone la entidad.

OBJETIVO

Es la unidad de la organización cuya actividad principal se basa en la recepción, guarda, despacho y registro de los bienes destinados al uso y consumo de las diferentes áreas operativas, en el lugar, cantidad y oportunidad requeridos, en apoyo al cumplimiento de los programas de trabajo, permitiendo con esto el funcionamiento esperado de una entidad.

De lo expuesto anteriormente se desprende que la naturaleza de esta función es eminentemente de apoyo o adjetiva para la entidad; y tiene como propósito contribuir a proporcionar en el lugar, tiempo y cantidad oportunos al último usuario o consumidor los bienes necesarios para el desarrollo de sus programas de trabajo.

• Las funciones dentro del sistema de control

El programa del almacén consiste, en la presentación ordenada y sistematizada de sus actividades; esto permitirá satisfacer las necesidades detectadas, fijar tiempos de las actividades por realizar, optimizando con esto la utilización de los recursos con que cuenta, dando como resultado la obtención de un trabajo organizado y satisfactorio.

Para preparar un buen Programa de actividades debe tomarse en cuenta las siguientes elementos:

 PROGRAMA DE TRABAJO: Se presenta en forma anual y se tomarán en cuenta las actividades que se realizan en forma rutinaria (diarias, semanal y semestralmente); incluyendo las actividades de la Jefatura y sus colaboradores; la supervisión y la vigilancia son las más importantes ya que a través de ellas se logra detectar desviaciones buscando una pronta corrección.

 PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES: Es la base para organizar el trabajo del personal, previniendo el mantener las existencias requeridas por otras unidades administrativas, con esto evitamos el des-abasto de artículos y la sobre-inversión presupuestal.

 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN: Debido a la importancia que reviste a esta actividad, el personal que labora en los almacenes debe estar debidamente capacitado para realizar su función, para que el servicio que proporciona funcione de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos por la Institución.

3. Planeación de existencias

• Programas de trabajo

Los pasos para una planeación de niveles óptimos de existencias de materiales, reviste la necesidad de un plan logístico para establecer las políticas que determinen CUÁNDO y CUÁNTO reabastecer los almacenes de materiales, la respuesta la obtendremos de los siguientes pasos:

Hacer un análisis de los inventarios mediante el sistema de clasificación A, B, C.

Obtener del departamento de contabilidad los datos para calcular el costo de mantenimiento de existencias en los almacenes.

Fijar políticas de punto de re-orden empleando fórmulas de sistema determinado.

Determinar las cantidades óptimas de reserva mediante cálculos probables.

Establecer políticas de seguridad y prever riesgos de faltantes debido a cálculos probables.

Determinar un equilibrio entre costo de faltante y costo de excedentes en las existencias.

• Administración de inventarios

• Ligústica en la administración

LOGÍSTICA (en la ciencia militar):

"Es el conjunto de operaciones desarrolladas en apoyo de las unidades de combate. La logística comprende la consecución, el mantenimiento y el transporte de personal militar, suministros y equipo. La complejidad de la guerra moderna necesita un vasto apoyo logístico; en una división de combate, uno de cada cuatro hombres desarrolla ese tipo de funciones. Éstas incluyen el movimiento de fuerzas militares y su concertación en relación con la alimentación, el alojamiento y los suministros sanitarios. El apoyo logístico a las tropas de combate procede de unidades de suministros, comunicaciones y transporte. Un tipo de barcos de suministros proporciona un apoyo en la mar a los barcos de combate.

LOGÍSTICA (en la Administración). Council of Logistics Management:

"Logística es aquella parte del proceso de la cadena de abastecimientos que se encarga de planificar, implementar y controlar en forma eficiente y eficaz, el flujo y almacenamiento de bienes, servicios y la información relacionada desde el punto de origen hasta el punto de consumo a fin de adecuarse a los requerimientos del cliente".

• El cuándo y el cuánto

Consiste en encontrar el * El de Adquisiciones

Equilibrio más económico entre

Dos costos que están en conflicto * El de Almacenamiento

• Importancia de los inventarios

IMPORTANCIA

 Para la institución, la inversión en el inventario, representa una suma importante de recursos económicos estáticos.

 Equilibra la línea de operación y mantenimiento, lo que facilita la programación.

OBJETIVOS

 Minimizar la inversión en el inventario, basándonos en las necesidades de la institución.

 Minimizar los costos de almacenamiento.

 Minimizar las pérdidas por daño, fugas o despilfarros.

 Mantener el flujo eficiente en los inventarios, incluyendo recibo y despacho.

 Mantener un sistema informático eficiente del inventario.

 Proporcionar información sobre el inventario a contabilidad.

 Hacer predicciones sobre las necesidades del inventario apoyándose en la base de datos del sistema.

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