TIPOS DE CONTROLES ANALISIS DE RIESGOS AL INTERIOR DE LAS ORGANIZACIONES
friblapTarea17 de Julio de 2020
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TIPOS DE CONTROLES ANALISIS DE RIESGOS AL INTERIOR DE LAS ORGANIZACIONES
INSTITUTO IACC
AUDITORIA Y CONTROL INTERNO
PAMELA FRIBLA GONZALEZ
10 JULIO 2020
DESARROLLO
RESPUESTA ITEM 1
Sra. Marta es de suma importancia que Ud. implemente las siguientes áreas en su empresa:
- El área de caja y banco son las más delicadas de la empresa, debido a que ellas son las encargadas de contabilizar y registrar las entradas y salidas del efectivo (billetes, monedas y cheques al día) o dinero de la empresa. Las entradas o ingresos se generan por las ventas o cobro de operaciones, y las salidas son los pagos de compromisos a corto plazo.
Estas cuentas tienen el mismo funcionamiento, siendo la única diferencia entre ellas es que la “Caja” contabiliza el dinero en efectivo, es decir, el dinero físico o efectivo disponible en forma inmediata en moneda nacional o sus equivalentes con que cuenta la empresa. Mientras que en el “Banco” se contabiliza el dinero que la empresa tiene ingresado o registrado en una institución financiera bancaria, estas cuentas pueden ser de ahorro y/o cuenta/s corrientes (cheques).
Producto de lo indicado, es necesario desarrollar un conjunto de instrumentos de controles internos – que dependerán de cada organización – para velar por:
- Custodia y garantía de los fondos depositados (para evitar fraudes, robos, malversación de fondos)
- Exactitud de los registros (todos los movimientos de caja y banco deben estar bien registrado en cuanto a valor, naturaleza y período)
- Segregación adecuada de funciones (división de funciones claramente delimitadas)
- Operatoria conforme a las políticas y criterios de establecidos (autorizaciones de pago, deposito recaudación diaria, conciliaciones bancarias y otras)
- El inmovilizado material es el conjunto de bienes físicos que forman parte del patrimonio de la empresa, y no son destinados a la comercialización sino al proceso productivo. Y debe cumplir las siguientes características:
- “Ser un bien, es decir, un activo que forme parte del proceso productivo de los bienes y servicios, y sea utilizado en ello.
- Ser un bien material, es decir, tener presencia física (lo diferencia del inmaterial).
- Estar destinado al proceso productivo y no a su comercialización (venta). Por ejemplo: edificios, terrenos, equipos de alta gama y otros.
- Que los servicios que presta a la actividad productiva sea de una duración superior a un año.”[1]
Sra. Marta es importante que Ud. lleve un registro y contabilización de los activos fijos o inmovilizado material que le permitan conocer su valorización, cuantía, bajas, depreciaciones, valor libro, costo inicial u original, procedimiento de conteo físico y reposición del mismo. Que implemente un Sistema de resguardo o protección (seguridad) de los bienes y equipos. Debe Definir las tareas, funciones y responsabilidades, y políticas de mantención, resguardo y reposición de los activos fijos.
Otro aspecto que no debe dejar de lado es la implementación de Sistemas de Informativos o Tecnologías de Información y Comunicación – TIC – en su empresa, ya que esta generara un gran impacto en su organización.
Sra. Marta los sistemas informáticos aportaran agilidad y sistematización a la gestión de su empresa – no olvide que la información es un gran activo para las empresas hoy en día – y le ayuda a incrementar la efectividad en las operaciones de su empresa.
A todo lo anterior, se debe agregar que los Sistemas de Información ayudan a administrar, recolectar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información relevante de los procesos fundamentales y particulares de su empresa, lo que le permitirá llevar a cabo un proceso de toma de decisiones con información actualizada y con un alto sentido de oportunidad.
RESPUESTA ITEM 2
Características que diferencian los procesos de Control Interno del área de proveedores y otras cuentas por pagar, ingresos/ventas y Compras.
Diferencias del Proceso de Control Interno | ||
Proveedores y otras Cuentas por Pagar | Ingresos/Ventas | Compras |
Se refiere a los pagos que se deben realizar por las compras realizadas a los proveedores habituales , más las obligaciones con terceros | Se refiere a los ingresos generados por las ventas de los bienes o servicios del giro del negocio | Se refiere a las compras de mercadería, bienes y/o servicios requeridos por el giro del negocio |
Registro, clasificación y valorización oportuna y correcta de las cuentas por pagar | Verificación del stock o unidades disponibles para la venta | Registro de proveedores habituales |
Imputación en las cuentas apropiadas y en el período correspondiente de todas las C x P a proveedores y acreedores en general | Aceptación o rechazo de la Nota de Pedido u Orden de Compra | Recepción conforme de la mercadería, bienes y/o servicios comprados en bodega |
Disponer de pago a proveedores que cuenten con soporte de pasivo contabilizado, reconocido y justificado | Preparar pedido a los clientes y emisión de Guía de Despacho o Factura a los cliente | Recepción de factura con timbre de entrada a bodega Ok. |
Custodia de los pagos recibidos | Recepción conforme de pedido por el cliente | Solicitud de pago de factura a contabilidad con los respaldos y autorizaciones correspondientes. |
Control y registro las cuentas por pagar | Emisión de factura al cliente | Control y registro de cuentas por pagar provenientes de pedidos de compras |
Control y registro de facturas emitidas y pendientes de pago |
RESPUESTA ITEM III
- Elabore un informe destinado a su jefe, informándole de los principales controles generales y específicos que detectó con problemas.
INFORME
Reporte de Inspección
Realizado por: Pamela Fribla G. – Auditor Interno
Por intermedio de la presente informo a Ud. los principales controles generales y específicos que se detectaron con problemas:
Control con dificultades | Áreas involucradas |
Proceso de Venta - Orden de Venta | Gerencia Comercial y Gerencia Producción |
Las ventas deben documentarse con la respectiva Orden de Venta, generada por la Gerencia de Comercial, acción que no siempre se cumple dado que el Gerente de Producción acepta pedidos en forma directa de los clientes. Esta situación provoca que el Gerente Comercial no tenga el control sobre todos las ventas realizadas y su posterior despacho al cliente. | |
Propuesta de Mejora: | |
Instruir al Gerente de Producción que a contar de esta fecha, no puede aceptar pedidos directamente y de tenerlos debe derivarlos al área comercial. Que toda venta deberá contar su respectiva Orden de Venta, la que debe ser adjuntada a la factura. | |
Control con dificultades | Áreas involucradas |
Contratación | Gerencia de RRHH – Gerencia de Producción |
En el área de Producción se observa que el Auxiliar se encuentra a cargo del archivo de las órdenes de trabajo. Y el programador ha sido destinado por el gerente de Producción a cumplir tareas en el Taller 1 como ayudante de máquina como reemplazo por licencia médica – el auxiliar y el programador se encuentran desarrollando funciones para las cuales no fueron contratados -. | |
Propuesta de Mejoras: | |
Instruir a las Gerencias que los cambios de funciones, contrataciones y reemplazos deben ser solicitados a la Gerencia de RRHH con los correspondientes perfiles para las contrataciones y/o reemplazos, y las justificaciones para las modificaciones de funciones. | |
Control con dificultades | Áreas involucradas |
Ausencia de Planificación de Producción | Gerencia de Producción – Gerencia de Planificación (se debe crear) – Gerencia Comercial |
El Gerente de Producción debe producir de acuerdo a lo planificado y requerido por la empresa, no lo que él se ha impuesto. Y producir a plena capacidad no significa que sea lo mejor para la empresa, ya que puede estar generando un sobre stock o un déficit ante problemas con las materias primas. | |
Propuesta de Mejoras | |
1.- La Gerencia Comercial deberá elaborar una estadística de la menos 5 años hacia atrás de las ventas de carros computarizados para determina una demanda histórica que sirva como información a Planificación. 2.- Crear formalmente la Gerencia de Planificación, ya que es necesario elaborar una proyección de la demanda o las ventas, y según esto proyectar la producción 2.- La Gerencia de Producción deberá elaborar un Plan de Producción. | |
Control con dificultades | Áreas involucradas |
Almacenaje de las Unidades Producidas (carros de supermercado computarizados) | Gerencia de Producción – Jefe Bodega 2 |
La no existencia (ausencia) de protocolo de traspaso a bodega de las unidades producidas puede generar un desajuste de las unidades salientes v/s las entrantes a bodega. | |
Propuesta de Mejoras | |
Implementar un procedimiento de traspaso entre producción y la bodega 1 de las unidades terminadas. | |
Control con dificultades | Áreas involucradas |
Control de Inventario | Jefe Bodega 1 – Gerencia de Administración y Finanzas (Unidad de Contabilidad) |
El Jefe de la Bodega 1 realiza todas las funciones propias de su cargo, por ello siempre está atrasado, y al no contar con un sistema de control de inventario se generan diferencias contables | |
Propuesta de Mejora | |
1.- Contratar apoyos para el Jefe de Bodega 1 2.- Desarrollar e implementar un sistema de control de inventario 3.- Realizar los procedimientos correspondientes |
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