Tendencias De La Gestion De La Informacion

Tendencias de la gestión de la información

En los nuevos modelos de negocio la gestión de la información, la documentación y el conocimiento se perfila como un componente estratégico de primera magnitud. La orientación tradicional del carácter táctico de los proyectos de gestión de la información o de la documentación cambia cuando se considera un verdadero componente de la estrategia empresarial. Este cambio no sólo afecta a las empresas que se crean para actuar específicamente en el ámbito del e-pusinescos (tan cuestionadas ahora por la crisis , sino que, al menos en el ámbito teórico es una realidad hasta en las empresas más "tradicionales".

La profunda revolución tecnológica que estamos viviendo, y de la que todavía no tenemos perspectiva suficiente para saber a donde nos lleva, ha sido el motor de este cambio. Por esta razón muchas veces los empresarios y directivos simplifican su actuación frente a la nueva realidad, centrándola en la compra e instalación de herramientas informáticas de última generación que deberían dar resultados a corto plazo. Esto ha llevado a no pocos fracasos, a directivos desencantados e incluso tecnologías con mala fama que van cambiando su denominación en inteligentes campañas de marketing.

Aún así, observamos una serie de tendencias imparables, que van centrando el compendio de "buenas prácticas" en la gestión de la información en las organizaciones y el cambio de ciertos conceptos tradicionales. Desde nuestro punto de vista es importante que estos cambios se incorporen tanto a las habilidades de los gestores de información como al corpus teórico de nuestra disciplina. 

Tendencia 1: Hacia la gestión de los contenidos

Cuando damos clase a directivos de empresas y logramos crear un clima suficiente de confianza, que permite preguntar sin avergonzarse, siempre llega la misma pregunta formulada en distintas versiones. ¿Cuál es la diferencia entre gestión de la información, gestión documental, gestión del conocimiento y gestión de contenidos?

Tendencia 2: Hacia la aceptación de los documentos electrónicos

Aunque la tan mentada "oficina sin papeles" esta lejos de ser una realidad, lo que tenemos es la "oficina con menos papeles". En esto ha influido mucho la rápida aceptación del correo electrónico como medio de trabajo, y las facilidades o incluso imposiciones de ciertas administraciones como Hacienda y la Seguridad Social. En muchas organizaciones documentos que se guardaban y utilizaban hasta hace poco en papel ya no existen físicamente. Esta realidad imparable ha abierto no pocas dudas sobre cómo deben manejarse los documentos electrónicos y sobre su validez y autenticidad. El primer frente se aborda

estableciendo normas y procedimientos claros, que forman parte de la planificación estratégica del sistema de información, y sin duda con las herramientas informáticas más adecuadas a cada caso. El segundo tiene una tendencia clara a solucionarse definitivamente con la regulación y aplicación de las firmas digitales y la aceptación como documentos probatorios de los registros informáticos que se pueda demostrar que no han sido manipulados.

En este contexto cualquier práctica de gestión de la información debe tener en cuenta la realidad mixta (documentos papel/electrónicos) en la que todavía nos moveremos durante bastante tiempo. 

Tendencia 3: Hacia la necesidad de proceso de información no estructurada

En muchas organizaciones la gestión de la información se ha entendido tradicionalmente como la gestión de los datos. Los Departamentos de informática estaban volcados hacia la construcción de grandes bases de datos corporativas en las que se registraba toda la información de las organizaciones: contabilidad, facturación, recursos humanos, producción, clientes, etc. En el mundo de las grandes organizaciones el mantenimiento y explotación de estas bases de datos es uno de los pilares de la gestión de la información y probablemente

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