Gestión De La Informacion

Gestión de la Información en la Organizaciòn

Desde esta perspectiva la gestión de información surge como un nuevo concepto dentro del campo de la ciencia de la información, orientado al manejo de la inteligencia corporativa de una organización, que permite la estructuración interna a las organizaciones y les permite reaccionar ante los cambios de su entorno apoyándose en el uso de la información y de los recursos de información disponibles.

Esta situación nos lleva a las concepciones más recientes defendidas por la Gestión de la Información (GI), en el sentido de que las organizaciones deben ser consideradas fundamentalmente como sistemas de información.

Algunos autores coinciden en que la Gestión de Información, plantea que "gerencia es todo lo que se refiere a la obtención de la información adecuada, para la persona adecuada, a su precio adecuado, en el tiempo y lugar adecuado, para tomar la decisión adecuada".

Su objetivo es el de incrementar los niveles de eficiencia y efectividad dentro de una organización. Este proceso se conduce a través de la integración adecuada de los recursos humanos, las políticas, las actividades procedimientos, el hardware, el software y los datos.

Owen (1989), denomina la Gestión de la Información como una triple hélice. En primer lugar lo importante de la información es su contenido y no tanto su soporte, en segundo lugar considera que los gastos para sistemas y tecnologías de la información son un gasto para recursos y no deben ser considerados como gastos generales de funcionamiento, y la tercera parte de la filosofía de la Gestión de la Información es la exacta coordinación del recurso dentro de la propia organización, ya que en la actualidad este recurso está muy disperso en diversas empresas.

Las organizaciones basadas en el aprendizaje soportan su desarrollo en la gestión de información, son por excelencia organizaciones de conocimiento, que aprenden con sentimientos de pertenencia, de colectivo, que perfeccionan su cultura como organización, independientemente de su ejecutividad, competitividad y ganancia, que se regeneran a si mismas mediante la creación de conocimientos, a partir de un aprendizaje a nivel de sistema. En la gestión del conocimiento existen factores comunes, imprescindibles para la supervivencia y el progreso de cualquier organización, entre los cuales se identifican la Innovación, la Capacidad de respuesta, la Productividad y la Competencia.

La gestión de la información incluye en primer orden la etapa de diagnostico de las necesidades, tanto reales como sentidas, para entonces poder dedicarse a encontrar la información que tribute a la satisfacción de esas necesidades. El siguiente paso corresponde a la organización de la información, su distribución y utilización en aras de la proyección organizacional. Como segundo eslabón en este proceso, ya obtenida la información, nos encontramos con la gestión de los recursos de información que incluye las políticas, lineamientos, regulaciones, metodologías, etc., que garantizarán el flujo de datos y su aplicabilidad. Por último se llega a lo que se ha dado a llamar como Inteligencia Empresarial, que incluye los servicios y productos de Inteligenttcia y las herramientas Informáticas.

Por tanto, durante el proceso de toma de decisiones, la estrategia implica la gestión de información adecuada y actualizada, así como tener en cuenta el sistema de valores y competencias que sostienen la cultura organizacional, por lo que se habla de explicitar compartir conocimientos y valores para que la empresa, de manera integrada, aprenda y pueda alcanzar niveles de conocimiento organizacional capaces de producir los valores que satisfagan las expectativas de su objetivo social. Los beneficios que aporta una buena gestión de información empresarial y que garantizan el cambio son:

1. Mayor control de la información

2. Rápida localización de la documentación requerida.

3. Homogenización de la documentación corporativa.

4. Acceso a los productos y servicios de información de valor agregado que puedan apoyar la toma de decisiones.

5. Acceso a la información generada por cada una de las unidades organizativas de la empresa.

6. Control de versiones de los archivos generados dentro de la organización

7. Ahorro de los recursos utilizados para el almacenaje de archivos electrónicos.

8. . Soluciona los problemas de localización de las fuentes internas y externas.

9. Conocimiento por parte de todos los usuarios de todos los recursos disponibles.

10. Permite la consulta simultánea e inmediata por miembros de la organización

11. Mejora la eficiencia en los procesos de la organización

12. Aumento de la eficiencia y del nivel de excelencia operativa.

El impacto de los cambios económicos, políticos, culturales, tecnológicos y otros ha originado una revolución en materia de gestión de información en las organizaciones, se transformaron entonces las normas, los conceptos, los procedimientos, el comportamiento, así como los productos y los servicios, una nueva actitud permea el quehacer cotidiano de la proyección y el desarrollo de las actividades de información; indiscutiblemente el nuevo modelo de gestión tiene como base indispensable la gestión del conocimiento.

Se ha planteado la necesidad inmediata de implantar modelos para la gestión de la calidad total en las instituciones de información, deja entrever la estrecha relación que existe entre gestión de la información, del conocimiento y de la calidad en el quehacer de una organización.

Los elementos involucrados con la gestión de información se pueden resumir en tres:

1. Los que competen a la información como fuente/recurso (procesos productivos al interior de las organizaciones)

2. Los relacionados con el usuario de productos y servicios de información

3. Los que conforman el canal de comunicación entre el usuario y la fuente.

"La Gestión de Recursos de Información, es la gerencia (planeamiento, organización, operaciones y control) de los recursos (humanos y físicos) que tienen que ver con el apoyo a sistemas (desarrollo, mejoría, mantenimiento) y servicios (procesamiento, transformación, distribución, almacenamiento

...