Tenderos Expertos

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Organizando las tareas de una tienda.

Escrito por Daphne el Viernes 1/06/2012 en Tenderos Expertos | 2 comentarios

La organización administrativa de una tienda debe estar plasmada en documentos que cualquier persona pueda entender, teniendo como objetivo el que la tienda pueda ser administrada con éxito aún en nuestra ausencia.

La estructura organizacional describe los puestos y funciones que hay dentro del negocio, esto nos ayudará a poder capacitar a nuevos empleados y a evitar duplicidad de funciones y errores.

Para establecer nuestra estructura organizacional es necesario identificar las actividades principales y secundarias que realiza nuestro negocio, por ejemplo, en Abarrotes Maty se realizan dos activiades primordiales de las que depende el negocio:

1) Ventas. Atender a los clientes.

2) Compras. Abastecer de todos los productos que se venden.

Además se realizan actividades secundarias como mantener limpio el local, acomodar los productos, llevar la contabilidad y las finanzas, etc.

Con base en las actividades primarias se delimitan las funciones y los puestos. Al tener la división de funciones podemos saber que puestos podemos encontrar en cada división de funciones.

Por ejemplo, en Abarrotes Maty existe el encargado de compras y el encargado de ventas, apoyados por el auxiliar general.

El organigrama, es la herramienta que muestra gráficamente la distribución de los puestos dentro de las áreas funcionales, el organigrama de Abarrotes Maty es el siguiente:

Estamos conscientes que en negocios pequeños como los nuestros la mayoría de los puestos los desempeñamos nosotros mismos, a pesar de ello es importante realizar una separación de dichos puestos para delimitar las funciones y que cuando crezca nuestra empresa o alguien más ingrese a ella pueda desempeñar sus funciones sin problemas.

Una vez teniendo las áreas funcionales y los puestos delimitados podemos dar paso a la descripción de puestos, esta parte es muy importante, pues al momento de contratar al personal las funciones de cada puesto quedarán claras y no habrá duda de la responsabilidad de cada empleado.

En la descripción del puesto se enlistan a detalle las actividades que deberá realizar el ocupante de dicho puesto, es importante tomar en cuenta que dichas actividades no cambiaran a pesar de la persona que ocupe el puesto.

A continuación se muestra un ejemplo de descripción de puestos de Abarrotes Maty correspondiente al Ayudante General:

Descripción de puesto Auxiliar General para Abarrotes Maty

Las herramientas que en este artículo se muestran te ayudarán a llevar una mejor administración de tu tienda y a aclarar las funciones de cada uno de los integrantes, en caso de tener un negocio familiar evitara muchos malos entendidos con los parientes, además facilitará la entrada de nuevos empleados.

¿Cómo divides tus actividades? ¿Te sirve delimitar las actividades y asignar responsables de cada una de ellas? ¿Ya has hecho alguna descripción de puestos?

AUXILIAR GENERAL

Área Servicio al cliente.

Nº de Plazas 3

Ubicación física Tienda “Abarrotes MATY”, tienda.

Jefe Inmediato Jefe de Administración.

Subordinados Ninguno.

Comunicación funcional con otros auxiliares.

Objetivo del Puesto Brindar un excelente servicio al cliente.

Función General Atender al cliente y mantener el abasto de la tienda.

Funciones específicas . Despachar excelentemente al cliente con rapidez y calidad.

. Mantener surtida el área de tienda y farmacia.

. Enlistar los faltantes cuando existan y poco antes de que el producto se termine.

. Anotar los medicamentos que sean vendidos en el día.

. Limpiar el interior (vitrinas, anaqueles, piso, etc.) de la tienda, farmacia, así como el exterior (calle).

. Separar los desechos inorgánicos (plástico, cartón, PET, aluminio, etc.) y colocarlos en el lugar correspondiente. El resto tirarlo y llevarlo al camión de basura.

. Hacer corte de lo vendido al finalizar el turno.

. Contar la cantidad de dinero que se junta al finalizar el turno.

. Recibir el pedido de proveedores y de venta directa, revisar que hayan levantado bien el pedido, revisar la cuenta, que entren y salgan con la cantidad de productos debida, finalmente pagar la cuenta.

. Realizar los pedidos de preventa.

. Llenar los refrigeradores cada vez que sea necesario.

. Reportar al final del día todos los acontecimientos extraordinarios ocurridos durante el día, escribirlos en el pizarrón de comunicación.

. Comunicar las ofertas, movimientos de precio, nuevos productos, etc.

. Acomodar la mercancía que llega de los proveedores y de la central de abastos.

. Promover los nuevos productos.

. Atender comentarios, sugerencias, preguntas, etc. de los clientes.

. Recibir correspondencia y comunicarlo al responsable, escribirlo en el pizarrón.

. Revisar la caducidad de los productos.

. Apoyo en las tareas inherentes al puesto.

Responsabilidades . Que el ambiente laboral sea agradable para la sana convivencia entre los colaboradores y proveedores.

. Asegurar una cálida atención al cliente.

. Solucionar todas las posibles eventualidades que se presenten en el día.

Características del Ocupante  Experiencia. No necesaria.

 Habilidades.

- Responsable

- Ordenado

- Sociable

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