Una manera estructurada de lograr resultados.

LA ADMINISTRACIÓN POR PROYECTO

Una manera estructurada de lograr resultados.

Alguna vez, en las actividades que llevamos a cabo en nuestro trabajo, hemos dirigido o hemos contribuido en un proyecto. En la actualidad los proyectos vienen a ser la forma de vida de muchas empresas y podemos atrevernos a decir que es la manera más frecuente de dirigir los negocios para alcanzar objetivos específicos.

Los proyectos existen desde los inicios de nuestra civilización. Las expediciones que los cazadores organizaban en las épocas prehistóricas, la construcción de las pirámides en Yucatán o en Tehotihuacán, el descubrimiento de América, el movimiento de independencia, la revolución al inicio del siglo, entre otros proyectos históricos.

Los ejemplos anteriores nos muestran que hay proyectos con diferentes grados de éxito y en algunos casos diferentes grados de falla. En nuestros días encontramos muchos proyectos que no se terminaron a tiempo o que sobrepasaron su presupuesto o que no lograron las metas para lo cual fueron creados. Las consecuencias de las fallas en un proyecto se reflejan, desde utilizar más tiempo que el programado, hasta pérdidas multimillonarias y la frustración de los integrantes del proyecto y sus directivos.

Los proyectos con éxito han seguido un proceso de administración y han sido dirigidos y operados por personas con habilidades superiores en solución de problemas y toma de decisiones, así como con técnicas efectivas en administración de recursos.

Todos los días los medios de comunicación nos dan ejemplos de proyectos importantes que han fallado en el tiempo. Uno de los proyectos que falló y que mayor impacto generó cuando ocurrió fue el desastre sufrido por el “Challenger”, donde una falta de comunicación y pobres planes de contingencia ocasionó una trágica pérdida de vidas, dinero y reputación. Muchos más ejemplos en nuestro entorno económico podemos encontrar en las noticias diarias donde fallas en proyectos de gobierno iniciados tiempo atrás nos están llevando a sufrir y vivir sus consecuencias. Sin embargo, podemos también encontrar muchos ejemplos de proyectos exitosos que se han dado en los últimos años.

Cualquiera que se ponga a revisar la lista de proyectos con éxito y aquellos que no lo han tenido, se podrá preguntar ¿qué distingue a los proyectos exitosos de los no exitosos? y la respuesta es simple. Los proyectos con éxito han seguido un proceso de administración y han sido dirigidos y operados por personas con habilidades superiores en solución de problemas y toma de decisiones, así como con técnicas efectivas en administración de recursos.

Las habilidades para administrar por proyecto se diferencian de las habilidades de administración en general , ya que al administrar por proyecto el proceso inicia con una definición de los objetivos del mismo; se identifican actividades terminales; se identifican los recursos requeridos; se asignan responsabilidades; se programan actividades; se protege el plan de proyecto; se monitorean y evalúan resultados y se asegura el éxito del proyecto comparando resultados contra objetivos originalmente planteados.

El proceso de administración por proyecto contempla tres fases:

* Fase de Definición.

* Fase de Planeación.

* Fase de Implementación.

Fase de Definición

Muchos proyectos fallan debido a que se invierte muy poco tiempo en la formalización del propósito y los objetivos del proyecto. Muchos directores o gerentes de proyecto inician sus proyectos por la fase de planeación en lugar de iniciar por la fase de definición.

Cuando un equipo de proyecto inicia un plan con un enunciado formal del propósito y los objetivos, las oportunidades de éxito del proyecto aumentan considerablemente.

Muchos proyectos fallan debido a que se invierte muy poco tiempo en la formalización del propósito y los objetivos del proyecto.

Los directores de proyecto y sus equipos debieran definir sus objetivos con resultados finales y restricciones. Por ejemplo, un resultado final podría ser: lanzar el nuevo producto con 25% más volumen que el competidor más cercano. Una restricción podría ser: el precio de venta al público no debe ser mayor de $ 15.00.

La razón principal por la cual muchos directores o gerentes de proyecto instintivamente inician con la fase de planeación es que sienten que todos los que van a participar en un proyecto conocen e interpretan de la misma manera el propósito y los objetivos y creen que están perfectamente identificadas todas las actividades terminales requeridas para su ejecución y sobre todo piensan que todo mundo tiene plenamente identificados los recursos requeridos por el proyecto, y que desilusión cuando descubren que lo que para ellos era “obvio” no lo fue para ninguno de los integrantes del equipo de proyecto.

La fase de definición debe dejar respuestas muy claras en la mente de todos los integrantes del proyecto a las dos preguntas siguientes: ¿qué se quiere lograr con el proyecto? y ¿por qué se quiere hacer el proyecto?

Fase de Planeación

La fase de planeación después de haber definido el proyecto debe permitir asignar responsables de cada actividad terminal identificada en la fase de definición, debe permitirnos en conjunto con los responsables programar actividades en el tiempo y formar con ello el plan del proyecto. Este plan del proyecto debe protegerse anticipando los diversos problemas potenciales que el proyecto podría enfrentar en el futuro y estableciendo las acciones preventivas correspondientes, así como planeando las acciones contingentes más adecuadas.

La fase de planeación debe responder muy claramente a las siguientes preguntas: ¿quién(es) será(n) los responsables de llevar a cabo las actividades? ; ¿cuándo se llevarán a cabo las actividade ? y ¿qué se hará si algo sale mal en las actividades?

Fase de Implementación

La fase de implementación es en la cual el trabajo real de campo se lleva a cabo. Las fases de definición y de planeación son fases que demandan trabajo de gabinete, son fases que nos permiten evaluar la viabilidad del proyecto antes de empezar a llevar a cabo actividades de campo del proyecto. Las fases de definición y de planeación son fases donde las aprobaciones y los compromisos ocurren. La fase de implementación es donde la actividad de ejecutar el proyecto se desarrolla.

En la fase de implementación el equipo de proyecto debe estar listo y ejecutar las actividades con el banderazo de salida, toda fase de implementación tiene un arranque. En la fase de implementación se deben monitorear y evaluar los resultados alcanzados por las actividades realizadas y en esta fase se debe contemplar las posibles modificaciones que demande el proyecto y repercutir estas modificaciones a las fases que queden afectadas.

Las preguntas que deben responderse son: ¿cómo realizaremos el proyecto?; ¿cuáles experiencias de este proyecto pueden ser usadas para otros proyectos? ; ¿qué debemos monitorear en este proyecto? , en caso de existir cambios en el proyecto ¿sabemos dónde realizarlos?

En la fase de implementación el avance se registra para asegurar que el proyecto está dentro de programa. Cuando se presentan problemas inevitables en el proyecto, los planes de contingencia nos permiten realizar los cambios y modificaciones más adecuados al proyecto.

Una vez que se ha realizado la última actividad del proyecto, la mayoría de los directores o gerentes de proyecto piensan que su responsabilidad ha terminado, sin embargo, falta uno de los más importantes pasos en la administración por proyecto, este paso es la evaluación y cierre del proyecto. En este paso es donde el director o gerente y su equipo analizan su desempeño y recapacitan sobre lo que han aprendido a lo largo del desarrollo del proyecto. Esta evaluación es un paso importante ya que permite prevenir errores que pudieran volverse a presentar en futuros proyectos. Se tiene también la oportunidad de reconocer los logros y contribuciones que tuvo el equipo de proyecto y se puede proporcionar retroalimentación efectiva y asesoramiento sobre el desempeño alcanzado.

En la fase de implementación se deben monitorear y evaluar los resultados alcanzados por las actividades realizadas y en esta fase se debe contemplar las posibles modificaciones que demande el proyecto.

En el proceso de administración por proyecto, el director o gerente tiene la oportunidad a lo largo de las tres fases de retroalimentar a su equipo a través de las reuniones que desarrolla con ellos para definir, planear e implementar el proyecto. Estas reuniones el proceso las llama discusiones sobre la administración del proyecto, y es en ellas donde las habilidades de análisis, saber preguntar, saber escuchar, solucionar conflictos y lograr consenso, entre otras habilidades refuerzan el liderazgo del director o gerente del proyecto con su equipo de trabajo y permite desarrollar desempeño excepcional. Estas habilidades son la clave para mantener el proyecto sobre rieles y promover la colaboración de todos los involucrados en él , asegurando con ello el éxito y el logro efectivo de todos los objetivos originalmente planteados.

Aunque el concepto de administración por proyecto no es nuevo, muchas veces se olvida mantenerse dentro de un proceso con lenguaje común que sea comprendido claramente por todas las partes involucradas. Cada parte involucrada debe entender su rol y su relación con las otras partes del proyecto.

I N T R O D U C C I Ó N

Este trabajo presenta varios puntos referentes a la administración de proyectos y a la persona encargada de conducirlos hacia un fin exitoso.

Se exponen el significado de la administración de proyectos dentro de las organizaciones actuales, su importancia, funciones y se explica por qué se le considera una solución al problema surgido del incremento de operaciones, dentro de las actividades que llevan a cumplir un objetivo.

También se hace mención al papel que cumple un administrador de proyectos dentro de una organización y las tareas que lleva a término para la realización de las metas propuestas.

¿ QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ?

Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.

Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando que los métodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización.

Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización eficiente. Las principales funciones de la administración se engloban en planeación, organización, dirección y control.

Durante la planeación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se hará el proyecto. Las tareas más importantes de la planeación son determinar el status actual de la organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarán, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeación.

La organización realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades.

Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.

El siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas.

Aquí se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.

Por último se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.

¿ QUÉ ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS ?

El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto.

El administrador de proyectos es una extensión del administrador general de una organización.

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales.

Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.

Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo.

Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:

* ¿ Qué se va a hacer ?

* ¿ Cuándo se va a hacer ?

* ¿ Por qué se va a hacer ?

* ¿ Cuánto dinero está disponible para hacerlo ?

* ¿ Qué tan bien se está haciendo el proyecto ?

IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

La posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales.

Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.

C O N C L U S I O N E S

Después de haber realizado este trabajo, se puede observar que las organizaciones actuales, debido a su complejidad de operaciones, recursos y manejo, requieren un tipo de administración un poco más enfocada a metas específicas.

La administración de proyectos es una respuesta a esta necesidad, teniendo como ayuda a una persona encargada de coordinar todo el proceso. Esta persona es el administrador de proyectos, quien es una extensión del administrador general.

Mientras que el administrador de proyectos se encarga de propósitos específicos, el administrador general puede delegar responsabilidades y desempeñar mejor su trabajo dentro de toda la organización.

DEFINICION DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La administración de proyectos viene a ser la manera de como los administradores emplean sus conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para la realización de un proyecto, en donde van a toman en cuenta el tiempo, capital, materiales, recursos humanos y tecnología, y así poder llegar al objetivo del proyecto.

Se emplea la administración de proyectos en las organizaciones, donde pueda llegar a una solución de algún tipo de problema que se pueda estar presentando en la organización, para ello se va ver su importancia, sus funciones y así poder llegar al objetivo del proyecto.

Para poder llegar al objetivo del proyecto, tenemos que emplear una planeación, organización, dirección, control, y así poder satisfacer los requerimientos del proyecto.

JUAN CARLOS COLLADO FELIX

Administracion de proyectos - DYPAC

Escrito por jcarloscolladofelix 10-03-2008 en General. Comentarios (4)

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

INTRODUCCION

DEFINICION

Viene a ser la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requerimientos del proyecto.

OBJETIVOS

 Conocer los conceptos de la metodología de Administración de Proyectos.

 Establecer los lineamientos en el uso de la práctica de Administración de Proyectos.

 Identificar las actividades críticas de la Administración de Proyectos.

 Establecer el primer nivel de competencias en Administración de Proyectos.

SITUACION ACTUAL DEL ENTORNO

• Por cada 6 nuevos sistemas de software de gran escala que son puestos en operación, otros2 son cancelados.

• 75% de los sistemas grandes tienen fallas de operación, o no funcionan como se esperaba o no se usan.

• El 50% de los proyectos de desarrollo de software sobrepasan su calendario en más de la mitad del tiempo.

• 52.7% de los proyectos sobrepasan su costo inicial estimado en 189%.

• 31.1% de los proyectos son cancelados antes de que sean terminados.

FUNDAMENTOS DE LA METODOLOGIA

Funciones del PMI

• Gestión de Integración

• Gestión de Alcance

• Gestión de Tiempo

• Gestión de Costo

• Gestión de Calidad

• Gestión de Recursos Humanos

• Gestión de Comunicaciones

• Gestión de Riesgo

• Gestión de Adquisiciones

Mediante la aplicación de las funciones del PMI, nos podremos dar cuenta lo beneficioso que puede resultar hacer distintos tipos de proyectos para las empresas, y que mediante su experiencia va ser útil en el uso de la metodología de la administración de proyectos.

ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

• Inicio.

• Planeación.

• Ejecución.

• Control.

• Cierre.

Mediante estos procesos podemos visualizar el nivel de cada actividad del inicio de una fase hasta el final de la fase en un tiempo determinado.

Los objetivos del presente proyecto son:

• El desarrollo de técnicas y algoritmos que permitan el incremento de la resolución espacial de una imagen a partir de una secuencia comprimida de vídeo de baja resolución usando técnicas bayesianas.

• El desarrollo de técnicas y algoritmos que permitan el incremento de la resolución espacial de una secuencia de vídeo a partir de una secuencia comprimida de vídeo de baja resolución usando técnicas bayesianas.

• Realización de un estudio comparativo controlado de los algoritmos propuestos en los campos de las telecomunicaciones, principalmente televisión, y el campo de la vigilancia por vídeo.

• Desarrollo de una aplicación informática que integre los diferentes métodos y algoritmos propuestos y que debe ser la base para que, en proyectos posteriores, se implementen a nivel de placa DSP y en tiempo real los algoritmos propuestos. La herramienta que se obtenga será integrable, con las modificaciones oportunas en cada caso, en diversos entornos.

En resumen, el proyecto espera producir resultados a diferentes niveles:

• Desde el punto de vista teórico desarrollará nuevos modelos para incrementar la resolución de una imagen a partir de una secuencia de vídeo comprimida.

• Desde el punto de vista metodológico proporcionará indicaciones sobre la mejor combinación entre modelo de degradación, modelo de imagen, estimación del movimiento, estimación de parámetros y algoritmo de optimización para los problemas reales abordados.

• Desde el punto de vista de las aplicaciones los resultados incluirán modelos concretos para los problemas mencionados en el resumen.

. Definición de la organización del proyecto

La identificación y análisis de los factores relevantes para la organización del proyecto, corresponderá a cinco agrupaciones o categorías interrelacionadas entre sí, ellas son:

Participación de los directivos y su equipo en la organización del proyecto en general

Relación con la organización permanente de la empresa

Características propias del proyecto en cuestión

Análisis de fortalezas, debilidades y participación de terceros

Costes incrementales o marginales

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