La comunicación informal

La comunicación informal es aquella que se produce en torno a las relaciones sociales de los miembros de la pyme. Generalmente, aparece cuando un trabajador siente la necesidad de comunicarse con otro, sin que haya un canal formal para hacerlo. Engloba todas aquellas acciones comunicativas que se desarrollan sin regulación de la comunicación formal.

Algunos expertos aseguran que la comunicación informal nace en el mismo momento que la formal es incapaz de cubrir las necesidades emocionales e informativas de los trabajadores. Gracias a ella, se pueden mantener relaciones sociales ajenas a las estipuladas por las normas de la entidad.

Básicamente, podemos definir la comunicación informal como aquella que se produce de manera espontánea, por lo que no obedece a patrones de comportamiento marcados por la organización. En ella, están presentes elementos tan importantes como el conocimiento mutuo, la empatía, las relaciones de confianza, la cooperación espontánea...

Canales

Existen diferentes medios de comunicación para los mensajes informales, uno de los más típicos es la relación interpersonal directa, es decir, el cara a cara. Sin embargo, muchas empresas son conscientes de la importancia que puede tener este tipo de comunicación, por eso facilitan canales con los que poder llegar a todos, como son las revistas o los boletines.

Otro canal bastante extendido es el rumor. Se trata de un fenómeno que surge con mucha facilidad y de forma incontrolada. Suele aparecer para complementar la ausencia de información de la comunicación formal.

Una característica típica del rumor es que escapa del control de la gerencia, aunque la más importante es que la mayoría de los trabajadores lo perciben como más creíble que las propias comunicaciones formales emitidas por la empresa.

El rumor puede ser peligroso, especialmente, si distorsiona la realidad y provoca rechazo en la plantilla. En ciertas ocasiones, es conveniente desmentirlo o confirmarlo.

Ventajas y desventajas

La comunicación informal tiene una serie de virtudes e inconvenientes. La principal desventaja es que puede producirse una mala interpretación del emisor, que informa escondiendo sus intereses personales o facilita unos datos desde su punto de vista. En otras ocasiones, las interpretaciones erróneas pueden surgir por el desconocimiento de la fuente, las sucesivas transmisiones o la aparición de rumores contra miembros de la empresa, así como contra la propia pyme.

En cuanto a las ventajas, los trabajadores emplean la comunicación informal para realizar todo tipo de actividades extra laborales, de ocio, deportivas o culturales. Estas acciones suelen tener una respuesta bastante integradora entre la plantilla.

Por otra parte, la comunicación informal potencia los sentimientos de solidaridad y colaboración, lo que supone una mayor efectividad en el trabajo, así como la creación de un clima organizacional más agradable y cálido.

También es útil para que la gerencia cuente con colaboradores que ejerzan influencia sobre el resto de compañeros, al ser respetados y admirados.

Aunque puede asustar que circule cierta información de la empresa que no procede exclusivamente de fuentes oficiales, es importante que exista la comunicación informal, ya que potencia, entre la plantilla, el desarrollo de un sentido individual y colectivo.

COMUNICACIÓN INFORMAL

La comunicación informal es la que se establece entre los miembros de una organización por relaciones afectivas, identidad, simpatía que se produce entre ellos, independientemente del cargo o la posición que ocupen, facilita la colaboración y el intercambio de experiencias y conocimientos.

Este canal permite asegurar una mayor coordinación entre las distintas unidades de la organización situadas en el mismo nivel jerárquico o entre personas situadas en distintos niveles jerárquicos pero con la misma autoridad.

CONFIDENCIA: Se entiende en el ámbito de la seguridad informática, como la protección de datos y de información intercambiada entre un emisor y uno o más destinatarios frente a terceros. Esto debe hacerse independientemente de la seguridad del sistema de comunicación utilizado: de hecho, un asunto de gran interés es el problema de garantizar la confidencialidad de la comunicación utilizado cuando el sistema es inherentemente insegura.

CONVERSACION:

Una conversación es un diálogo entre dos o más personas. Se establece una comunicación a través del lenguaje hablado (por teléfono, por ejemplo) escrito (en una sala de chat).

Es una interacción en la cual los interlocutores contribuyen a la construcción de un texto, a diferencia del monólogo, donde el control de la construcción lo tiene sólo uno. Por eso se señala su carácter dialogar. Pero, no lo hacen al mismo tiempo sino que cada cual tiene su turno de habla.

La conversación puede girar en torno a uno o muchos temas y está condicionada por el contexto. En una situación informal éstos pueden variar con facilidad y sin previa organización. Los dialogantes pueden expresar su punto de vista y discutir. En cambio en otros, las posibilidades mencionadas pueden estar limitadas para uno o ambos actores.

DIALOGO: Es una modalidad del discurso oral y escrito en la que se comunican entre dos o más personas, en un intercambio de ideas por cualquier medio. Un diálogo puede consistir desde una amable conversación hasta una acalorada discusión sostenida entre los interlocutores, y es empleado en géneros literarios como la novela, el cuento, la fábula, el teatro o la poesía. En una obra literaria, un buen diálogo permite definir el carácter de los personajes: la palabra revela intenciones y estados de ánimo, en definitiva, lo que no se puede ver, y en ello radica su importancia.

es una técnica que consiste en interrogar a una persona para hacerla llegar al conocimiento no conceptualizado. La mayéutica se basa en la dialéctica, la cual supone la idea de que la verdad está oculta en el alma de cada ser humano.

La técnica consiste en preguntar al interlocutor acerca de algo (un problema, por ejemplo) y luego se procede a debatir la respuesta dada por medio del establecimiento de conceptos generales. El debate lleva al interlocutor a un concepto nuevo desarrollado a partir del anterior.

COLOQUIO: El coloquio es una conversación entre más de dos personas que conversan sobre un tema determinado. El coloquio también debe ser dinámico que se dialogue pero sin hablar encima de otro (que está dialogando) y este diálogo debe tener un tiempo estipulado. Al finalizar el coloquio deben emitir una opinión personal o grupal sobre el tema.

EL RUMOR: Son especulaciones no confirmadas que se intentan dar por ciertas con un objetivo determinado, y que condicionan el comportamiento de los demás hacia él por encima de la información objetiva. Al no ser información contrastada rara vez se difunde de forma abierta aunque esto no impide que se extienda de forma rápida. La forma tradicional y más usada de extender un rumor ha sido siempre el "boca a boca" pero con la aparición de internet, la sociedad ha aprovechado el anonimato que da este medio para extender todo tipo de rumores.

Los rumores transmiten con enorme eficiencia la información social ya que tienen un enorme potencial manipulador, porque existen aún personas que tienden a ajustar la propia visión del mundo a la percepción que éste tiene de los otros.

Normalmente, los creadores de rumores son personas con escasa capacidad cognitiva e intelectual. No tienen otra forma de defensa o actuar. Y ante un ataque o para desestabilizar actuaciones de personas, grupos con mayor capacidad intelectual que ellos, se tendía a crear en falso rumor sobre dicha persona o personas para opacar ya sea la honorabilidad, capacidad intelectual o exito.

Los rumores generalmente eran lanzados o creados en circulos de personas, grupos carentes de capacidad cognitiva, de contraste e intelectual.

El término latino colloqui (“conversar”, “conferenciar”) derivó en colloquium, que ha llegado a nuestro idioma como coloquio. El concepto hace referencia a la conversación entre dos o más personas. Por ejemplo: “Un coloquio entre los dirigentes del club finalizó con el despido del entrenador”, “Tras un breve coloquio, Juan y María decidieron retirarse del salón”, El gerente y su contador iniciaron un coloquio al enterarse de la noticia”.

Otro uso de la noción de coloquio está vinculado a la reunión que permite debatir un asunto, con la participación de un número limitado de personas. En este sentido, coloquio puede asociarse a mesa redonda, conferencia, panel o debate. Quienes participan del coloquio intercambian opiniones y experiencias, a la vista de un auditorio: “Me han convocado para participar de un coloquio con otros empresarios”, “Ayer asistí a un coloquio de especialistas en cambio climático y aprendí muchas cosas sobre la naturaleza”, “Los científicos que formaron parte del coloquio se mostraron disconformes con el escaso apoyo estatal”.

Uno de los coloquios más tradicionales de América Latina es el Coloquio de IDEA (Instituto para el Desarrollo Empresarial de la Argentina), que lleva más de 45º ediciones y en el que han participado reconocidos empresa y dirigentes políticos.

Es importante tener en cuenta que el coloquio en un ámbito empresarial o académico acarrea una serie de preparativos que lo diferencian claramente de una conversación espontánea. Para la organización de cualquier debate o coloquio se debe respetar una estructura básica, que consta de tres partes bien definidas, esenciales para no pasar por alto los puntos principales y para que se mantenga el orden pertinente durante su desarrollo:

* preparación: el primer paso a la hora de planificar un coloquio es escoger un tema a tratar y realizar una profunda investigación al respecto, con el objetivo de conseguir tanta información como sea posible. Seguidamente, una persona debe ser nombrada moderadora para asegurar que la comunicación se lleve a cabo de forma ordenada y respetuosa y que las conversaciones no se desvíen de la materia principal. Por último, se procede a hacer llegar las invitaciones a los participantes por los medios correspondientes;

* desarrollo: se da comienzo al coloquio con una introducción del tema a cargo del moderador, quien debe establecer claramente los límites del mismo para evitar que se pierda el foco de la conversación. Una vez superada la presentación, cada participante procede a exponer su opinión;

* conclusión: por último, el moderador debe resumir brevemente los principales puntos de la exposición y, en el caso de haber sido exitosa, señalar la conclusión a la cual han llegado los participantes.

Cabe mencionar que el papel de la persona encargada de moderar un coloquio es esencial, dado que tiene a su cargo diversas tareas que hilan el evento de principio a fin: presentan el tema; piden explicaciones acerca de diversos puntos; invitan a los participantes a exponer sus puntos de vista en varias ocasiones; controlan a cada momento que exista un acuerdo general respecto de las pautas de comunicación y la validez de la información; mantienen el orden, impidiendo las interrupciones y las discusiones.

Los participantes de un coloquio no son meros invitados a una reunión, sino que realizan aportes imprescindibles, dado que: contribuyen con nuevos datos y explicaciones a la información expuesta en un principio; ofrecen su punto de vista, lo cual da lugar a nuevas conclusiones; pueden oponerse con total libertad a las ideas de los demás, exponiendo educadamente las razones de su desacuerdo y alimentando el intercambio de opiniones.

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